浅谈时间管理资料.pptVIP

讲演人：judy晨匀 什么是时间管理? 为什么要进行时间管理? 你是否有时间管理不良的征兆? 你是否有时间管理不良的征兆? 时间浪费的主要因素----自我的 时间浪费的主要因素----环境的 时间浪费分析 哪些是外在（别人、环境）造成的？ 哪些是内在（你）造成的？ 哪些外在因素是你可控制的？ 哪些内在因素是你可消灭的？ 时间管理三部曲 分析自己使用时间的方式和状况 一日之计在于晨 一周之计在于二、三、四 周一调整，周四期待，周六狂欢，周日睡大觉。 一年之计在于春 订立计划--为什么要订立计划 人生的瓶子 人生的瓶子 我们把这只瓶子的最大容量，象征着在一段时间内，一个人的最大工作量。然后把石块，碎石，细沙，水分别放在四个象限里面,请排出优先顺序 高效时间管理的秘密： 有关时间管理的技巧，大约可以分为高、中、低三个层次。低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录，在忙碌中自行调配时间和精力。中层次的管理技巧强调行事历与日程表，反映时间管理已注意到规划的重要性。高层次的管理技巧讲究对事务的分类处理，按轻重缓急进行优先解决。 立即行动起来—改变你的习惯 养成快速节奏感的习惯 养成做备忘录的习惯 养成随时存盘的习惯 立即行动起来—写下的东西都是具有能量的 脑子里想想还没有用，一定要写出来 计划要用纸笔写下来才可能执行下去 想到好的方法，一定要用笔记下来 不做重复的事情，不犯重复的错误,把自己犯的错误记录下来，从错误中吸取教训 随身手带笔和纸，有想法就赶紧写下来 立即行动起来—预测未来会发生什么，然后提前准备 多数情况下，实际做事用的时间，总是比想象的要多。 养成超前判断，超前行动的习惯 很多时候我们明明知道未来会发生什么，可是我们过于相信车到山前必有路，是的，但可能是一条你不想走也不好走的路 立即行动起来—随时建立索引 你的活动索引（工作计划、备忘录等） 你的资料索引（电子目录，文件夹，邮件分类等） 你的联系索引（供应商联系方式，技术员联系方式等等） 把一切活动和信息都结构化，系列化，标准化 立即行动起来—把事情至少做到80%才结束 至少要把事情做到一个无法倒退的点，下次再做才不至于从头再来 有时候把事情做到80%可以放一放，一鼓作气全部做完可能会降低你响应其它突发事件的能力，进而耽误整个工作 立即行动起来—避免拖延 为什么我们会拖延？ 不知道为什么要做 不知道从何入手 不喜欢去处理 个人情绪及健康问题 缺乏奖励 找借口性 没有迫切性 过分忧虑 改善拖延的方法 自我暗示：这个事情处理完后我就轻松了。 设立目标，设立完成期限 找个朋友监督自己 不要惧怕权威 自我奖励 立即行动起来—主动拖延 当我们疲倦，沮丧或者愤怒的时候，如果工作需要敏锐的反应和清晰的思考，中断工作比勉强自己继续进行的效果要好的多。 如果我们没有足够的能力或者信息来完成某项工作，最好把它暂时搁置起来，以等待条件成熟。 当我们有更重要的事情处理，应该暂缓手头的工作，按轻重缓急的次序来安排 如果你准备采取某个行动以应付危机，却感觉很糟，那么最好自己也暂停下来，给自己更多的时间进一步收集信息，从多方面加以考虑，说不定会柳暗花明，发现一条新路。 立即行动起来—改善工作环境 目前我们办公室的工作环境包括三大区域：桌面,抽屉,周围环境 桌面：办公文具放在容易拿的地方，各就各位。保持桌面整洁，清理不必要的东西，暂时不用处理的文件放进抽屉 抽屉：分门别类，将你要用的文件或物品放在容易找到的地方 利用文件夹来将不同的文件归档 除了资料不足外，否者每种文件原则上只处理一次，或回复,归档,传递,或扔掉 不要为了使桌面干净而将文件往抽屉里面随便一扔 周围环境：充分发挥纸篓的功能，保持周围环境清爽舒适 立即行动起来—勇敢说不 拒绝太慢反而会造成抱怨太多。 害怕冒犯某人——想好借口。 要给对方的清晰的解释。 给对方另外的选择和建议。 立即行动起来—如何应付不速之客 经常会接到陌生供应商的电话,比如在麻涌送货,想顺便拜访你一下。 如有可能,引荐给另一位合适的人 如果你必须会见某人，放下你的工作之前要记下你中断的地方。干扰结束后迅速回到原处 立即行动起来—其他 善于处理电话： 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传真给对方先看, 减少详细解释的时间 善于处理突发状况 善于处理情绪低潮法则 善用零散的时间 避免完美主义 建立一套方法和技巧减少打扰 对不可控制的时间先行控制，并订定处理原则 经常清理你的邮件和通讯录 学会错峰利用你的时间 例如：早上8：00到9：00这段时间，很多供应商还没有上班，一般是电话最少的时候，这个时候可用来整理付款单据，思考一下今天如何与某个供