目标时间计划管理资料.pptVIP

* * 您在实际制定计划中常遇到的问题有什么？ * 问员工为什么要定计划 * * * 象作废的支票，浪费很多 你能有效管理时间的测试 * * * * * * * * 80 / 20 原 则： 80%的价值来自20%的要素; 其余20%的价值来自80%的要素。 * 帕累托法则(20/80定律) 20 80 80 20 因 果 * 80 / 20 举 例 说 明 80%的结果来自投入的20%的时间 80%的价值集中在20%的项目上 80%的销售额是源自20%的顾客 80%的工作失误来自20%的管理不当 80%的看报时间都花在20%的版面 80%的病假来自20%的员工 * 时间管理高手二大特点 20分钟内作出决策 20%的时间内完成80%的日常工作 * 优 先 管 理 的 核 心 1、把每天要做的事情列一份清单 2、确定优先次序，从最重要的开始做 3、每天这么做 * 每 日 工 作 任 务 单 A型为既紧急又重要或重要的事项/任务 B型为紧急的事项/任务 C型为既不紧急又不重要的事项 * 每 日 计 划 在你离开办公室之前，计划明天的工作 按计划只做重要的事情 把紧急的事情授权或委托出去 * 决 定 任 务 的 优 先 程 度 这项任务是否既重要又紧急？ 否 是 是否今天就需要完成？ 否 是 立即行动 A型任务 这项任务是否重要或紧急？ 否 是 这项任务是否有最后期限？ 否 是 留出时间来完成 制定可行的期限 B型任务 这项任务是否是日常性的？ 否 是 这项任务能否帮助你更有效地工作？ 否 是 分出时间来完成 C型任务 这项任务是否必要？ 否 是 不必做，取消它 留待有空时再做 * 做 事 前 自 问 这是不是和我的目标/职责有关？ 这是不是一定需要我做的？ 这是不是现在就要做的？ 这件事要达成什么结果？ 如何做？ * 有效地使用你的高峰时间 上 午 型。 下 午 型。 晚 间 型。 * 什 么 是 习 惯 ？ 逐渐养成的、一时不容易改变的、不自觉 的行为、倾向，是对思维和性格的写照。 人的行为总是一在重复，因此卓越不是单 一的举动，而是习惯。 * 习 惯 的 特 点 习惯不能帮助我们辨别事情的好坏。 习惯左右着我们的行动。 * 惯性定律----突破舒适区 需要努力 毫不费力 毫不费力 需要努力 * 如 何 改 变 旧 的 习 惯 写下想改变的习惯。 写下你的目标。 列出习惯带来的问题。 列出改变习惯的好处。 奖励自己。 坚持21天。 回顾新的习惯行为。 * 时 间 管 理 的步骤 1、分析现有时间的使用情况，找出浪费时间的行为方式，改变习惯。 2、列出您的工作目标。 3、按照重要性排出目标的次序。 4、列出实现您的目标所必须进行的活动。 5、对各种活动按重要性、紧急性排列活动的优先权。 6、根据优先级别安排月、周计划和日程表。 * 立 即 行 动 -- 清 理 办 公 桌 1、只摆放目前手头需要处理的文件 2、将笔、胶水、剪刀、订书器等放在伸手可及的容器里 3、整理抽屉，使里面的物品井然有序 4、电脑键盘不用时收起 5、电话放在左手伸手可及的地方，桌面放有记事本或即事贴 6、每日下班前按4D原则清理办公桌 * 立 即 行 动 -- 文 件 管 理 1、建立三到五个文档系统。 2、案头放进入、待办、发出、存留文件夹。 3、按经常需要、偶尔需要、存档备查的原则整理文件。经常用的资料放在案头，偶尔用的资料放在抽屉，存档备查的放在柜中。 4、紧急文件立即处理，不紧急且需要相关资料才能处理的放入待处理文件夹，重要的文件存档保留或转发，无关或不重要的文件立即扔掉或删除。 * 信 息 处 理 流 程 报纸和杂志 备忘录和报告 外部邮件和传真 电子邮件和局域网 委派/转交 速读 细读 添入文件夹 留出时间细读 复印和传阅 丢弃 归档/委派/传阅 采取措施 * 立 即 行 动 -- 电 话 管 理 集中时间按一定的优先顺序打电话 没有充分准备就不要打重要电话 可使用免提键，可边等边做其它事 要清楚每个电话所需讨论的要点 礼貌但坚决地回绝推销电话 回答问题不要罗嗦，应直奔主题 无时间听电话，应礼貌地解释原因并主动回电话 * 立 即 行 动 -- 协 调 同 事 自己制订计划时是否考虑到了别人的计划？ 同事的工作优先顺序是什么？ 自己是否经常打断别人？ 每次会晤是否准时？ 沟通的预期目标是什么？（AID助手） 建议 信息