没有规矩不能成方圆--企业员工公文写作之道培训课件.pptVIP

文件的审查、批准 一般规模较小的公司，文件制作完成后交回其部门主管或总经理审核后即可颁布使用，但是对于规模较大的公司，这种做法欠妥当，因为部门专业化的一些文件由本部门自行审批可能没有问题，但是非部门专业化涉及诸多部门工作内容的由制作部门核准使用，掩盖了其它部门的要求的意见，在使用中难免会对其它部门造成困挠，甚至引起磨擦，所以对于文件的审查和核准，许多公司规定了不同审查和核准方式，例： ? 文件的审查、批准 X企业有限公司公司文件审查、核准 文件类别 审 查 核 准 规定/手册 各部门主管 董事长 程序 各部门主管 总经理 工作指导书 部门主管 经理 图纸 工程部主管 ? 一般来说结合相关部门主管审查文件最主要的作用是提出适合于其部门的意见，并加以修订补充，以使文件的内容更完善和具操作性。 文件审批 文 件 类 别 拟 制 会 审 机 构 审 核 批 准 备注 手册类/规定类 主管职能中心总监 各中心总监 管理者代表或行政总监 总经理 办法类/程序文件 各部门经理 各中心总监 行政总监 总经理 管理指引 部门主管/ 一般人员 行政总监 部门经理 主管职能总监 标准 一般人员 不要求 主管 、 经理 表单记录 依文件批准层级 公共性管理指引，由制定单位召开相关主管进行说明。 文件审批 其它文件最少需部门经理审批 需要会审的文件经由相关中心总监会审后，由文件制定单位记录于《文件会审记录表》 图纸等技术文件另外规定签核流程 公告（含通知、公告、通告）等需总监级别以上人员批准 内部联络单由各部门经理或总监签批，但要注意其他部门的意见回复。 文件发布 文控中心标准化后，再依权限呈签 由制订单位确定分发范围和数量 原件交由文控中心归档，作成《体系文件总览表》 发放一定要作好发放记录《文件签收记录表》 文件接受时注意每页有受控章 非受控文件也可以直接在原稿背面签名，以示收到 文件补发：文件若因损坏或遗失或有增加使用份数的必要，由使用单位填写《文件申请表》 文件修订 在以下的情况下要修订相关文件： 例外事件越来越多时 任务内容难或执行难时 当产品的质量水平已经改变时 当发现问题及改变步骤时 当部件或材料已经改变时 当机器工具或仪器已经改变时 当工作程序已经改变时 当方法、工具或机器已经改变时 当要适应外部因素改变（如环境的问题）时 当法律和规章（产品赔偿责任法律）已经改变时 标准（ISO等）已经改变 非受控文件（如公告、内部联络单）实施一段时间后，有效果时 文件修订要及时，但忌太过于频繁 版次变更 大幅度变更——变更的内容达30％以上，或小变更已超过9次，改版 小幅度变更——文件只做局部上修订，只需换页（即首页与变更页）。改版次 变更标识：“文件版次”是有2位阿拉伯数字，个位数字表示“版别”（从1开始），小数点后的数字表示“小变更次数”（从0开始） 每次变要在首页记录，并在〈文件变更一览表〉中登录，收回原稿，发放新稿。 谁提出：本单位可直接修改，其他单位需提出《文件申请表》 经原审批流程批准后方可变更 文件保管 文控中心必须妥善保管好文件 文件接受单位是保管单位 找不到文件就是最大的问题 保管的几点要求 1.任何情况下都不得对文件进行标记,涂改或作记号 2.受控文件不得复印,如确有需要,可申请增发 3.文件应置放于明显、易于取得、使用者明确的位置。 4.各部门也要一份文件清单 5.各部门的经常使用的表单应有一份电脑档与书面档 6没有“受控章”标记的文件不是最终文件 文件的报废与回收 文件修订或废止后要及时回收旧档，再发新档，如旧档有丢失，要书面呈报原因 回收文档要印“作废章”或在正面打“X” 回收档如不涉及机密的可作回收纸或参考文档使用，但一定要注意有“作废章”或 “X”的记号。 文控中心最好保留一份旧档（但也要作好标记） 《文件变更一览表》 文件实施的心态 全员要有制度化管理的心态 先执行，后修正 条条大路通罗马，我们要走的就是这一条 总会有更好的办法 个人利益必须在集体利益的前提下实现 坚决不做三没主管：没问题—没关系—没办法 同样的错误不能出现三次：不知道-没注意-故意的 文件实施的步骤 呈签前先内部人员开会，让相关人员了解并提出意见 批准发布后要第一时间培