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电算化会计档案管理中存在的问题及对策 当今，随着计算机技术的不断发展，我国的会计信 息化工作不断推进，会计电算化在会计领域中得到广泛应 用，已经取代传统的手工记账，成为会计核算工作的最重要 手段。在电算化过程中，会产生大量的电子数据文件，这使 得会计档案拥有了双重的载体，即传统意义的纸质档案与存 储于计算机和各类存储介质中的电算化会计档案。笔者从事 会计工作已有10年，在日常工作中使用过很多种会计核算 和报表软件，本文结合笔者在会计电算化工作的实践和体 会，总结了电算化会计档案管理中存在的一些问题，并提出 相应对策。 一、电算化会计档案管理存在的问题 （一）管理制度不健全，缺乏政策保障。目前我国《会 计档案管理办法》中对电算化会计档案的立卷、归档、保管、 利用和销毁等管理流程以及保管期限等缺乏必要的制度约 束和保障，会计人员在工作中对电算化数据常常感到无法可 依，无章可循，给电算化会计档案的管理工作造成了一定困 难。 （二）电子数据备份不完善，造成会计档案不完整。根 据财政部、国家档案局财会字〔1998〕32号《会计档案管理 办法》第十二条的规定：采用电子计算机进行会计核算的单 位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质 会计档案。然而很多单位在执行过程中只注重了将核算过程 中形成的纸质档案打印存档，却忽视了对电算化会计档案的 管理和备份，这势必影响到会计档案完整性。例如：单位的 决算数据要和相应的决算编制说明、决算分析报告等说明文 档一起备份，如只备份报表数据，会造成会计档案的不完整, 给利用也造成了不便。 （三）会计电算化软件及数据兼容性差，局限性大。作 为会计电算化过程中形成的电子数据，由于其自身特点造成 了电算化档案管理和利用的过程会受到很多因素的影响，有 很大局限性，主要表现在以下几点： 1?数据格式不统一，影响管理的便捷性。以笔者所接触 到的一些会计工作中常用的软件为例，形成的电子数据文件 格式五花八门，如通用会计软件形成的账套数据是*. bdb文 件，久其决算软件形成的文件是*.jio格式，国库几种支付 系统形成的文件是*. da_文件，住房改革支出预决算管理系 统形成的文件是加密的*. rar文件 如此多种多样的文件 格式同时存在，如何将它们备份本身就是一个很棘手的问 题。现在财务人员的工作强度比较大，且水平参差不齐，很 容易忽视这些问题。如果备份不及时，或是单一的备份，而 备注信息不完整，不能够直观地从备份的数据对应到相应的 年份和数据信息，只能通过查阅纸质报表，那无异于又回到 了完全依赖手工和纸质文件的时代，电算化所带来的方便和 快捷就荡然无存了。 2.电算化数据的兼容性差，造成了很多数据无法识别。 会计电算化所形成的电子文件有一个区别于其他电子文件 的特点，即必须依托于特定的、专用的软件环境才能够被识 别和读取。很多核算型会计软件或管理型会计软件，都不能 像成熟的办公软件，如Office那样做到向下兼容，即高版 本软件能够读取低版本的数据。这就造成了很多时候，我们 以前备份的数据并不能在新版本系统中被正确的识别，这就 使得我们的备份工作失去了意义。 3?会计电算化数据要依托特定的载体才能被读取。大部 分情况下，备份的数据只有在与导出数据相一致的软件版本 中进行恢复和导入，才能够转换成为可以识别的数字及图表 等信息。 财务人员可能经常会遇到这种情况：需要查看以前年度 的数据，或是换了新电脑，需要安装以前年度的软件，进行 数据恢复，却发现必需的软件安装光盘已经找不到了。即使 安装完软件，还是因为没有相应的数据补丁而无法恢复数 据，财务软件的补丁程序很多，有的补丁还不止一次发布， 尤其是有些修正软件错误的补丁，如果没有正确安装，很可 能造成财务数据不能正常或是正确显示。 财务软件和补丁程序作为会计电算化数据文件运行的 载体和依托，有着同样不可忽视的作用，缺一不可，这就决 定了会计电算化数据的备份工作，不单单需要备份通过上报 过程导出的数据文件、报表或者账套文件本身，更需要同时 备份相应的软件环境和补丁程序。这往往能反映出在电算化 数据管理中的一个误区：我们在进行备份时，极少有人会注 重备份补丁程序。我们保留数据的目的是再利用，尤其是财 务数据，它对于一个单位或一个企业有重要的参考或指导意 义，如果忽视了数据的载体，数据就不能发挥应有的作用， 也不能给单位的经营和管理提供帮助。 （四）电算化会计档案备份不得法，造成管理效率低下。 电算化会计档案对单位的重要意义在于数据支持，其所能提 供的数据查询功能往往能够极大方便单位制定管理策略，那 么如何备份才将电算化数据的查询作用发挥到最大，是我们 需要面对的课题。有时候，通过软件常规方式备份的是特定 格式的数据，但为了查询方便，我们是否要将尤其是表格类 的数据