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电子文件带来的挑战与对策一一试谈电子文档的规范化管理 摘要：1、电子档案与纸质档案，有着截然不同的区别, 电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式， 对电子文档管理的管理理论体系、人员素质和管理技术等 层面带来诸多挑战。2、解决存在问题的思路与对策。一是 对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。二是了解和 把握电子文档管理的特殊性和发展趋向，即信息内容数码 化、文档管理现代化、文档处理一体化、档案信息情报一 体化。三是以人为本，提高文档管理人员“含金量”，锻造 复合型人才资源。关键词：电子文档管理挑战对策国务院 及国务院办公厅、中共山东省委及办公厅自今年7月1日 以后全部取消了纸质红头文件，并对重要文件和统计数据 分别以政报、汇编等形式对外权威发布。我国发达地区比 如深圳、重庆等地早在XX年2月前就取消了纸制文件，开 创了我国文档管理新理念的先河。电子文件是能被计算机 系统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者 光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在 计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电 子文件形态，只不过是电子文件的某种输出形式而已。过 去、现在和将来，使用纸墨、照片形成和传递的政府机关 公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、 商业信息，都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越 来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用， 成为势不可挡的潮流。电子文件的优越性在此不再一一赘 述。如何利用和保护电子文件和电子档案工作已经成为文 档战线思考和急待解决的问题。一、使用和管理电子文档 中遇到的困难与挑战。（一）电子文件的内容不仅易于变化, 而且失去了固定的形式。一是电子文件易于修改，而且改 动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电 子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能 性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容 原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截 获或更改。二是电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件 的界定难于实现。电子文件制作者不一定像制作纸质文件 那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时他只不 过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要 的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机 上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计 算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同 地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分 其中哪个是“原件”和“复制件”。三是电子计算机软硬 件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新 的生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改 变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要加以转 换。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与 最初形成的大不相同。四是电子文件不再具有固定的存储 载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对 于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体, 以防止信息损失。一份电子文件没有了固定的载体，也就 无法通过载体来判定这份电子文件的原始性。五是电子文 件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、 字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。六是 目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份 电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字 迹来判断一份电子文件是否为原件。①（二）电子档案管 理的困难性。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成 电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原 则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得 电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者 不懂电子文件形式、存储、传输、检索、利用等技术，就 无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档 案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的 目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环 节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法 实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不 可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案，使 人类活动的真实记录不遭受损失。所以，我们不能盲目地 认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案； 也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字 通信技术的工程人员，都可以管理电子档案。对于电子档 案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子 档案的可存取性、可用性、可理解性？又如电子档案利用 场所，是允许上网利用？还是只限于在档案馆（室）的借 阅系统？还有电子档案的开放年限问题、保密问题、跨国 利用问题等等。二、解决存在问题的思路与对策。（一） 对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。电子文件的 上述特点使我们无法采用与