会计电算化(财务软件操作)实训.ppt

（三）明细账与日记账输出 账务系统中不仅可输出任一科目的三栏式明细账，而且可根据对科目属性的定义，按特殊要求输出多种格式的明细账。通常，可输出的明细账包含三栏式、数量金额式、复币式、数量复币式等格式种类。 理论上说，系统能够提供的明细账并不仅仅局限于明细科目，任何级别的会计科目都可以输出明细账。 电算化处理方式下，可为用户提供每一个科目的日记账。 一些软件需要用户对提供日记账的科目先行设置，即要求在系统初始化时在会计科目设置模块中定义科目的日记账属性。 （四）多栏账输出 多栏账是指在账户的借方或贷方分设若干专栏进行明细分类核算的账簿格式。 在软件系统中，多栏账是在账簿输出环节由用户根据需要进行设置和定义的。 凡是设有下级明细科目的科目（即非最末级科目），均可将其下级明细科目设置为栏目，以多栏式账簿形式输出。一般软件均提供方便的多栏账设置功能。 在初始设置窗口，用户可将某一科目的所有下级科目确定为多栏账的栏目，并结合多栏账科目的性质，定义这些栏目所在的方向。 （五）账证联查 所谓账证联查是指在查询账簿的时候通过联动操作直接查询与当前显示内容相关的记账凭证或其他账簿，或者在输出记账凭证时通过联动操作直接查询与当前凭证相关的总账或明细账的一种便捷操作形式。 这是电算化系统提供给用户的一种方便快捷的关联查询功能，利用账证联查功能将大大提高账簿凭证查询的效率。 账证联查功能在不同的软件系统中会有不同的定义，但其联查的原理是相同的。 三、期末结转与结账 （一）期末对账 在会计期末，除了对收入、费用类账户余额进行结转，计算出本期的利润或亏损外，还要进行总账与明细账、总账与各类辅助账的对账工作，并对最终结果进行试算平衡。 对账是对账簿数据进行核对，以检验记账是否正确以及账目是否平衡的方法。 在实际应用中，主要通过核对总账与明细账、总账与辅助账来完成账账核对的工作。 由于非法操作或计算机病毒等有可能会造成账簿数据库中数据信息的紊乱，为此不能完全排除账账不符现象的出现。因而也就有必要对机内账簿记录进行常规性核对。 （二）期末结账 账务处理系统提供了较为规范的结账功能。在运行这一功能时，系统主要完成如下几项工作： （1）检查并停止本期各科目的各项数据处理工作。 （2）计算各科目的本期发生额和累计发生额。 （3）计算本期各科目期末余额并将余额结转至下期期初。 期末结账应注意的问题： （1）结账前应将本期所有记账凭证登记入账，否则系统将拒绝执行结账动作。 （2）某一会计期间结账后，表示该期业务全部处理完毕，将不能再输入这一会计期间的记账凭证或其他数据资料，也不能再进行记账。 （3）结账必须按月连续进行，且每月只能结账一次。 （4）年终结账时，必须先进行数据备份或打印输出，以备操作出错时恢复至结账前状态。 （5）年终结账后，计算机会自动将年末余额结转到下年作为下年年初余额。 四、数据维护 （一）数据备份 数据备份是指将计算机硬盘上的数据复制到各类磁盘、可写光盘或其他存储介质上，以便需要时利用这些数据恢复系统的原来工作状态。 电算化会计系统的每一个子系统都设有备份功能。 数据备份能使系统的初始设置数据、日常业务处理数据、有关自动上机登记记录等重要数据获得安全保障。 数据备份具有以下基本作用： （1）保留有关会计档案。 （2）保护系统数据安全。 （3）保留重要操作内容。 备份时需要注意的问题： （1）日常数据备份应该在每天关机前进行，一般宜采用A、B备份法制作双备份，并将两份备份资料保存在不同的地点。 （2）对于作为会计档案保存的备份资料，要在备份盘标签上写明备份的时间和责任人，以免恢复机内数据时发生错误。 （3）对于单机系统，凡是具有数据输入或系统设置权限的人员都应该有数据备份权；对于网络或多终端系统来讲，数据备份应由专人负责。 （二）数据恢复 数据恢复是指将磁盘或其他存储介质上保存的备份数据复制到计算机的硬盘上，使软件恢复到上次备份时的运行状态。 通常在以下情况下需要进行相应的恢复操作： （1）硬盘上的数据被非法破坏时。 （2）当需要查询已从机内系统中删除的往年数据时。 恢复功能的运用应非常谨慎，因为万一操作不当，很容易使硬盘中的最新数据被之前的备份数据所覆盖。许多软件将数据恢复操作权限只赋予系统管理员或超级用户，并将数据恢复操作看作是容易导致违规现象的少数关键操作项目之一。 小结 账务处理是电算化