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浅议公文管理系统的设计与实现 科技信息计算机与网络 浅议公文管理系统的设计与实坝 天津中医药大学第一附属医院乔春霞 ［摘要］随着社会信息化的发展，计算机己经越来越广泛的应用到日常的办公中，成 为了现代化办公中不可缺少的基础设施与技术 支撑环境办公自动化是信息化社会最重要的标志之一.公文管理系统是一套广泛 用于政府机关以及大，屮，小型企业和设计院的办 公自动化系统?一款好的公文管理系统可以更好的和0A协同，人幅提高企业内部 信息共享,人员协作与业务监督的效率，是单位信 息建设的核心部分. ［关键词］公文管理系统收文管理发文管理 1,公文管理系统需求分析 1.1对公文流转的研究 公文管理的核心内容是高效的解决公文流转的问题，因此有必要 对公文流转进行研究. 公文流转就是指对公文的创造，处置和管理，在公文从形成运转， 办理，传递，存贮到转化为档案或销毁的完整周期中，以特定的方法和 原则对公文进行创制加工，保管，使其完善并获得功效的行为或过程. 其基木任务就是及时，准确，有效地创制，加工，保管，处置公文,为公务 活动提供适用的信息，其具体内容主要有:第一，创制公文;第二，传递 公文;第三，办理公文;第四，处置办毕公文;第五，管理公文. 公文流转系统作为办公管理系统的一个核心子系统，它是企事业 单位”公文处理”的最复杂，最重要的办公业务系统，它直接体现了企事 业单位中领导的行政职能,是企事业办公自动化系统中最基木的功能 模块?而在传统手工作业的公文流转系统中，存在着低效率,少监督，欠 管理的弊病，因此，一个好的电子公文流转系统是确保企事业单位高效 办公，规范管理的基础.公文流转系统采用现代的办公自动化技术，面 向各类企事业部门，用來处理行政管理事务，实现无纸化办公.企事业 组织的各部门信息通告，公文传送都将通过该系统进行;行政管理部门 可通过该系统进行发布通知，发布上级指示，审批公文等工作;该系统 是以网络为交流平台的，方便员工内部的沟通;上级可以对下级进行工 作的指派，工作计划的修正等. 1.2公文管理系统的需求分析 公文管理系统针对公文中各项具有规范和存档价值的正规文件进 行统一的收，发，存等管理?公文指各级政府的决定，决议，通告，通知， 通报，报告，请示，批复，信函和会议纪要等.系统提供全面的公文管理 和归档查询功能，满足各种公文处理和存档要求.应用本系统的处理公 文既规范又灵活，可以简便直接的处理各式公文,摆脱大量繁重的文件 处理工作.整个公文的管理,由前一环节决定后一环节的公文流向和限 定处理时间，前一环节可以随时跟踪以后环节的处理情况，视具体情况 辅助提示，退回和改办处理，从而保证公文管理的灵活和畅顺.在整个 公文处理的所有办理环节中，使公文过程更贴近实际的工作.根据需 求，系统应该完成如下任务： 根据实际情况，创建公文流路径?员工能够起草公文，并口起草 的公文可以按照己创建的公文流路径流转. f2)能够根据部门需求来完成收发文的工作. (3馆E够对来文和发文进行登记和查询. (4浦amp;够统计查看自己审批过的公文 (5)能够添加，维护员工信息. 根据要完成的任务，我们具体将公文管理系统分为收文管理，发文 管理,公文案卷管理，综合查询，报表打卬5个功能模块,在进入每个功 能模块时，首先判断该用户是否登陆，如果未登陆，则自动跳转到登陆 页面.如果已经登陆，则进入相应操作页面. 1.2.1收文管理:包括收文登记,填收文处理签，文件的分发，办理， 催查办理情况等功能 （1） 收文登记:收文登记是对收进文件的自然特征及其处理情况的记 录,主要记载文件的来源，内容和去向，用以掌握和控制文件收进后的 运转过程. ⑵填收文处理签:收文处理签就是文件处理单，用于记载文件的特 征，拟办意见及办文经过等?毎个文件对应一个收文处理签，只有具备 收文登记权限的人才能打开收文处理签屏幕，并修改或补充填写其中 的内容（如年限，收文总字，发文时间，主题词等）?收文处理签在文件办 理过程中始终随文件一起传递，除具有拟办，注办权限的用户可以填写 其中的拟办，注办意见外，其余用户只能查看收文处理签的内容（包括 拟办意见和注办内容等），但不允许作任何修改或批注. f3）文件分送:就是文件分办.根据来文的不同情况和要求,确定文 件的运转方向，是送批还是送办，是分发还是传阅,以及送谁签批，办理 和传阅等. （41文件的办理:拟办，批办，注办是收义办理的主要丁作.拟办是指 机关业务主管部门或综合办公部门的工作人员收到应当由本机关，本 部门办理的重要公文后，有针对性地提出初步处理方案或意见,建议， 提供机关领导或部门负责人参考或抉择的过程批办是指机关或部门 领导对一份公文应如何办理所做的文字指示或提示性意见?注办是指 文件办理完成之后具体承办人对文件办理经过和结果进