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文控文员管理规定 文控文员管理规定 文件代码： 拟制： 发布日期： 审核： 版 本：A0 页次： PAGE 2/ NUMPAGES 4 批准： 文件修（制）订履历一览表 N0. 版 次 《管理文件审查单》 编号 发布日期 修（制）订说明 拟制 审核 批准 备注 1 A0 060921011 首次发布。 文件发放范围及份数（在“( )”中打“√”表示需分发的单位，在 “[ ]”中填写该单位发放文件份数）： (√) 总裁办[ 1 ] ( ) 管理者代表[ ] (√) 研发项目中心[ 1 ] (√) 营销中心[ 1 ] (√) 品质中心[ 1 ] (√) 电池事业部（制造部）[ 1 ] (√) 电池事业部（PMC）[ 1 ] (√) 物流中心（采购）[ 1 ] (√) 物流中心（仓库）[ 1 ] ( ) 信息中心[ ] (√) 财务中心[ 1 ] (√) 人力资源中心[ 1 ] ( ) 蓝牙事业部[ ] (√) 精密模具事业部[ 1 ] (√) 精密塑胶事业部[ 1 ] ( ) 其他： [ ] 文 控 员 备注 唯盖有红色的DCC正本受控章方为正式有效文件。 目的 为规范公司文控文员的招聘、培训、考核、鉴定及离职管理，加强公司文控文员对资料的收集、整理和管控作业，特制订本规定。 适用范围 本规定适用于对集团及下属公司所有文控文员的管理规定。 3 定义 无. 4 职责 4.1 各部门负责人：文控文员需求的提出； 4.2 人力资源中心：对文控文员进行招聘与考核； 4.3 文控中心文控文员：管理文控中心，监督各部门文控文员的文件管理工作。 4.4 总裁办：协助HR对文控文员进行培训考核；对文控中心文控文员及部门文控文员的日常工作进行评估与鉴定。 5 工作内容 5.1 文控文员资格认定 5.1.1 各需求部门需要变更部门文控文员时,需根据部门文控文员的岗位职责,初步确认候选人是否符合要求,并向HR提出资格认证要求。 5.1.2 A 由HR对符合要求的文控文员安排培训，培训项目要求以下： 培训项目 文控中心文控文员 部门文控文员 4.2 《BPI管理流程》 √ √ 4.3 《管理文件编写规定》 √ √ 4.3.2 《管理文件格式规定》 √ √ 4.4 《文件管理流程》 √ √ 4.4.1 《文控中心档案管理规定》 √ NA 4.4.2 《文控文员管理规定》 √ √ 4.5 《记录管理规定》 √ √ B 总裁办负责编制或修订以上培训项目所需文件资料，并协助HR对文控文员进行培训； C 培训完毕，由HR对文控文员进行考核，考核合格者颁发岗位资格证书；第一次培训考核未通过者给予一次补考机会，对补考合格的文控文员发放上岗证；补考未通过者需依照奖惩规定处罚。 试用文控文员考核不合格辞退或调职处理； 其他文控文员考核不合格降职或调职处理。 5.2 文件资料（含电子文件档）管理 依照《文件管理流程》管控公司的文本文件及电子文件档案资料，说明如下： 5.2.1 A 协助流程组长编写打印时，必须按《管理文件编写规定》执行； B 协助制作表格及保存记录时，必须按《管理文件编写规定》、《记录管理规定》执行； C 接收流程组长编制的文件时，检查文件是否包含在相关的子系统关系图内，检查格式是否正确，具体按《文件管理流程》执行。 5.2.2 文件资料的接收、归档、回收 A 接收发行的受控文件后，登记文件和记录，具体按《文件管理流程》执行； B 部门文控文员接收并将文件登记在部门管控的《受控文件记录总览表》中，并向部门负责人确认文件是否需要传阅，如需传阅时确认文件传阅者，填写《文件传阅单》再交部门负责人签字确认后，将文件随同《文件传阅单》给需传阅者传阅并要求签字，传阅完毕将《文件传阅单》与传阅的文件一同保存，分类归档并标识； C 各部门相关人员需要借阅文件时，向该部门文控文员借阅文件需在《借阅文件登记表》登记管控；如向文控中心借阅文件需提出《文件丢失、申领、借阅处理单》于部门文控文员，文控文员依照《文件管理流程》执行； D 每月对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的记录资料，对保管期限已满的记录资料依据有关规定进行鉴定销毁（受控正本文件除外）；同时对破损和褪色的材料进行修补，按《文件管理流程》规定申请更换； D 各部门设立专门地点及专用文件柜保存文件资料，对受控文