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第8章 日常费用管理 日常费用，是企业经营管理过程中的必然产物，也是财务数据重要的组成部分。在企业经营过程中，为了获取更大利润，必须做好日常费用的管理工作。在本章中，将利用Excel制作日常费用管理表格，并通过数据分析工具对管理费用进行分析，从而使财务数据更加准确，使企业的账目更加清晰。 财务精英俱乐部更多资料免费下载! 8.1 日常费用管理概述 企业在经营过程中，日常费用是必然产生的费用之一，企业越大，所产生的日常费用也就越多。只有严格控制费用的支出，才能尽可能地获取最大利润。在财务管理中，只有依靠费用单据建立日常费用统计表，才可以尽可能地保证账目的清晰。利用Excel 2007不仅可以快速地制作日常费用统计表，而且利用Excel自带的不同分析工具对其进行多角度、多样式的分析。在日常费用管理中，主要包括制作日常费用统计表、分析工具分析数据、数据透视表分析数据3部分内容，具体内容如下所述。 制作日常费用统计表，主要包括创建表格框架、输入数据、设置单元格格式等内容。而日常费用统计表，主要包括日期、编号、摘要、部门、经办人、借方、贷方、余额、备注等内容。 多方位分析数据，主要利用Excel自带的分析工具，进行多角度、多方位的数据分析。首先利用筛选工具按部门、按费用类别等不同的类型分析数据，其次利用筛选数据按部门汇总费用数据，最后利用图表功能比较各部门的日常费用支出情况。 交互式分析数据，主要利用数据透视表对数据进行全面的分析，也可以按照不同的汇总方式进行分析数据，还可以利用数据透视图更直观的分析 数据。 通过上述介绍，用户已经大体了解了日常费用管理的具体内容，日常费用管理的具体流程，如图8.1所示。 8.2 日常费用统计表 财务工作中的各种复杂报表，是由基础数据汇总而来的。在众多的基础数据统计过程中，日常费用统计表，便是记录日常费用支出情况的基础数据表格。通过日常费用统计表，用户可以观察、分析各部门日常费用的支出情况，并根据分析结果制作费用支出计划，从而更有效地控制费用支出，提高企业利润。在本小节中，主要利用Excel基础知识介绍如何制作日常费用统计表。 8.2.1 基础知识 日常费用统计表，是统计企业各部门日常费用支出情况，同时也是保证财务账目明晰及准确的基础工作。对于日常费用来讲，需要根据费用单据逐一进行记录。如果单纯依靠手工记录，只能实现单纯的记录数据的作用，而无法达到汇总与分析数据的功能。虽然如实记录日常费用明细是必不缮俚墓ぷ鳎但分析日常费用数据更是财务工作的重点。日程费用统计表的具体内容，如图8.2所示。 8.2.2 制作流程 日常费用统计表，是用来统计企业日常费用开支情况的，其设置主要包括表结构、表格式、下拉列表、表数据、显示特殊数据5个方面，如图8.3所示。 8.2.3 设置日常费用统计表结构 在制作日常费用统计表时，首先要根据企业日常费用类别，合理设置日常费用统计表结构，制作日常费用统计表表格框架、设计统计表项目及内容。具体操作步骤，如下所述。 8.2.4 设置日常费用统计表格式 完成了日常费用统计表结构设置后，为了使工作表数据按一定规律进行排列，使工作表的边框样式符合报表需求，就需要设置日常费用统计表格式，而设置日常费用统计表单元格格式。设置日常费用统计表格式，主要包括设置对齐格式、设置边框格式等内容。具体操作步骤，如下所述。 8.2.5 设置下拉列表 为了提高输入速度，显示特殊数据的输入，还需要为日常费用统计表中的部门与经办人项目设置下拉列表，而利用数据有效性设置下拉菜单。具体的操作步骤，如下所述。 8.2.6 设置日常费用统计表数据 完成设置日常费用统计表下拉列表后，需要为日常费用统计表设置借方、贷方、余额等数据，而根据日常费用单据逐一输入数据，并应用简单的四则运算计算余额。设置日常费用统计表数据，主要包括输入基础数据、计算余额、复制公式等内容。具体的操作步骤，如下所述。 8.2.7 显示特殊数据 最后为了突出支出费用中的特殊数据，需要为日常费用统计表设置显示特殊数据的功能，而利用条件格式功能显示位于规定范围外的数据。显示特殊数据的具体操作步骤，如下所述。 8.2.8 注意事项 在制作日常费用统计表时，用户需要注意以下事项： 在设置日常费用统计表结构时，表格中所包含的项目，并不是一成不变的，用户可根据企业需求进行调整。 在设置显示特殊数据时，要注意条件格式，只能显示一种或不存在包含关系的几种特殊数据。 8.3 多方位分析数据 多方位数据分析，也是日常费用管理中的重要工作之一，用户可以利用Excel自带的筛选、分类汇总与图表等分析工具，按部门、按类别进行汇总、分析、比较数据，并利用分析结果控制费用支出，尽可能地为企业创造更大利润。在本小节中，将详细介绍多方位分析数据的操作方法及技巧