范本9基金会档案管理制度.docVIP

PAGE PAGE 4 天津市天津大学建工学院大海助学基金会 档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为规范基金会行政事务管理，加强档案管理标准化、制度化建设，根据国家档案法律法规，结合本会实际，制定本制度。 第二条 档案工作坚持统一管理、分别负责的原则，本会秘书处负责基金会档案的组织管理，各相关部门负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档，并支持、配合秘书处做好档案管理工作。 第三条 基金会秘书处是本会档案的管理部门，并指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失。 第二章 归档范围 第四条 凡是反映本会工作活动、具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料，均应及时归档。 第五条 业务主管部门的归档文件材料： （一）基金会年度工作报告； （二）基金会年度审计报告。 第六条 登记管理部门的归档文件材料： （一）基金会年度工作报告； （二）基金会年度审计报告。 第七条 本基金会的归档文件材料： （一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； （二）与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料； （三）基金会对外发文及与有关单位来往的文件； 　 （四）基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报； 　 （五）基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料； 　 （六）基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料； 　 （七）基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料； 　 （八）基金会的历史沿革、大事记及反映基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等； （九）其他具有保存价值的文件材料。 第三章 归档要求 第八条 凡属归档范围的文件材料，各相关部门应按规定收集齐全，认真整理，按时向档案室移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100％，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第九条 归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。各部门应严把文件材料形成关，将不合规范的归档文件材料剔除于形成过程。 第十条 归档的文件材料应当齐全完整，每份文件的印件与定稿、正件与附件、请示与批复等都应齐全，应当按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期保管的质量要求。所有归档文件材料的字迹要清晰、工整，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的字迹材料制作文件。 第十一条 归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份，交接双方据此查验清点档案，签名交接。 档案室负责接收档案和集中管理，于次年9月底前完成上年度档案整理立卷上架工作。对不按时移交或不符合归档要求的处室要提请局领导予以通报，并扣减相应目标考核分值。 第四章 档案的保管、移交、销毁 第十二条 档案保管应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，配置安全防范设施，加强防火、防盗、防潮、防霉、防尘、防虫、防光、防高温等工作，保证档案的完好与安全。要定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。非档案管理人员不得随意进入档案室，室内要保持整洁，严禁吸烟。 第十三条 档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。 第十四条 档案不得借出、不得携带出境。如有特殊需要，档案经理事长或秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本会档案管理人员陪同。查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。 第十五条 档案移交、销毁必须认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批，秘书长监交、监销。 第五章 附 则 第十六条 本制度由理事会负责解释，自理事会批准之日起施行。