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农科院档案信息化策略研究 摘要：随着信息技术与办公、科研活动的深入融合，档案信息化的地位与作用日益凸显。针对农业科研院所档案信息化过程中面临的重视程度不够、归档不及时、缺乏专业档案人才、硬件设施不完善以及存储技术落后等问题，文章提出引入相关人才、完善档案信息化管理规定、建立责任合作体系、拓宽资金来源渠道以及加强硬件设施建设并利用云存储等策略。 关键词：农业科研院所;档案信息化;电子文件;策略研究 一、引言 党的十八大报告中提出信息化也要实施创新驱动发展战略，在此背景下的信息化更加强调坚持走中国特色自主创新之路。2016年5月①，中共中央、国务院印发了《国家创新驱动发展战略纲要》，强调科技创新是提高社会生产力和综合国力的战略支撑，在促进社会经济快速增长、刺激信息社会、知识社会形态蜕变的同时，也给档案信息化带来巨大的挑战。农业科研院所作为科技创新的引领支撑力量，在日常科研活动中直接形成的科研数据、科研图谱等原始记录具有重要的保存价值。本文以“农业科研院所”和“档案”、“档案信息化”为主题词在中国知网、维普、万方中进行高级检索，剔除重复文献、会议文献，共检索到32篇相关期刊文献，检索结果如下：通过检索结果，（1）从数量上来看，检索到的文献总量只有32篇，说明我国对农业科研院所档案信息化的关注度较低，处于起步价段。（2）从期刊来源上看，2/32的文献发表在核心期刊上，大部分文献发表在非核心期刊上，期刊来源一定程度上代表了研究水平，所以农业科研院所档案信息化研究有待进一步发展。（3）从研究内容上看，现有文献以文书档案、科技档案、科研档案管理研究为主，档案信息化研究涉及较少。（4）文献最早发表于2003年，这与陈忠海②的调研结果基本一致。下面本文结合文献调研与具体工作实践分析农业科研院所档案信息化面临的问题，并探讨应对策略。 二、农业科研院所档案信息化发展存在问题及原因分析 笔者通过文献调查以及实际档案工作中遇到的问题，农业科研院所档案信息化发展存在问题及原因总结如下：1.重视程度不够。该领域相关文献数量、期刊来源在一定程度上可直接反映公众对其重视程度及发展水平。一方面，从检索到的相关文献数量“32”以及每年相关文献的发表数量不足“10”这两个数字来看，农业科研院所对档案信息化的重视程度不高。根据杨静③的调查结果，自2007年以来，我国每年档案信息化相关文献数量基本维持在200篇左右，我国档案信息化理论已趋于平稳发展和完善时期，对比之下，我国农业科研院所档案信息化研究处于起步阶段。另一方面，我们可以从文献发表的期刊来源窥探目前农业科研院所档案信息化理论研究的质量水平，现有大部分相关文献刊发在非核心期刊上，核心期刊上的相关文献仅占6.25%，这些数字表明农业科研院所档案信息化研究尚未成熟，农业科研院所档案信息化作为我国档案信息化的一部分，显然，农业科研院所档案信息化的发展落后于整体档案信息化发展水平。农业科研院所档案信息化涉及基础设施建设、档案资源建设、档案人才队伍建设、信息安全保障体系建设以及档案应用管理，涉及层面广、内容繁杂，因此，领导的重视与支持是档案信息化过程的主要推动力。目前我国农业科研院所对档案信息化重视程度不够，基本都有“大力推进档案信息化”的规划，但实际上由于缺乏执行力而导致发展动力不足，发展水平有待提高。2.档案材料分散，归档不及时。目前农业科研院所档案管理中普遍存在的问题是规章制度不健全，各类档案例如文书档案、基建档案、科技档案等多散落在各个归口部门中，存在同一文件不能集中存放的现象，而且常年档案材料积压，未能得到及时有效归档，也导致了查找利用不便。管理比较规范的农业科研院所制定了档案管理规定以及归档材料保管期限表，但在归档范围划分上归档说明上还存在模糊，不能准确归档。例如一份文件材料若被认为是重要的则被划为30年的保管期限，若被认为是一般的文件材料则被划为10年的保管期限，由于缺乏对“重要的”和“一般的”的确切说明以及档案管理员归档时对档案材料持有的主观性，在一定程度上造成档案的误存甚至是档案的丢失。尤其近些年来科研项目形成的档案较少，档案基本上放在科研人员手中，收集过程较困难。归档缺乏规范性指导文件，且档案材料种类较多，经常面临变化，归档材料未规范统一编号，造成档案分散、不完整且查找利用困难等现象。3.缺乏专业性档案人才。人员配备方面，农业科研院所多没有专职档案管理人员，现有各类档案管理人员多为非档案专业人员，既兼职日常科研工作或管理工作，又承担各业务科室档案管理工作，人员配备无法满足日益增加的工作任务。同时，职工的档案意识有待加强，有些干部职工对档案工作不够重视，一方面归档意识不够强，另一方面存在归档材料前后信息不一致的情况，没有充分考虑到档案材料的真实可靠性。其次，农业科研院所档案信息化过程中缺少系统的档案管理体