招标档案规范化管理思考.docxVIP

　　招标档案是招标工作的重要组成部分。 　　通过对招标档案的规范化管理，可以有效掌握招标项目运行的实际情况和进程，有效促进招标工作的公平、公证和可持续发展。 　　因此，必须高度重视招标档案的规范管理，以稳步推进招标工作的规范运行。 　　一、正确理解认识招标档案管理工作的重要性目前，只重视招标工作而忽视招标档案的现象普遍存在，招标档案管理工作一般是在招标结束以后才进入程序，亦或是进行一些所谓的补救工作。 　　招标档案管理工作与招标工作不同步进行，不仅导致材料归档不及时，更易导致招标归档材料不齐全或材料缺失，致使材料归档后所体现出的招标过程与实际进程衔接不合理。 　　因此，要想做好招标档案的管理工作，必须充分认识招标档案管理工作的重要性。 　　一招标档案是招标活动的重要组成部分。 　　招标档案系统、完整、真实地记录了招投标活动的全过程，是检验招标活动是否公开、公平、公正的依据。 　　这些档案资料真实可靠，一方面便于招标人和有关部门、机构对项目进行后期的管理、验收、审核和备查，另一方面也有助于管理工作人员对招投标工作进行学习研究、总结经验、汲取教训，以提高以后的工作水平。 　　二招标档案是完善业务服务的重要保障。 　　随着经济全球化的深入发展，国际间的经济活动日趋频繁，招标工作也要与国际市场逐步接轨。 　　在符合政策法规、合理程序的前提下，更重要的是要利用自身的优势和资源，为客户提供富有价值的咨洵服务，招标档案就是其中非常重要的资源。 　　包含有招标操作中形成的大量不同行业不同类型的招标项目，积累了丰富的经验和资料，把这些资料规范管理和保存起来，可以为今后的招标工作提供强有力的、真实的信息资源支持。 　　在需要时，查阅提供相应或类似项目以前的招标资料，可以为客户提供有效的信息服务，以降低招标项目风险，为招标工作的顺利开展提供保障。 　　三招标档案使招标过程更加规范有序。 　　招标工作是严格按照《中华人民共和国招标投标法》所规定的程序运作的，整个运作的程序和过程中都会形成格式化的档案材料，执行严格的档案管理制度，确保这些材料收集齐全完整、及时归档、移交验收，可以对招标的各个程序是否规范运作进行检查，这实际上也是保证招标工作质量的一道重要防线。 　　二、明确招投标档案的归档案范围和归档内容招投标档案的归档范围，是指在招投标活动中形成的有保存价值的全部资料都。 　　对文件资料是否具有保存价值的判定，主要依据文件的内容和性质进行认定。 　　依据有关法律法规，各监管部门对招标项目归档的内容都作了规定，具体有以下几个方面。 　　1项目立项及批复材料。 　　如委托代理协议，招标文件及论证材料，招标文件确认函等。 　　2项目的招标材料。 　　如招标公告，招标邀请函、询价函或谈判邀清函，已发出的招标文件，已发出招标文件的必要澄清或修改文件，购买招标文件的登记记录，供应商的资格审查情况报告，邀请招标的供应商邀请记录，询价及竞争性谈判的邀请对象，确定理由等材料以及答疑会记录和纪要，现场勘察记录和纪要，缴交投标保证金情况表。 　　3项目的开标文件材料。 　　如投标文件的登记记录，参加开标的供应商签到表，开标会议议程，开标时间地点过程的有关记录，投标文件的正本，已提交投标文件的补充修改和撤回的文件记录，投标人不足三家的废标材料记录，对开标过程的公正书，评标专家形成过程和名单。 　　4项目评审文件材料。 　　如评标委员会、监督人员及有关工作人员签到表，评审工程记录及打分表，评审报告及附件，项目废标报告及处理意见，评审纪律材料，现场监控录音录像材料。 　　5项目的中标文件材料。 　　如确定中标人的文件材料招标结果的确定文件、中标通知书，质疑处理材料。 　　6项目采购阶段的材料。 　　如采购项目合同，项目的验收文件材料，资金支付文件及证明。 　　7其他文件材料。 　　如项目工作总结，项目效益评估书，其他与招标项目、过程及完成情况有关的文件材料。 　　三、做好招标档案规范化管理的措施一建立健全招标档案归档管理制度。 　　建立和完善科学合理的管理制度，并在工作中严格执行落实。 　　归档制度的内容主要包括三个方面，即归档范围、归档时间和归档文件质量要求，对归档的时间、内容、移交、验收、分类、整理、立卷、保密、保管、使用、销毁等做出明确详细的规定。 　　根据管理制度履行招标档案管理利用手续，定期进行检查考核，及时发现问题和处理问题，使招标档案管理在制度的保障下规范运行。 　　二加强招标档案管理硬件设施建设。 　　目前，由于重视程度不够等多方面的原因，招标档案管理的硬件设施跟不上招标业务发展的需要，普遍存在库房面积小、无查阅利用室、安全设施配备不齐全等现象，达不到规范化管理档案的要求。 　　因此，