首都师范大学物理系公章管理使用制度（暂行）.docxVIP

物理系公章管理使用制度（暂行） 总则 为维护单位公章保管及使用的合法性、严肃性和安全性，有效地维护物理系全体师生利益，进一步规范和加强物理系公章管理，杜绝违法违规现象发生，坚持公章管理和使用的制度化、公开化、规范化，结合物理系的实际，特制定本制度。 本制度中，公章特指物理系党委章、系章、党政领导签名章、团委章。公章具有的行政及法律效力严格按照首都师范大学相关公章管理规定范围执行。公章由物理系指定行政人员专人负责保管（以下简称保管人员），并严格按照本制度进行管理和使用。 一、公章的使用范围 由物理系名义签发需加盖公章的文件或文书，包括各类通知、通报、报告、决定、计划、纪要、函件、报表等；代表物理系对外工作联系的介绍信、转接证明及其它需证明的材料等；与物理系签订的各类合同、项目协议、授权书、承诺书等；其它需要使用公章的文件或文书。 二、公章的使用要求 1.直接登记用章类：各类含有领导签署意见的文件或文书，在启用公章时，执行一签一章。使用人需出示相关领导签字，认真填写《首都师范大学物理系用章登记表》内的用章时间、事由、文件或文书名称、份数及其他需要说明的事项，并由使用人签字留档。公章保管人员要对以上内容进行审核，严格按文件核准印数，确保无误后方可盖章。 2.申请登记用章类：各类不含有领导签署意见栏目或不适宜领导直接签署意见的文件或文书，在启用公章时，执行“申请—审批—登记”的用章程序，可一签多章。使用人根据需加盖公章材料的实际内容如实填写《首都师范大学物理系用章申请表》，经分管领导签字同意后，进行与直接登记用章类一致的后续用章流程。 3.凡涉及到财务、人事、工资等内容的各类型报表、报告、申请、便函、介绍信等必须由物理系正职领导签字后盖章，否则，不予盖章。 4.公章一律不得用于空白纸页、表格、信函、证件、合同、协议、证明及介绍信等文件或文书。特殊情况下，须提出书面申请，经物理系党委书记和主任两人共同签字同意后，方可用章。 5.因盖章有误需要重新加盖公章的，需使用人持原始有误文件或文书，重新申请加盖公章。原始有误文件或文书作为作废文本由保管人员划线作废、复印留档后，原件须立即销毁。 6. 因特殊情况分管领导暂时无法签字，且急需使用公章的，可由使用人与分管领导联系并获得同意后，提交图文有效证明（短信、微信、邮件截图等）留档，并由公章保管人员与分管领导确认，在登记表上做好备注登记，注明电话请示分管领导后，按照相应用章程序办理手续后可先行用章，盖章后由使用人及时请分管领导补签相关材料完成盖章手续。 7.公章一般在上班时间内启用，无特殊情况，下班后停用公章；公众假期及国家法定节假日，公章由保管人员负责保管使用；寒暑假期间，公章由物理系正职领导代管，按规定启用。 8.公章印模使用需由使用人提交书面申请，经物理系正职领导签字同意后，方可使用，用后需将印模及时归还相应保管人员。 三、公章的管理规范 1.所有公章由行政人员专人负责保管和使用，其中“中共首都师范大学物理系委员会”、党委书记和系主任签名章由党委秘书保管，“首都师范大学物理系”、教学主任签名章由行政秘书保管，科研主任签名章由科研秘书保管，“中国共产主义青年团首都师范大学物理系分委员会”章由团委书记保管。保管人员要按照规定程序使用，未经物理系党政联席会议批准，严禁私自交由他人管理和使用。 2.保管人员需负责对公章保管的安全，公章存放在指定安全的地方，非工作时间应采取防盗措施；严禁擅自带出本单位外使用。如因特殊需要，必须经物理系正职领导同意后，且有至少一名行政人员共同监督用章时，方可带出使用，用后即刻带回。公章带出期间，借用人只可将公章用于申请之内事由，并对公章的使用后果承担一切责任。 3.保管人员因事短期离岗时，须由物理系党政联席会议商议并指定人员暂时代管，以免贻误工作；保管人员工作变动时，在物理系正职领导指导下办理公章交接手续。 4.保管人员必须认真负责、严格管理，按照管理程序办事，应当认真核对有关内容，用章内容必须与登记使用内容一致，使用人所填写的内容和拟使用公章的文稿材料不符的，不予用章。否则，出现事故，责任由公章保管人员承担。 5.保管人员要规范使用公章，做到“齐年盖月”(即印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面)；保证盖章印迹端正、清晰。 6.对一些行文不规范（字迹潦草、有明显涂改痕迹、表达不清、落款单位不明）的文档，不予加盖公章。 7. 有下列情况之一的，公章必须停用：单位名称变动；公章使用损坏；公章遗失或被盗，声明作废。公章遗失应及时上报，按照首都师范大学相关公章管理规定公示作废。经批准停止使用的公章由系办公室封存送相关部门销毁，任何人员不得私自处理停用公章。 8.如遇本制度内未涉及的公章管理使用的其它情况，由物理系党政联席会议给出相应使用规范，并及