信息沟通管理程序.docVIP

昆山上艺电子有限公司 規 範 信息沟通管理程序 文件編號: 制訂:　 頁次(PAGE): 1﹑目的﹕ 藉由公司内部与外部相关的信息交流﹐达成对HSPM系统持续改善及污染预防﹑风险控制的承诺。 2﹑范围﹕ 本公司各部门各级人员对各类内部及外部HSPM及绿色产品环境管理系统信息的传递和处理。 3﹑权责﹕ 3.1管理代表﹕负责公司HSPM政策的宣贯。 3.2管理部﹕负责内外部信息的整理﹑协调及跟踪。 3.3品保部：负责绿色产品环境管理相关内外部信息的整理、协调及跟踪。 3.4各相关部门﹕负责对应业务范围内各种信息交流。 3.5公司全体员工有进行HSPM信息交流的义务。 4﹑定义﹕无 5﹑管理内容﹕ 5.1内外部意见沟通流程图﹕如附件一 5.2 HSPM相关信息分内部和外部信息。凡内﹑外部信息均由各对应窗口接收或收文后﹐登录于《异常处理单》﹑《厂内联络单》或《改善计划表》内﹐并送管理代表。 5.3信息沟通的途径和方式是口头或书面文件﹐以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具或宣传品﹐如会议﹐汇报﹑广告牌等。 5.4内部信息沟通﹕ 5.4.1环安卫政策依《HSPM管理程序》进行﹔ 5.4.2环境因素/危险源依《环境因素/危险源管理程序》进行﹔ 5.4.3法律法规依《法律﹑法规管理程序》进行﹔ 5.4.4环安卫管理体系运行的意见和建议填写于《改善计划表》内﹔ 5.4.5内审结果依《内部稽核程序》进行﹔ 5.4.6管审决议通过周会﹑例会﹑广告牌等方式向公司全体员工传达﹔ 5.4.7紧急事故情况依《紧急应变措施管理程序》进行。 5.4.8公司和各单位在组织下列活动时﹐应有员工或其代表参加﹔ a)环境/职业健康安全方针的制定﹑修订和评审﹔ 环境/健康安全管理体系文件﹑特别是作业指导书的制定﹑修订和评审﹔ c)环境因素﹑危险源的识别﹑风险的评价和策划过程﹔ d)在作业场所职业健康安全问题发生变化时。 5.4.9员工在职业健康安全方面的要求和建议﹐员工代表可采用电子信箱﹑局域网的留言板及《改善计划表》等方式进行收集﹑汇总并上报给管理者代表﹐在局域网留言板上的建议与与意见因由斑主整理后﹐以mail发送至相关责任部门进行处理﹐斑主应收集处理结果后在留言版上回复留言者。 5.4.10员工代表代表员工与各层次的管理者协商交流﹐员工和员工代表参与协商的方式有﹕口头或书面意见和建议﹐参与会议讨论等。 5.4.11协商交流的结果以《厂内联络单》分发各部门。 5.5外部信息沟通﹕ 5.5.1工作投诉热线是(0512对应窗口为相关部门主管。 5.5.2客户或相关方要求通过《异常处理单》或会议记录﹑电话、厂内联络单、E-mail向公司相关权责人员传递。 5.5.3相关部门对相关方进行倡导﹐并填写《HSPM信息记录表》(供货商由采购依《供货商管理程序》﹑工程施工等承包商由管理部依《相关方管理程序》执行)。 5.5.4公司产品活动和服务改变后对外的通报﹐由各对应窗口知会相关方。 5.5.5法规信息的传达依《法律﹑法规管理程序》进行倡导。 5.6如管理代表任命有变更﹐则由总经理室以《厂内联络单》将此信息知会各部门﹐对外(相关方)则由各对应窗口传达。 5.7管理部应定期(每月﹑如有提案或抱怨)汇总意见提报管审会评审。 5.8信息的保存﹕依《记录保管部门与保存期限一览表》保存。 6﹑相关文件﹕ 6.1HSPM管理程序 6.2环境因素/危险源管理程序 6.3法律﹑法规管理程序 6.4内部稽核程序 6.5紧急应变管理程序 6.6相关方管理程序 6.7供货商管理程序 6.8记录管理程序 7﹑相关窗体﹕ 7.1异常处理单 7.2矫正行动通知单 7.3改善计划表 7.4HSPM信息记录表 7.5厂内联络单