日程有效管理工作(大企业内部指导培训).pptVIP

2004年　業務基礎講座 ▼よくみかける?????が悪い事例の紹介 （どこが悪いのかのディスカッション） ▼これまで説明した内容を?????つけるためにも、簡単な演習を行っていただきます。 ▼どういう手順で実施するのが良いのかを考えてみてください。 ▼回答というより、事例として、管理部で本当に作ったスケジュールを配布。（最低この程度のスケジュール管理は必要） ▼最後に、長々と講義をしたが、皆さんにこれだけは実行してもらいたい期待を述べる。 （１）とにかく早め?早目の相談を。 ▼報告が遅れれば遅れるほど、皆さんも資料の訂正等、事態の集約に時間がかかる。 　また、関係者の迷惑も非常に大きくなる。 ▼ただし、「何でも相談すれば良い。とにかく相談して上司に結論出してもらおう」では 　社会人として失格。まずは自分で「どうしたいのか」をしっかりと考えてから相談を。 （２）スケジュール管理を ▼先ほどのお願いと重複するが、事前の業務?????を明確化し、「どこで業務の負荷が高まるか」 　「どこで上司に相談した方が良いか」を理解しておけば、仕事の進め方も随分と変わってくる。 ▼文章については、自分が上司?関係者になった気分で資料を作成して欲しい。 （上司の役割についても言及？） （2）考虑时间的日程制作方法 4.日程管理 [2]最短途径??? 　　 是指从实施到结束所花费的最短的时间 ◆明确最短途径后与要求的工作期限作对比。 ◆如发现不能在期限内完成，则需缩短时间 [3]所谓制约条件??? 　　会议日程、上司日程及和其他部门的关系 4.日程管理 - Case Study - 　你现在是TFTM培训的负责人。 　从2月份开始负责集体外出培训的工作。 【关于培训目前了解的情况】 　▼必须从现在开始考虑培训的内容 　（也就是说、资料制作负责人、讲师都没有决定） 　▼现在以你的能力来看，2周后可以向经管会提交决裁 【条件】 　▼在2月末的经管会上必须汇报此次培训的整体企划 　▼外出培训时间为4月3?4日2天 4.日程管理 - Case Study - 　在这种情况下，你作为负责人必须制作出2月-4月的业务日程表。 　请设想业务内容，实际制作一份日程。 【时间】 　　　?个人思考：10min 　　　?小组间确认：15min 　【参考（提示）：培训企划、运营方面必须做的工作】 4.日程管理 - Case Study - 　企划 ?决裁企划 　　?委托相关责任人（各部门?外包）制作资料 　　?委托、调整公司内部讲师 　　?制作资料 　　?上司最后确认 运营 　　?确定场所 　　?给各部门发通知 　　?统计出席情况 　　?翻译资料（外包或在公司内部进行） 　　?给参加培训人员详细日程通知 　　?资料印刷 　　?召集和组织当天运营的事务局人员 4.日程管理 ▽为了能在准确的时间向上司汇报 　１．事前确认好上司的日程 　２．将上司的日程放入自己的日程中 ▽认真、细致的研究应形成什么样的业务 流程 重点 4.日程管理 ▽确认部下制作的日程表： 　「业务流程」是否明确 ▽确认能否按日程推进工作 　（特别是汇报、工作开展的具体时间等） 　　=是否切实的实施了工作 管理者的作用 （1）首先 5.文件的书写方式 　 ◆　不清楚究竟想说什么内容 　◆　信息量太大 　◆　全是文字，没有读下去的兴趣 　◆　资料不美观 你是否被上司这样说过？ （1）首先 5.文件的书写方式 那么，什么是让人一目了然的资料呢？ ◆将想说的事情 总结在一张纸内、通过图形化表达，并让任何人 都能一目了然 　（资料的可视化） 使用这样的资料进行说明，立刻可以让对方： 　①　了解把握整体状况 　②　了解各项目的内容 　③　了解项目之间的关系 （2）资料制作的具体Step 5.文件的书写方式 文本的制作 资料的制作 Step1：明确资料制作的“需求” Step2：「题目（向谁传达什么」的设定 Step3：「文本」的构成 Step4：「资料格式」的决定 Step5：各构成要素的决定 Step6：检查资料整体 （3）每个Step的重点 5.文件的书写方式 Step1：明确资料制作的“需求” ◆从重要度、紧急度的观点考察 「为什么需要这个资料」 ◆对于需求较低的资料应重新讨论一下制作的必要性 Step2：「题目（向谁传达什么」的设定 ◆明确向“谁” 传达“什么” （3）每个Step的重点 5.文件的书写方式 Step3：「文本」的构成 (1)确认属性 　　▼基础数据（性别、年龄等） 　　▼心理的距离（肯定?否定） 　　▼专业性（履历、经验、专业等） 　　▼对方所处的位置（公司、部署、职位、担当业务等） 　　▼关心、感兴趣的对象（擅长领域、喜欢的话题） 　　▼性格（重视过程?重视结果等