对高校采购信息化流程管理三大系统协调发展的思考.docVIP

对高校米购信息化流程管理三大系统协调发展的思考 【摘要】文章通过分析目前高校采购流程管理中三大 系统发展的现状及涉及的主要因素分解，探讨了借鉴ERP 和CPC原理构建新的管理系统、实现采购流程中三大系统 的进一步协调发展。 【关键词】高校采购；流程管理；信息化 随着高校快速发展，高校的教学仪器、实验用具等设 备采购量变得越来越大，许多高校逐渐感受到原有的采购 管理制度难以适应现有的采购工作，迫切希望采购流程的 进一步科学化、规范化和专业化。采购流程管理涉及到电 子采购、工程技术、人员调配，公平效益、监督管理等方 面，其活动规模庞大、结构复杂、因素众多。对于寻求高 效、快速、科学地发展高校采购而言，以系统工程的思想 来实现现代采购活动是大势所趋。 一、目前高校采购流程管理现状 目前，国内高校普遍使用的高校固定资产管理系统如 教育部的北化软件、济南国子数码科技有限公司的高等学 校固定资产管理系统、成都市金财科技发展有限责任公司 的高校实验室及固定资产管理系统经过多年地发展已逐步 走向成熟。市场上的合同管理系统功能也比较齐全，已经 由初期的文档管理发展为数字化合同结构模式。它可以根 据合同的几大构成元素，实行元素化管理，形成规范的数据 结构，从而方便用户进行数据统计、比较和查询分析。技术 架构也由单机模式逐步向局域网环境下的客户端/服务器结 构过渡。项目管理系统是市场上发展最成熟的一款软件。 项目管理信息系统（PMIS）最早出现在上世纪80年代，发 展至今已经成为新经济管理方式。但PMIS是针对各类企业 各种项目开发的综合性管理软件，我们所讨论的高校采购 部门的项目是专指高校科研项目及实验室建设项目。 从现阶段而言，国内的高校采购流程信息化管理发展 尚未健全，主要存在以下几点障碍：（1）流程管理规范化 尚未健全。推进信息化建设重要的一点是观念的转变、利 益的调整。只有采购中各项工作过程都走向规范化了，才 有可能实现真正的信息化。（2）工作手段、信息利用处于 初级阶段。高校采购由早期的手工操作、帐薄式采购活动 进而到单体计算机控制，至发展到内部局域网的形成，其 结果仅仅是使手工帐变为电脑帐，工作手段的落后是信息 化程度不高的体现。实质上，在采购流程中，更重要的一 点是如何运用相关数据，使得相关资料数据能在最短的时 间内反映出来，使后期的采购管理有一个更明确和合理的 方向。（3）部门间缺乏协作导致重复劳动。由于在采购的 各流程中，管理系统的协作不够，极其容易出现重复性的 劳动。例如同一条信息会一次又一次地被输入不同的系统 （同一设备在购买时输入合同系统和报帐时输入固定资产 系统），同一份表格会被一次又一次地填写、流转（设备的 财务发票和财务的应付帐记录）。而当业务活动和资料数 据在不同部门之间交换时，前后不一、错误以及误解就会 时常出现，从而导致许多不必要的工作。（4）缺乏高效率 的管理系统。由于现在管理系统之间无法进行一个系统的 传递，高校内如设备管理部分和财务管理部门之间、设备 管理部门内部设备采购、实验管理等经常出现难以良好衔 接的问题。（5）现有的管理系统不能体现效率。对于高校 采购流程来说，如购买一个仪器设备的最终管理系统是固 定资产系统，由于固定资产系统通常只记录固定资产入库 的时间、数量等，而上述那些低效率的表现可能被隐藏在 帐面之下。因为工作的重复和不准确性，所以经常造成了 消耗巨大的成本（包括时间、人力物力）这些数额是极其 庞大的。 二、构想 根据目前高校采购管理发展的形势和信息化社会化的 形势，本人提出以下几点构想： （一）充分借鉴ERP （企业资源计划）和CPD （协同产 品商务）的原理，构建适合高校采购流程管理的系统 用流程改善的视角去审视高校采购的一些问题，比如 针对某些关键流程对症下药，可以迅速见效。ERP是将一个 企业的很多不同部门所使用的信息统一在一个整体的计算 机系统当中，这使得企业内部的不同部门不再使用不同的 数据库来管理信息，而是依赖于同一个数据库来管理信息 企业内部不同部门的员工获得相同的信息的结果就能够减 少错误的发生、改进速度和效率；而CPC是一种以产品或 服务为中心，以企业间协作为手段，以Internet为基础平 台的面向产品全生命周期的全新的电子商务模式。它通过 C PC平台将企业内的应用与数据集成在一起，并通过统一 的界面提供给授权的企业内外用户透明访问。 （二）建立合理有效的采购信息化综合管理系统，实 现高校采购信息化流程中三大系统的和谐统一 对于目前高校采购流程来说，项目管理系统、合同管 理系统、固定资产管理系统联系不够紧密，数据重复，耗 费大量的人力物力，其实它们是相辅相成、互相弥补的。 从数据库角度来说，三个系统数据库共通的关键字是极其 多，共用一个数据库是最高效的。 建立“