HRM-007人事信息与档案管理制度.pdfVIP

制度名称 人事信息与档案管理制度 编 制 审 核 批 准 生效日期 文件编号 版本号 综合支持部 刘小龙 王峤 2013.08.09 CSSE-HRM-007 V1.0 人事信息与档案管理制度 第一章 总则 第一条 目的 为加强公司人事信息与档案建立和管理，维护人事资料的真实性、完整性， 防止员工资料遗失、损坏、泄漏，并为人力资源开发和职业发展提供有效的证 据，特制订本制度。 第二条 适用范围 本制度适用于深圳市宏天智节能环保技术有限公司（以下简称“公司”）， 包括公司下属的事业部与分公司，节能减排子集团所管辖的三级公司可以参照 执行。 第二章 内容 第三条 定义 员工人事档案是指：员工从入职至离职期间，建立和记录的有关履历、调 动升迁、培训、考核等情况的书面材料。 第四条 人事信息构成 1 / 4 1、应聘人员信息登记表。 2、身份证、学历证、学位证、资格证书等复印件。 3、劳动合同、保密协议、培训协议、服务协议 （如有）、声明及承诺书等 其它补充文件。 4、一寸免冠彩照2 张。 5、原单位离职证明及背景调查表 （必要时）。 6、正规医院出具的体检结果原件/健康证原件。 7、员工人事任免与调动、授权书、培训、考评、奖惩等动态的书面记录。 8、离职员工档案含《辞职申请表》或《辞退申请表》、《离职交接清单》， 业务人员离职还应包括业务、客户方面的移交资料。 9、涉及员工福利待遇事项的其他书面材料。 第五条 人事档案建立 1、员工人事档案必须在入职当天按照《员工人事档案目录》录入电子档花 名册，原始档案需在5 天内归档保存。 2、员工在职期间的调动升迁、培训、考核等书面材料需及时更新并于 5 天内归档。 第六条 人事档案的保管 1、人事档案由专人进行保管。 2、在职员工档案长期保存；离职员工档案自其离职之日起保管1 年。 3、人事档案由指定专人定期进行维护，不定期进行抽查。 4、员工在职期间所提供的资料有变化的，应以书面方式及时准确地知会档 案负责人，档案负责人及时进行记录或修改，确保人事档案的正确性、完整性、 2 / 4 安全性。 5、员工有调动、考评、奖惩等人事动态，档案负责人应及时进行记录或修 改，确保人事档案的正确性。 6、离职档案必须于次月末归档至离职档案库。 7、档案负责人对员工人事档案资料不得擅自加以删除或销毁，必须严格保 密，确保不向外扩散。 第七条 人事档案查阅、借阅、调转 1、档案借阅人须填写《档案借阅申请表》，经借阅人部门直接领导批准， 并在《人事档案借阅登记表》登记后方可借出。 2、所借档案资料不得转借、调换、损坏、涂改；未经人事经理同意，不 得私自复印档案资料。 3、借阅档案应在当天归还，如要延长借阅时间必须事先得到人事经理同 意。 4、调转档案：由调出与调入单位的专人对接，接收单位的档案管理专人 按规定登记。 第八条 其它 1、员工提供的人事档案内容必须真实、可靠，不得提供不实或虚报资料。 如有提供虚假资料情况出现，一经查实，公司有权单方面要求解除劳动合同， 且不需支付任何补偿。 2、员工因提供虚假资料对公司造成经济损失的，公司将保留追究其法律责 任的权力。 3 / 4 第三章 附则 第九条 本制度由公司综合支持部负责制定、实施、修改和解释。 第十条 本制度经COO 批准，自发布之日起施行。 附件：1、 《档案借阅申请表》 2、 《员工人事档案目录》 3、 《人事档案借阅登记表》