Microsoft Office Outlook 2007使用技巧分享.pptVIP

世界第一，海太未来，我们创造！ IT INFRA Do it */24 对外秘 世界第一，海太未来，我们创造！ IT INFRA Do it */24 对外秘 Microsoft Office Outlook 2007 使用技巧分享 使用邮件执行操作 待办事项的使用 将邮件变成日历条目 安排会议 共享日历 其他技巧 阅读电子邮件后，通常需要执行某种操作。 可能会立即回复，或者是执行某种间接操作，例如安排会议. 为了避免遗漏邮件或者邮箱混乱，在阅读邮件的时候就应该对邮件进行考虑 并确定邮件是否要求执行操作 Outlook 2007 启动时会发现右下角有一栏“待办事项栏”，它的作用是在需要执行操作时提醒执行相关操作。 在待办事项栏中，会出现日历中临近的项目 以及带标记的邮件和任务。 跟踪邮件 标记邮件 待办事项栏显示带标记的邮件、“任务”文件夹中的任务以及日历中临近的会议、约会和事件。您不必切换到 Outlook 中的其他窗口，就可以 在待办事项栏中一目了然地看到这些内容。 该图片显示了待办事项栏的基本部分。 日期选择区 日历中临近的约会 键入新任务的位置 任务列表，包含带标记的邮件和任务 认识待办事项 一种根据邮件中的信息 来跟踪需要做的事情的更简单方法是： 标记邮件以便执行后续操作。 收件箱中的一封已经用后续标记加以标记 的邮件。请注意，带标记的邮件 还会出现在待办事项栏中。 在这种情况下，您可以更改待办事项栏中 带标记的邮件的主题。 执行此操作时，收件箱中邮件的主题 不会更改。 邮件的主题并不总是描述您需要执行的任务。 完成某些项目后，您可能很想从待办事项栏中删除它们。但是，有一种更好的方法。 在完成某项任务后，可以 使用“标记完成”命令将其标记为已完成。 完成此操作的一种快捷方式是单击项目旁边的标记。 已完成的项目将如您所愿地从列表中 删除。 但是，将项目标记为已完成的真正意义是什么？ 您将看到该项目在日历中列在 完成日期的底部。并且该项目将被划掉， 以便您知道它已经完成。 这是一种很好的方法，可以提醒您自己记住已经完成的 所有工作。 在待办事项栏和日历中，任何未在截止日期 标记为已完成的任务都会自动 在第二天列出，直到您将其完成。 可以使用日期选择区从邮件中 快速创建新的日历条目。 只需将邮件拖动到 日期选择区中的某个日期即可。 将邮件转变成日历条目 如果阅读邮件后认为需要与其他人开会，可以直接安排会议。 将邮件拖动到导航窗格中的 “日历”按钮。 此操作会打开一个新的约会，可以在其中填充详细信息， 如日期、时间和地点。然后邀请 相关人士参加会议，然后… …单击“发送”。 安排会议 会议中的一些要素的填写，包括收件人，主题，地点，开始时间和结束时间 日历——合理安排各项时间 预览完邮件后我们还需要看一下自己的日历，看看哪些事情是已经安排好的， 哪些时间是空闲时间，可以用来处理今天的任务。 1. 我们可以将日历发布到网上，点击“发布我的日历”，输入Microsoft Live ID， 选择相应的权限，将你的日历信息通过E-Mail发送给想要查看的对象，即可完成日历的发布。 2. 你还可以直接通过E-Mail将日历发送给你的同事。点击“通过电子邮件发送日历”， 选择要发送的日历，再输入接收人的邮件地址，点击发送即可。 其他技巧分享 创建联系人 定位Outlook启动视图 自动清空“已删除”文件夹 隐藏邮件标志列 用色彩突出来自特定发件人的邮件 备份Outlook 2007的内容、联系人、签名、账号 如图所示，您可以将邮件拖动到 “联系人”上，以开始创建联系人条目。 将邮件拖动到“联系人”按钮时， 会打开一个新的“联系人”窗体，并且将该邮件中的电子邮件地址 自动添加到该窗体中。 创建联系人 如果希望Outlook启动后显示的是“收件箱”窗口，那么我们可以对Outlook的启动视图进行设置。 选择“工具 选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“其它”选项卡，单击“高级选项”按钮 定位Outlook启动视图 在使用Outlook删除邮件后，邮件仍保存在“已删除”文件夹中，从而占用了系统的空间。必须手工操作才能彻底删除，降低了工作效率。可以通过设置使Outlook在退出时自动清空“已删除”文件夹。 选择“工具 选项”命令，选择“其它”选项卡，选中“退出时清空已‘删除邮件’文件夹”复选框，单击“确定”按钮完成操作。 自动清空“已删除”文件夹 隐藏邮件标志列 默认情况下视图中会显示“标记状态”列，可以通过单击此列来快速添加标志，如果用户并不需要显示此列，则可利用“自定义视图”对话框进行设置。 （1）选择“视图当前视图自定