推动电子文件归档工作的思考.docVIP

推动电子文件归档工作的思考 与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且 难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿 于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或 怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计 算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对 不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工 作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文 件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件 归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大 局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文 件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档 制度。 一、电子文件归档方式和途径的选择 纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳 定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践 检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成 数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。 为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工 作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采 用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两 条: （一） 借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递 网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来 越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部 门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管 理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上 保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未 输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬， 应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案 部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档 案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息 管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存 价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经 与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文 件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性 较强的软件，如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。 （二） 选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管 理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人 们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信 息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”， 打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职 能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规 划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系 统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一 定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成 的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一 清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校 行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子 系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结 算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负 责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结 算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研宄生院负责 学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输 计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇 总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随 着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的 统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给 档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。 无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按 统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门 自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真 实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入 光盘，最好不用磁盘存贮。 二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职 能的交融集成，建立电子文件归档制度。 纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干 队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导 和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归 档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大 多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立 卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业 务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所 以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与 信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。 由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文 件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的 立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习 和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知 识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。 电子文件来源广泛，形成者不仅有业务