邮件的规范撰写.ppt

邮件的规范撰写 如何让邮件成为我们有用的工具，帮助我们成功销售 Email是目前日常工作中最为快捷便利的沟通工具，也是我们平时沟通客人使用最多最广范的工具，所以很容易使人养成随随便便的不良习惯，并影响到我们的工作。 有效的邮件可以帮客户节省时间，且提高我们的工作效率，提升供应商地位 如何写好邮件非常重要。 1.邮件主题：简单明了，让人一看就明白的主题。 要想让客人回复邮件，提高邮件回复率，邮件一定要有简单清晰的标题，让对方一眼可以看出邮件主要的内容和目的。在通过多次邮件来往后，一定要随着交流的核心问题改变而及时改变邮件的主题，不可以一直用一个主题一直在谈双方之间所有延伸的话题。 Re:Andre(MKL)-Winfree 121 season new development C0555 reply-Design photos 在主题中提炼出这个邮件的主要内容，这也是提高效率的方法 ，清晰的主题体现业务的思路，只有我们的思路清晰了，才有能力做出清晰的主题。 明确清晰的主题也有利于邮件的归档，日后资料的查询。 CRM系统回复邮件会自动生成“Re/Fw”：注意回复时要删除。留太多的Re: Re: Re: Re: Re: Re:,让人觉得很不认真不用心。 2.邮件的称呼：合适的称呼 邮件开头一定要有合适的称呼，没有称呼的邮件是不礼貌的，特别是当邮件发给不止一个人时，如果没有称呼，收件人不知道你在和谁说话。 一般 用“Dear xxxx, 来称呼。 发邮件给客人避免用Hi xxxx。 3.邮件的内容要简单，详实，分点 * 邮件的内容一定要简单、真实，有事说事，没事就问个好，总之要让人看出你的真诚态度和专业精神。 *邮件分点，每一点提炼小主题，举例中的红色字，就是每一点的小主题，这样便于客人快速看邮件，且回复的时候不会有遗漏 * 邮件不写生僻字眼，我们很多客人的母语并不是英语。写过难的字眼，客人看了辛苦，费时。邮件用词一定要平常、恰当，不要用一些一般人不认识的字词和过于溢美的词组。 *邮件要认真不写错别字，不犯不该犯的错误。 邮件用词，要严谨准确，YES是YES,NO是NO，明确表达要说的意思，不可以说模菱两可的话，产生歧义。确认东西表述要清楚准确，说到点子上。 例子:yes ,we can do it yes we can finish it on july 20th Sorry ,we cant do it sorry,it is difficult for us to .(困难,到底是能做还是不能做,没有明确的表达) we don’t have the same sole as the picture you showed.we will look for similar one and send you photos tomorrow. 邮件正文：在邮件正文中，一定要重点突出，段落分明，每段的行数最好不多于3行 *邮件回复后的跟踪 客户有时候没有回复 -- 要去催， 急的事要急催。 客户有时候没同意 -- 要去协商（对内+对外）抓住时间！ 在最短的时间内解决难题，解决不了的需要人家帮助的要懂得发出求助信号，借助他人的力量。不可把时间无用地花在自己的手上。 要积极主动地去想办法解决问题，对内对外要进行沟通，用最好的办法去解决问题。 如何有效沟通：对外要站在客人的角度想问题解决问题帮客人找到对他最有利的解决方案。 对内:要与各部门做好沟通协调，客人给出的信息要自己做过判断做过过滤后才转达给相关人员，先自己理解明白了客人意思再转给其他人员。和客人沟通的人是我们，如果连我们自己都还不明白的事情怎么让第三者第四者明白。 所以要做好有效沟通，信息的过滤重新组织很重要。不管是对内还是对外。 邮件禁忌：长篇大论。 打开邮件黑压压一片，谁看了都害怕，也会给客人造成压力，影响客人回复邮件的时间，也耽误了我们处理事情的进度。 给客户的邮件结尾，应该带上简单的期望或祝福，尽量用词平常或者找点和你和他相关的话语。以表示对他们的特别敬意。 特殊的日子可以写一些特殊的祝语。比如周五下午发最后一封回复的 邮件可以写下Have a nice weekend 比如每天早上发的邮件可以写下Have a nice day ! 比如收到客人通知要放假的邮件回复时可以加句“Wish you have a good holiday 这些都是一些很平常的话语，但可以让人觉得很温暖，有在关心客人，不是只催订单的。这些也是拉近和客人关系非常重要的。平时要多下功夫的。带着感情和客人交流。 4.邮件签名： 邮件的签名一定要清晰完整，包含姓名、电话、手机、邮件等等，（发新客人的可以有一些