零星采购管理规定.docxVIP

- - 零星采购管理规定 一、目的 明确零星物资（含办公用品，以下同）的采购方法及审批权限。 二、适用范围 本规定适用公司所有零星物资的采购。 三、管理职责 （一）需求部门负责填写《零星物资请购单》，负责申购零星物资的验收工作。 （二） 需求部门经办人员负责零星物资的请购编制工作，部门负责人负责权限范围内的采购及报帐工作。 （三）物资供应部采购员负责零星物资采购计划的实施工作及报账等工作。 （四）物资供应部仓库负责零星物资的点收入库、 保管、发放等工作。 四、定义 （一）零星物资：指非构成产品实体且价值低于 5000元的小型设备、设备修理用配件、低值易耗品、电器配件等。 （二）办公用品：办公所需的纸张、文具、计算机配件 等。 五、作业程序 （一）零星物资采购方法及审批权限： 使用部门根据每月正常使用需要， 在每月的 25日前填写《零星物资请购单》（须明确名称、规格型号、产地、品 牌、实际数量、需求时间等），经审批后传递至物资供应部采购员。审批权限如下： 序 号 预算总金额 批准人（逐级审批） 1 低于 1000 部门负责人 2 低于 5000 分管领导 3 高于（含） 5000 总经理 急需物资的请购，请购人需在《零星物资请购单》上 勾选“紧急”。请购单获批后，采购员应优先处理 ; 总价值低于 1000元，由各部门负责人自行采购。 涉及到公司福利、会议招待、文化宣传等物资采购工作统一由综合管理部负责采购。 办公用品、清洁用品统一由综合管理部按季度进行汇总，由物资供应部负责采购。 采购员通过电话或其它方式进行采购物资的询价（采购物资的询价原则上采用三家以上的比价），并将询价情况详细记录。 采购员根据询价记录进行采购物资的现场评价，并确认购买供方（原则上选择最低报价的供方。特殊情况除外，特殊情况时须备注情况说明），实施采购作业。 采购员采购物资时，《零星物资价格审批表》上物资价格获批后方可实施采购，具体的价格限定及批准人细则如下： 序 号 含税单价 单一物资含税总价 批准人（逐级审批） 1 ≤100 ≤ 1000 部门负责人 2 100 1000 总经理 采购员根据《零星物资请购单》的内容、要求进行物资的保质保量的及时采购，逾期未采购回厂的物资需提前向请购人说明情况。 采购员需将采购物资的供方登记列入《零星采购供方清单》，此清单须有供方名称、地址、电话、联络人、供应物资及价格等。便于以后的采购作业参考。 所有采购必须事先办理审批手续才能采购，无特殊情况不得出现补办现象。 （二）物资入库 采购物资回厂，采购员根据《零星物资请购单》内容办理入库，仓库需目测检查物资的良好性，点收物资数量，开具《入库单》办理入库手续。 采购员通知申请部门及相关人员对物资进行验收 ，入库前由验收人在入库单上签字。不符合请购人的请购要求 时，由采购员办理换货或退货处理。 小型设备类物资验收，需填写《设备验收单》 所有物资必须先办理入库手续后使用，不允许出现空进空出现象。对于一些特殊物资，无法搬至仓库的，仓管员 必须到现场查验实物后办理入库手续，否则视为空进空出。 （三）报销手续的办理 所有的发票在审批过程中， 必须附有《入库单》 及《设 备验收单》等。 入库单须经仓管员、采购员及物资供应部主管领导签字后方为有效。 《零星物资请购单》内采购的物资报销时，财务部要审查物资采购数量是否在计划内，不在计划内的物资将不予 报销。 六、相关文件 无 七、附件 1、《零星物资请购单》 2、《零星采购供方清单》 3、《入库单》 4、《零星物资价格审批表》 5、《设备验收单》