公司档案管理培训.ppt

基建档案一般有： 依据性文件（可行性研究、立项、审批）； 基础性文件（勘探、测绘、征迁、招投标）； 设计文件、 施工文件、 监理文件； 竣工验收文件； 评奖创优文件； 使用维修改扩建文件。 设备档案一般有： 随机文件； 合同发票（或复印件） 开箱验收； 安装调试； 使用维护、 更新改造。 ① 分项目、组卷、排序 ② 修整编号 修整：去钉和折叠。 大于A4的图纸采用“手风琴”式折叠，使标题栏外露。 ③ 编目（卷内目录、备考表）、④ 装盒 采用不装订方式的，将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技挡案盒内保存。须每份文件材料上依次标注顺序号。 会计档案整理要点 会计档案的归档范围是会计核算材料， 即：会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、银行对账单等其他材料。 本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财务政策等管理性文件材料，应纳入文书档案归档范围，不纳入会计档案归档范围。 提示：会计档案的整理由财会部门完成，可由财会部门保管一定时间，期满后需向档案室移交。财会部门保管期间需向档案室提供会计档案目录。 特殊载体档案整理要点 特殊载体档案按不同载体形式分成： 照片（底片） 录音文件 录像带 光盘 计算机电子文件。 分类： 一般是“年度-问题”分类法 组卷： 分年度混问题组卷，按照形成日期依次整理入册 照片编号： “卷号—张号” 编制说明： 一种是单张说明，一种是组合照片说明 装册 编目： 卷内目录、封面、备考表、脊背等 照片档案整理 一个录音文件、一盘录像带自然形成一个保管单位，可形成时间先后分别进行排列编号，即录音档案一个流水号，录像档案一个流水号。 要编写文字说明，与录音文件（光盘）、录像带一起保存。 录音录像带整理；光盘整理 光盘是电子文件的主要存储形式，一张光盘即自然形成一个保管单位，每张光盘写好文字说明。 特殊载体档案保管有特殊的要求。 照片档案保管要求防光、防潮、防高温； 照片档案上架竖放，不应相叠平放； 录音、录像档案要求防磁，录音（像）带、磁带分别单个放入塑料盒或专用存贮柜（防磁柜）平放，没有防磁柜的单位可放在铁制档案箱或密集架上； 光盘放入塑料盒或光盘档案册； 不能放置樟脑丸等挥发性药物 上架入库 区分载体：一般按种类分为 证书、奖牌、奖杯… 清洁修整 分类排序：按证书、奖牌、奖杯……分类，并给予1、2、3、4……的代码（在总体分类方案中标明），同一类的实物档案按时间顺序排列 贴标签：贴在实物档案的背面或贴在底座上，标签上填写实物档案的档号，一般由实物档案代号、类别号、流水号构成。 编制目录 入库上架 实物档案整理 合理使用文件夹 定期备份 重要文件加密 电子档案整理 电脑其它盘 刻录光盘 移动硬盘 U盘 存储介质 2、常用分类方法 职能分类 时间分类 作者分类 专题分类 项目分类 型号分类 区域分类 专业分类 外形或文种分类 职能分类方适用于一级类目的区分； 其他分类方法则适用于二级以下类目的划分 3、一级类目的划分 公司的档案根据企业活动职能性质划分为十个大类： 党群工 作档案、行政管理档案、经营管理档案、人事档案、会计档案、生产 管理档案、基本建设档案、生产（建设、业务）技术档案、设备仪器档案、科研开发档案。 4、二级以下类目的划分 各大类或按照工作内容分工、或按照管理对象特点，或按照文件类型，或按照所属专业的有关标准，或按照文件往来规律进行二级以下类目的划分。适当进行三级类目的划分。各类技术、业务、科技对象等档案的具体分类，在下属单位根据实际情况细化 二级类目设置 党群工作档案类目设置 党群工作档案按工作内容设置：党务工作、组织工作、宣传工作、统 战工作、纪检工作、工会工作、共青团工作七个二级类目。 行政管理档案类目设置 行政管理档案按工作内容设置行政事务、法纪监察、审计工作、人事管理、医疗卫生和后勤福利、外事工作、法律事务七个二级类 目。 经营管理档案类目设置 经营管理档案按管理职能设置经营决策、计划管理、财务管理、投资管理、资产管理、企业管理、风险管理、合同管理八个二级类目。 二级类目设置 会计档案类目设置 会计档案类按文件形式（名称）设置凭证类、账簿类、报表类和其 他类四个二级类目。对每个二级类目的复分参照国家档案局颁发的《会 计档案管理办法》中的有关款项，结合各单位的情况，自行设置三级类目。 人事档案类目设置 人事档案按照员工属性设置为在职员工档案、退休员工档案、离岗员工档案、死亡员工档案、其他 5 个二级类目，各类中按姓名组织 案卷。 二级类目设置 生产管理档案类目设置 生产管理档案按