浅谈办公室工作的特殊性与重要性(20190507130651).docVIP

... ... 浅谈办公室工作的特殊性与重要性 办公室，一个普通的部门，同时也是一个特殊的 部门，它担负着承上启下的任务，是领导与基层间沟 通的桥梁，是各个部门间协调的纽带。实践表明，领 导的意见是否能得到有力的贯彻实施，单位的后勤保 障是否足够、职工的文化工作是否开展得有声有 色? ? 如此种种，都取决于办公室工作的好坏，因此 办公室主任这个岗位的责任尤为重大。 办公室工作的特殊性和重要性主要体现在其岗 位的地位、职责和要求上。 一、 地位的特殊与重要 办公室是连接领导和其它科室的桥梁，保持目标 任务正常运转的中枢、搞好协调的纽带。对办公室主 任来说，其业务能力的强弱，办事程度的高低、指挥 安排如何，都将直接影响单位各科室间的协调统一。 二、职责的特殊与重要 身为办公室主任，首先需要明确的就是自己的岗 位职责。办公室主任的岗位职责主要包括以下方面： 1、熟悉党的方针政策，当好领导的参谋和助手； 2、收集各科室工作任务，为领导活动及时提出 建议； 3、协调单位公共关系； 4、主持办公室工作、为各岗位分工、并制定工 作职责和标准，并督促本室人员完成本室职责范围内 的工作任务； 5、来文、来电、函件批处工作审核，以单位名 义起草文、电、函； 6、起草单位半年、年度工作计划、总结和讲话； 7、监督单位印章使用； 8、组织单位职工大会、年度工作总结评比和表 彰会议； 9、单位来宾接待、安排等工作； 10、接受上级交办的其它工作任务，提出分解落 实建议； 11、单位档案管理工作； 12、协调、密切各科室工作关系； 13、办公会议和筹备工作会议； 14、编制单位发展规划、年度计划和办公用品供 应计划； 以上的几点，可以归为参谋、承办、管理、协调 四大职能，其中，第 1、2、3 三点属于参谋职能。办 公室主任的参谋职能大多的围绕领导决策进行的。主 要表现在：第一，在决策形成过程中，在帮助领导全 面了解单位情况、确定工作方向和重点，范围及程度 上发挥参谋作用。第二，在决策实施过程中，在帮助 领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上 发挥参谋作用。第三，在决策实施过程结束后，在帮 助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋 作用。 第 4、5、6、7、8、9、10 点属于承办职能。办 公室主任的承办职能大致来自三个方面。一是来自上 级部门的。主要是指上级领导部门交付的事项，如工 作调研、信息反馈、工作总结等，需要认真对待，按 期完成。二是来自领导的。对于领导班子的决策、办 公室主任要带领工作人员不折不扣地去落实。在工作 中负有领导、组织、指挥和管理的责任，是第一责任 人。三是来自单位各科室的，单位职工需办理有关事 项或对站内的意见建议，按程度应先和办公室取得联 系，这就需要办公室主任根据实际情况去处理。总之， 办公室主任对所负责的事项要高度负责，认真督办。 一丝不苟，一办到底，落到实处。 第 11 点属于管理职能。管理职能主要是针对办 公室的内部而言，集中体现在以下三个方面。一是文 书管理。尽管站内文件并不太多，但围绕着公文的处 理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、 立卷、归档等一切是必不可少的。办公室主任负责对 文书工作统一领导，统一组织安排，负责督促、检查， 把好质量关，防止滥抄乱送和形式主义。二是事务管 理。办公室作为事务性办事机构，办公室主任作为这 个机构的负责人，应该说是事无巨细，都要认真操办。 如会议安排、领导用车、对外接待、办公用具以及为 职工提供生活服务的有关事项。使办公室真正成为站 工作的枢纽。 第 12、13、14 点属于协调职能。办公室主任履 行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部 协调、所谓纵向协调，即指致力于上下级之间关系流 融洽，上令下行，下情上晓，上下紧密配合，步调一 致的协调工作。所谓横向协调，即指致力于任务分派、 任务督办及融洽和谐各科室的协调工作。 四个职能部门不光是停留在口头上、理论中，更 要实践到工作中去。具体如下： 当好参谋，既要能谋，又要善谋，努力做到参得 准、谋得深、参到关键处，谋到点子上，力争出大主 见，当大参谋。同时，又要摆正地位，做到参谋到位 而不越位。办公室担负着承上启下，协调各方面的重 要职责，作为办公室主任既要协调高低，又要协调左 右，还要协调内外，搞好协调，要讲究协调艺术，留 意协调手法，既要有原则性，又要有灵敏性。协调中， 态度要谦虚，任务要细致，对上尊重、对下支撑，对 左右合作，做到帮忙不添乱，解难不增忧，办事不误 事。 坚持做好岗位责任制，强化岗位目标管理是管理 工作的基础，统筹目标考核和督促检查是关键。规范 考核制度，按照目标严格考核是根本。 抓好指导决策后的任务落实，是办公室的重要职 责，也是办公室主任的重要义务。盘绕核心任务，搞 好督促则推进