公司授权体系及财务规范..docVIP

公司授权体系及相关财务操作规范 第一部分、基本原则 1、 本规范制定并公布于 2005年 5月 24日,并自 2005年 5月 24日起生效。本规范自公布 之日起,取代所有既往颁布的与此相关之公司制度、方案或政策,所有既往制度、方案 或政策中有与本规范不一致之处,以本规范为准。 2、 本规范适用于“万宝盛华人力资源(中国 ”所属所有总公司、分公司和办事处。 3、 公司保有在必要时修改规范之权利,并将在修改后及时向所有员工公示。 第二部分、公司授权体系 鉴于公司业务的迅速发展和公司管理架构的日趋完善,同时基于符合 Manpower 全球对 内部控制的要求,公司制定了下述授权体系: 一、授权体系的原则: 1、 所有受此授权体系规范的公司和员工行为,都必须得到适当权限人员的批准; 2、 所有需要授权之行为,应当遵循逐级授权之原则;若某授权职级人员暂缺并未有合法之 后备授权人员,则须其再上一级人员进行直接授权; 3、 在授权行为中必须严格遵循对每一权限的授权金额的规定, 任何超过授权限额的批准都 将被视为无效; 4、 合法的授权形式包括:书面签字、电子邮件批复。除此以外的任何授权形式将不被公司 接受;并且应当使用公司规定的标准文件、申请表格等; 5、 财务部门负有监督和协助此授权体系正确、严谨实施的责任;并应当将任何严重违背此 授权体系之行为及时通告总经理,以避免对公司可能造成的损失; 二、授权体系: 当此附件无法正常打开时,请参阅内部 FTP 网站上的 Finance\Fin Policy\Reimbursement 1 上的内容。 二、对授权体系的说明: 1、 授权体系的组成: ●业务合同(Sales Contract的签字、批准权限: ●非业务合同(Non-Sales Contract的签字、批准权限; ●非业务的项目 /计划(Non-Sales Project/Plan的签字、批准权限; ●各类费用、支出申请的签字、批准权限; ●款项支付时的授权管理; 2、 授权体系的流程示意图: 注:业务合同的订立流程须遵 循公司有关业已公布的规范 3、 授权体系中所需要使用的标准文件、申请表格: 2 当此附件无法正常打开时,请参阅内部 FTP 网站上的 Finance\Fin Policy\Reimbursement上的内容。 第三部分、授权体系相关之财务操作规范 为了保证授权体系的顺利实施,现对部分相关之财务事项的操作加以规范如下:一、员工费用报销规范: 1、员工费用报销的范围 : ●员工可以报销的基本内容: ◆交通费用 (为业务所发生的 :出租车费;公交车、地铁费等; ◆个人(符合公司报销规范的通讯费用; ◆差旅费用; ◆(符合公司报销规范的交际应酬费用; ◆(符合公司制度的可以由个人申请报销的福利项目(如入职体检费 ; ●可以由 BM/部门经理 /分公司后勤人员负责统一报销的员工费用项目: ◆员工集体福利项目(如团队活动费用、员工生日福利费等 ; ●除以上费用项目外的任何费用都不得由员工个人申请报销, 特别是以下容易混淆的 项目,严禁员工个人采购或报销: ◆资产(包括固定资产、一般资产、电脑软件 /硬件等的购买; ◆办公用品(包括报刊、书籍的购买; 2、报销时间: ●所有员工应当在 每月 10日 前将截至 最近一个工作日 的所有个人费用整理,并填写 《员工费用报销单》 ,递交其直线经理审阅后,送至当地财务人员; ●若报销申请得到批准,则在 当月工资发放日 予以支付; ●凡是当月没有及时递交申请的,须延至下个月递交,当月不予补办报销; 3、其他规范: ●费用报销需要提供合法票据,如有遗失需要在报销单上注明; ●所有员工费用报销款都会付到员工工资卡上; ●交通费用: ◆出租车费、公交车费等必须在报销单上列明:起止地点、时间、事由; ◆工作时间因工作需要所产生的交通费用可以予以报销; ◆加班的交通费用必须符合以下条件方可以报销: -加班的必要性得到直线经理的事先批准; -加班至 21:30以后产生的交通费用; ●手机费用: ◆凡是使用公司手机号码的员工一律不可以自行报销手机费用; ◆凡是低于上限的报销申请, 据实支付; 凡是超过上限的报销申请, 按照上 限支付; ◆通讯费用报销必须提供电信部门的账单或单据; 3 ●报销单的填写: ◆员工在填写报销单时需要按照时间顺序列示;严禁重复报销; ◆除差旅费用需要单独报销单格式外, 其他员工费用都使用同一报销单格式; ◆但是,不同费用类别需要在报销单上列明编号(见报销单下方说明 ; 二、主要员工费用项目的说明: 1、交际应酬费用: ●公司规定交际行为限定在和客户 /Candidate喝茶、工作餐等形式;凡是不属于此 范围的交际行为必须事先得到地区 Director 的批准; ●对