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公司行政部服务流程与规范 9．1 行政部组织结构与责权 9．1．1 行政部组织结构 行政部岗位设计图 人员编制 行政主管 行政主管 行政专员 内刊编辑 司机 员工餐厅管理员 员工浴室管理员 宿舍管理员 保洁员 医务室医生 后勤主管 行政总监 人事经理 行政经理 总监级 人 经理级 人 主管级 人 员工级 人 相关说明 9．1．2 行政部责权 部门 行政部 部门负责人 行政经理 直接领导 行政总监 职责 1．负责酒店各项行政、后勤管理制度的制定、实施、监督检查并根据实际情况不断完善 2．负责酒店各类文书档案资料的保存与管理 3．负责酒店后勤保障管理，包括员工餐厅管理、保洁管理等 4．负责酒店各类办公用品、办公设备的采购管理，行政办公费用预算及支出控制 5．负责酒店内行政车辆的调度、维护、保养及交通费用控制 6．负责酒店内刊编辑，协助各类会议的准备与组织 7．完成酒店领导临时交办的其他工作 权力 1．有权参与酒店经营战略的制订并有建议权 2．有权参与酒店经营计划的制订并有建议权 3．有权对违反酒店相应制度的行为和过失提请处罚 4．负责酒店行政办公费用控制权 5．负责行政部组织机构建立、员工考核的权力 6．负责行政部内部员工聘用、解聘的建议权 7．负责要求相关部门配合相关工作的权力 8．负责行政部内部工作开展的自主权 9．其他相关权力 相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 9．3 行政服务流程与规范 9．3．1 会议安排服务流程与规范 流程 名称 会议安排服务流程与规范 文件受控状态 文件管理部门 服务程序 服务规范 会中服务 会中服务 会前准备 会后工作 1．会前准备 （1）行政经理按照酒店上级的指示确定会议的主题和会议主持人，并会同会议主持人拟订会议议程 （2）行政主管根据会议的议程确定会议的时间、地点和与会人员 （3）行政专员拟订会议通知并向与会人员发放，会议通知的内容包括：原因、主题、起始时间、地点、与会人员、议程、准备资料等内容 （4）行政专员协助会议主持人和与会人员准备会议报告、演讲稿、参考资料、电子文件等 （5）行政专员准备会场设施（白板、白板笔、投影仪等）和会议用品（会议横幅、桌签、水杯等） （6）行政专员根据与会人数和身份布置会场、安排座次 （7）开会前一天检查会场 2．会中服务 （1）行政专员提醒与会人员到场后在会议室门口签到 （2）行政专员引导与会人员入座，并发放会议文件和相关资料 （3）在会议期间，行政专员要做好记录，记录会议的概况（名称、时间、地点、主持人、出席人和缺席人等）、会议的进程（会议议题、议程、发言人的姓名、发言情况、表决情况和会议结果等）等 （4）会议进行中，行政专员还要处理一些临时事项，如临时增加与会人员、会外有紧急文件要呈送领导人批阅、发生一些意想不到的临时变故或突发事件等，行政专员应当根据有关领导的指示和实际情况，采取相应的措施，及时妥善地给予解决 3．会后工作 （1）会议结束后，行政专员礼貌地送与会人员离开会场并清理会场用品 （2）行政专员要整理会议记录，将其形成纪要、决议等结论性文件，上报相关领导审批 （3）行政专员根据相关领导的意见修改和完善会议纪要、决议等，形成正式会议文件 （4）行政专员向有关部门下发领导审批后的会议文件并监督有关部门对文件中相关决定的执行情况 （5）行政主管对此次会议的组织和服务工作进行总结和评估，写出总结报告，上报行政经理 （6）行政专员汇总与此次会议有关的资料，按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存 相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 9．3．2 收文工作服务流程与规范 流程 名称 收文工作服务流程与规范 文件受控状态 文件管理部门 服务程序 服务规范 收文批阅 收文批阅 收文登记 收文办理、传阅 处理办毕文件 1．收文登记 （1）行政专员收到文件，检查无误后填写送件回单并盖章 （2）按照来文机关或部门进行分类、整理，在收文本上登记，写明收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、内容提要等 2．收文批阅 （1）文件登记后，行政专员将其放入文件传阅夹交行政经理（急件放在上面并标上记号） （2）行政经理审阅后，在文件传阅单上写明拟办意见及签阅日期后，呈酒店高级管理层批阅 （3）急件或重要文件，须在第一时间送行政经理审阅，必要时应直接送交酒店高级管理层批阅 （4）密级文件须交到酒店高级管理层手中并做好传阅记录 3．收文办理、传阅 （1）文件返回后，行政专员翻阅每份文件的传阅单，交高级管理层批示 （2）需要办理的文件 ①行政专员按批办意见，将需要办理的文件分送有关部门或承办人员办理 ②对需要有关部门办理的重要文件，定期跟踪进行督促检查并做好督促记录 （