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第四章 会议管理工作 第三节 会议中的工作 二、组织签到和登记 三、做好必要的录音录像工作 四、会议设备的操作与维护 五、做好会议的记录工作 会议记录示例： 艺海股份有限公司董事会例会记录 (2002年4月14日) 宣布：2002年4月14日上午10：00艺海股份有限公司董事会例会在北京海淀高科技大厦公司总部会议室召开。主持人为高杰，有法定人数参加了会议，他们是：高杰(董事长)、刘明(副董事长)、白雪(秘书)、欧阳军(财务主管)、安慧(董事)、郭利(董事)、代理投票人有王龙董事、李忠董事、钱清董事。 记录：秘书白雪宣读了2002年3月10日会议的记录，并在宣读后获得通过。 财务状况： 财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示，2002年3月31日公司的流动资金余额为2576.98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。 公司其他活动报告： 主管公司企划部的副总经理郭利董事报告说，公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一”期间举行捐款仪式，向北京市有关部门捐款。关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员 新的事项： 安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上，公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节(将于8月初举行)，同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此建议得到了郭利董事的附议并获一致通过。 休会： 已无其他问题，会议于上午11：50结束。 秘书(签名) 董事长(签名） 第四章 会议管理工作 第三节 会议中的工作 六、提供会议资料与联络协调 七、做好会议的保密和保卫工作 八、组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作 九、会议信息工作 第四章 会议管理工作 第三节 会议中的工作 1、充分认识媒体的重要作用和媒体在塑造企业形象中的影响 2、了解媒体 3、有备而来 4、临场表现 第四章 会议管理工作 第四节 秘书在会议中的角色与责任 一、会前的准备 1、根据个人观点研究问题 2、依据所提供的文件、资料，准备推断分析的论证材料。并提出意见或询问事项 3、准备在会间尽力发挥自己的角色 4、严格遵守开会时间，准时到会 第四章 会议管理工作 第四节 秘书在会议中的角色与责任 二、会议期间的角色方寸 1、认真倾听他人的观点 尽量避免： 1）阻碍其他人员提出合理的建议，事事唱反调，自己又拿不出合理的论证 2）在论证中喋喋不休，使他人无法插话 3）盲目认同他人观点 第四章 会议管理工作 第四节 秘书在会议中的角色与责任 2、积极发表自己的见解 1）发言力求简要明确，注意发言时机 2）让自己的行为富有积极性、合理性和说服力 3）发言要守时，动作、手势要充满自信，但不要固执己见， 第四章 会议管理工作 第四节 秘书在会议中的角色与责任 3、关注正在讨论的事项 1）讨论中要专心投入和他人保持和谐的交流气氛 2）不随便打断别人的发言，不随便插言，不侵犯其他与会者的权利 3）不随便进进出出，影响他人的发言 4）自己的论点会证明根据不足时，应当显示自己的风度，放弃己见 5）应服从多数人的决定 第四章 会议管理工作 第五节 与助手一起开会 一、准备会议主持计划 1、自查的内容 会议目的是否明确 会议程序是否确定 会议是否有助于你制定决策 与会人员能否充分发表自己的见解 你是否表现出过于自信的态度或盛气凌人的作风 第四章 会议管理工作 第五节 与助手一起开会 2、制定主持人行动计划需搞清的问题 关于会议的目标：总目标是什么？子目标是什么？子目标是否有助于实现总目标？ 关于会议的结构：会议的内容是什么？拟采用哪些步骤？怎样才能最有效地利用时间 关于结果与目标的偏差：你允许会议产生的结果与既定目标偏差的大小？ 第四章 会议管理工作 第五节 与助手一起开会 二、控制会场的气氛 开会时间准时，不能因为个别人对会议的冷漠态度或尚未到场而耽误大家的时间 当会议参加者进入会场时，要与他们打招呼，保证他们各有其座 会议开始后，简明扼要地引出主题，说明讨论的目的，使每一个与会者都明白会议的目的 鼓励每一个人发表自己的见解 在一段时间里要集中讨论一个议题，避免跑题 第四章 会议管理工作 第六节 会后的工作 一、合理安排与会人员返程 二、提醒与会者及时做好各种物品的清退 三、清理会场和文件 四、整理会议材料，立卷归档 会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等。 会议参阅文件。 会议安排的发言稿。 会议上的讲话记录 第四章 会议管理工作 第六节