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山西波尔科贸有限公司行政部管理制度 办公室主任职务说明书 山西波尔〔2011〕第 号 岗位名称 办公室主任 岗位编号 所在部门 行政部 岗位定员 1 直接上级 总经理 工资等级 直接下级 行政文员\行政秘书\司机 薪酬类型 所辖人员 岗位分析日期 本职： 负责组织公司行政后勤的服务工作, 负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设；负责后勤支持工作?。 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述：负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议。?? 工作 任务 根据公司发展战略，参于制定公司的各种规章制度。 根据公司发展战略，组织制定本部门的规章制度。 负责组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理服务。 ?通报会议决议，并跟踪会议决议的实施情况。 ?协助总经理的工作，提供决策支持。 职 责 二 职责表述： 负责指导前台接待工作 工作 任务 前台员工的仪容仪表。 前台员工的礼貌用语。 前台员工的待人接物情况。 前台员工电话接听，邮件收发,资料、传真的接收情况。 前台卫生干净整洁情况. 职 责 三 职责表述：负责指导办公用品的购买、登记、发放。 工作 任务 月初公司所有部门办公用品的预算登计情况。（每月5号之前公司所有部门上报各部门的办公用品的预算使用情况，特殊需要特殊对待。） 严格执行办公用品的领用、登记和发放制度，监控办公用品的使用情况，肚绝浪费。 树立成本意识，严格控制采购成本，降底营运成本、人力成本和损耗；监督检查不必要的人为的浪费现象。 职 责 四 职责表述：负责公司行政事务的监督管理工作 工作 任务 负责公司的资产管理，与财务衔接，建立固定资产帐目，监督管理使用情况。确保资产能合理使用，发挥最大的作用。 建立资材盘点制度和报损制度，对废旧物品提出处置意见，报总经理和财务审核后处理，防止公司财产流失； 对公司设备进行管理维修工作，及时与物业联系，保证公司能正常运作； 负责公司的安全保障工作，下班时要负责关好门窗、关掉所有电源、锁好门。 负责公司水、电的合理使用及节约措施。 ?负责公司内的复印、传真、打印等工作。 负责公司的公务用车管理，进行科学合理的调度。 负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅。 负责对公司内电脑、网络的管理、维修和升级。 负责监督检查每天的卫生值日情况，为公司员工营造一个干净舒适的办公环境。 职 责 五 职责表述：指导审核公司员工考勤管理工作和工资、电话费的编制发放工作。 工作 任务 监督检查新员工的指纹录入情况。 监督审核公司与各地市项目部每月的考勤上报及真实性。（每月5日前公司所属部门把考勤上报公司行政部，否则对部门及各地市项目负责人处以20-50元罚款） 每月5日和12日必须把当月的电话费及工资报表上报总经理审批，保证15日发放。 当月公司员工出差审请单的发放、登计和回收的监督工作。 职 责 六 职责表述：负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行 工作 任务 负责制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。 负责督促管理制度的有效执行，负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性职。 职 责 七 职责表述：部门内部管理工作 工作 任务 制订、修订办公室的工作程序和工作制度，并监控实施 负责公司办公室队伍建设，选拔、配备、评价下属人员。 责控制部门预算，降低部门管理费用。 负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行。 工作 任务 职责表述：标书的完成 按时完成领导交给的标书编写、排版、打印、装订工作。 职 责 八 职责表述：负责公司形象推广、公关活动?及企业文化建设 工作任务 负责公司形象设计和推广实施。 ?负责组织公司的来访接待工作。 负责组织并协调公司的公关危机处理。 负责公司网站的建设与更新。 建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理。 组织公司内部信息发布。 负责组织公司内部员工活动。 职责九 职责表述：完成总经理交付的其它任务 权力： 对总经理办公会议和总经理决议执行情况的监督权。 有权督促各部门按要求完成公司下达的任务。 有权检查督促对总经理安排贯彻执行情况。 调整公司管理制度的建议权，统筹制定公司规章制度的建议权。 对出差事务的审核权。 有权向公司各部门索取和询问必要的资料和情况。 有权催促各部门做好文件的整理归档工作。 对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权 权限内的财务审批权。 有