办公设备及办公用品管理规定.docVIP

树王管理模式 第 PAGE 6 页 共 NUMPAGES 6 页 ZB-XZ-ZD-08 办公设备及办公用品管理规定 总则 为规范公司办公设备及用品的采购、发放、使用和管理工作，降低办公成本，杜绝浪费，特制订本规定。 办公设备及用品的采购、发放和管理由行政人事中心归口管理。 行政人事中心负责办公设备及用品的采购工作，具体为总监负责采购计划制订，行政文秘负责办公用品保管、发放及登记管理。 办公设备及用品的采购、发放和管理同时接受财务中心的监督、检查和审计。 严格划分办公区域，使用频繁的公共设备启用专人保管和监督。 本规定适用于全体员工。 办公用品及办公设备、设施分类 办公用品： 笔类：笔及笔芯等； 钉类：曲别针、大头针、订书钉等； 记事本类：记事本、活页、稿纸； 袋夹类：文件夹、档案袋等； 工具类：剪刀、裁纸刀、直尺、订书机等； 纸类：复印纸、传真纸、便笺； 耗材：墨盒、碳粉、软盘、光盘、数据线等； 其它类等。 办公设备： 电脑、移动硬盘、U盘、扫描仪、打印机等； 电话机、传真机、复印机等； 投影仪、音响、DVD、VCD、电视机等； 摄影机、照相机等； 空调等其他。 办公器具 桌类：老板台、办公桌、会议桌、茶几等； 椅类：老板椅、办公椅、电脑椅、沙发等； 橱柜类：保险柜、文件柜、书柜、地橱等； 办公架：三层架、书架； 办公设施。 装修的固定办公设施； 壁挂：企业文化展板、壁画； 灯具； 办公用品的采购 办公用品的采购遵循“按需采购、保证供应、方便工作、降低成本”的原则。 办公用品的采购原则上采取年度预算、月度采购，具体按《办公用品采购程序》办理。 各部门应在每年12月20日前向行政人事中心申报下年度办公用品需求，由行政人事中心进行汇总编制年度办公费用预算计划。 行政人事中心按批准的年度办公费用预算计划和当月办公用品领用情况，统计、核查库存数量，确定下月的采购计划。 行政人事中心应及时对库存办公用品进行盘查，保持合理的库存量，核对购进和领用数量，对已耗用完的办公用品按规定进行申购补充。 办公用品采购时，行政人事中心采购人员应对所采购物资的质量进行逐一检查（如数量较大时，可采取抽查方式），以保证采购的办公设备及用品质量符合要求。 办公器具及设备的采购 办公器具及设备的采购遵循“方便工作、合理配置、降低成本”的原则 各部门若需新增办公器具及设备，应按要求填写《办公设备及用品申领表》后向行政人事中心申购，行政人事中心对各部门上报的办公器具及设备需求进行审核与协调，不能协调的按照日常采购程序申报采购。 办公器具及设备的采购必须坚持询价、比价的原则，大宗办公设备的采购可进行招标采购，具体按询价程序办理。 如属急需使用的以及预算外的办公器具和设备，可按审批权限进行审批，审核通过后报行政人事中心协调进行临时采购。 办公设备的采购须经相应审核权限人员批准后方可实施采购。 汽车等大型固定资产的采购由需求部门根据公司业务需要提请董事长批准后实施采购，由行政人事中心和其他相关部门共同实施。 办公设备及用品的领用和保管 办公设备及用品的采购登记。 办公设备及用品采购完毕后，将购进物资品名、规格和数量由前台接待验收保管并及时登记采购台帐。属固定资产范围的，同时报财务中心按规定建帐监管。 办公设备的领用登记。 办公用品及设备的领用按办公用品领用程序执行，原则上实行按月领用方式。 办公设备需报有相应审核权限的人员审核签字后，凭审核后的《办公设备及用品申领表》到行政人事中心进行登记领用。 属固定资产范畴的办公设备及用品的领用由部门总监申请，报经总经理批准后方可领用。 办公设备领用时，领用部门或人员应对所领用办公设备及用品的质量进行检查，对不符质量要求或存在质量问题的办公设备不予领用。 办公设备的产品说明书、使用说明书及保修资料等由行政人事中心实行统一保管。 办公用品的领用与保管。 办公用品由行政人事中心前台接待负责保管。 行政文秘应对办公设备及用品领用情况按月进行统计，并按月对库存办公设备及用品进行盘点，确保帐物相符。 每月底由办公室向各个部门发出下月办公用品领用需求表。各部门根据部门实际需求情况填写《办公用品需求表》并返回办公室。 办公室对返回的《办公用品需求表》进行审核，并及时对各部门总监反馈和商榷，以确定最后的领用量。 办公室将根据确定的《办公用品需求表》将各部门需求的办公物品一次性分发到各部门总监处，在由总监安排下发。 各部门人员领用的办公用品由各部门指定人员或领用人保管、使用。 领用的办公用品由领用人妥善保管，若当月遗失由领用人自行负责。 库存办公用品为常用办公用品，各部门如需领用常用办公用品以外的办公用品，应至少提前一周将需求情况及经审批的《办公设备及用品申领表》报行政人事中心，以便及时编制计划实施采购。 费用报销 办公设备及用品采购后，经办人员