宾客来访接待管理办法.docVIP

咸宁市幸乐食品有限公司 PAGE 1 咸宁市幸乐食品有限公司文件 咸幸乐办〔2015〕28号 关于下发《宾客来访接待管理办法》的通知 公司各部门： 为规范公司的接待管理工作，按照热情、周到、节俭、高效、廉洁原则，逐步促进公司接待工作的流程化、规范化建设，不断提高接待工作效率和水平，结合前期各类宾客来访参观所积累经验,特修订本办法。请大家遵照执行。 特此通知 咸宁市幸乐食品有限公司 二〇一五年八月十五日 咸宁市幸乐食品有限公司 PAGE PAGE 1 咸宁市幸乐食品有限公司 宾客来访接待管理办法 一 目的： 规范公司的接待管理工作，按照热情、周到、节俭、高效、廉洁原则，逐步促进公司接待工作的流程化、规范化建设，不断提高接待工作效率和水平，结合前期各类宾客来访参观所积累经验,特修订本办法。 二 范围： 用于规范公司各类宾客人员来访的接待管理工作。 三 管理原则： 归口管理原则 1.政府主管部门（含市、开发区）领导、重要新闻媒体记者、公司领导所安排的其它单位领导人员来访，由行政管理中心牵头、市场部、销售部等部门共同配合，做好接待事宜工作。 2.非涉及公司层面直接与各部门联系工作的一般外单位人员来访或涉及较强业务性接待事务，由对口部门具体负责接待工作，行政中心提供协助，如对口部门不明确的则由行政中心统筹安排接待。 3.新开发客户（包括潜在重要客户）来访、售后投诉分别归口由销售部牵头负责。 ㈡接待工作基本原则 1.坚持服务经营发展和效益原则。根据企业发展规划，积极主动宣传企业形象，强化公共和品牌意识。 2.坚持规范化、标准化、流程化、制度化的原则。 3.坚持勤俭节约、热情周到的原则。 4.坚持各职能部门设置专职人员负责对口接待的原则。 = 4 \* CHINESENUM3 四 各部门及相关人员职责 = 1 \* GB4 ㈠ 来访者 1.门岗处登记，登记完成后在门岗处领取临时出入牌。 2.受访人员前往门岗接待来访者并将来访者直接带往受访地点(或部门)。 3.来访结束后，来访者按路线回到门岗处，并将临时出入牌归还至门岗处后即可离开（如携带工厂内物品离厂需受访者提供《物资放行条》（附表三）给来访者，门岗回收《物资放行条》并确认无误后及时予以放行）。 = 2 \* GB4 ㈡ 行政管理中心（门岗） 1.门岗须问询来访人员目的，回复并进行《来访人员登记表》登记（附表二）。 2.门岗负责了解来访人员的目的和要求落实各环节的对口接待人员、地点、会务、后勤支持等准备事宜，通知各相关部门责任人做好接待过程中的组织协调和各类事务性工作，并安排来访人员在门岗处等候并联系受访部门人员前往接待（如已填写预约单根据预约单联系受访部门人员前往门岗处接待）并发放临时出入牌。 3.门岗须安排来访车辆停车位（送货车辆要引导司机按规定路线行驶并时刻关注送货车辆动态）。 4.门岗须车辆离厂时进行登记（送货车辆需打开车厢检查并给门岗递《物资放行条》（附表三），门岗回收《物资放行条》并确认无误后及时予以放行）。 = 3 \* GB4 ㈢ 受访部门 1.尽量做好提前预约，填写《预约·来访表》交行政管理中心。 2.协助来访者在门岗进行《来访人员登记表》登记。 3.提示来访者厂区内禁止随意走动，受访完毕后将来访者原路送行至门岗处。 4.认真做好接待过程中归属本部门职能工作要求。 ㈣其他：办公楼/楼外、公共区域卫生、各参观场所应提前打扫干净，各部门各自搞好本办公室卫生行政中心和相关部门负责； 五 接待流程及来访分类 = 1 \* GB4 ㈠ 有预约；受访部门提交申请表（附表一）→行政审核→门岗接待来访者并通知受访部门→受访部门接待→离厂→门岗进行离厂登记。 = 2 \* GB4 ㈡ 无预约；外来人员到门岗→门岗询问并登记→告知行政→行政分类通知受访部门→受访部门前往门岗处接待→来访者离厂→门岗进行离厂登记。 = 3 \* GB4 ㈢ 培训人员；培训部门提交名单与行政管理中心→门岗备案→培训部门安排接待相关事项→前往培训地点进行培训→培训完毕离厂（如需在食堂就餐