公司庆典、会议活动接待流程及组织分工(预案).doc

公司庆典活动、会议及重要接待筹备工作流程及组织分工预案 为提高公司庆典活动、会议和重要接待活动的工作效率和评价效果，以下是对公司此类工作的流程和组织分工做一个详细的预案，各部门相关人员在进行活动筹备和接待工作中，要严格按照确定的分工执行，各负其责。 一、公司参与活动、接待的部门和人员 组长（总负责）： 组员：企划部（ ），负责策划流程、场地布置、设计、摄影摄像。 行政部（ ），负责后勤保障、车辆、餐饮预定结算、现场接待、会议服务 人力资源部（ ）负责员工组织、通知。 一、筹备工作流程及要求 序号 筹备阶段 项目 要求 1 确认阶段 确定活动主题 明确活动的要求、内容和主题词 2 确定活动的规格、规模 明确活动规格、规模，接待嘉宾的职务、地位 3 确定活动日期、时间、地点 明确活动接待的具体日期，开始及持续时间，具体地点 4 确定参加人员名单 嘉宾名单、公司领导名单、参加员工名单、媒体名单 5 制定方案 制定活动的方案和详细流程 制定详细方案，设计活动流程，审核批准后严格执行 6 确定活动所需的场地 确认活动场地、会议场地、接待场地的具体场所和条件 7 制定场地布置方案 根据活动的要求，策划场地布置的具体方案和效果图 8 确定活动所需的用品、用具 根据活动的要求，分类列举活动所需的用品、用具和具体要求 9 确定工作人员组织分工 详细指定每一个工作人员所负责的工作，确保每项工作落实到人 10 活动准备 邀请、通知参会人员 列示参会名单，确保逐一通知，重要嘉宾需要再次确认 11 采购所需物品 提前将所需物品采购到位，需要调试的要提前调试到位 12 活动现场、会场布置 根据布置方案落实所需物品和操作人，并提前布置到位 13 确定用餐场地及规格 根据接待规格和人数，提前预定用餐场地，确定菜单饮品 14 确定车辆安排和行车路线 接送、考察、用餐等活动的车辆调度，提前规划行车路线 15 费用预算、申请、审批 制定详细的费用预算并申请报批 16 活动详细流程确保通知到领导和相关人员 活动流程确定后告知领导，并及时提醒 17 公司领导发言稿准备 按照公司领导要求准备活动发言稿或PPT 18 确定活动、会议主持人 根据活动要求，指定主持人，有必要可以外聘 19 安排摄影、摄像 指定专人摄影、摄像，确定拍摄的时间、地点、拍摄要求 20 邀请媒体记者采访报道 根据活动的主题，邀请适合的媒体采访，确定媒体和记者名单 21 落实节目表演节目单和演员名单 根据活动的需要，邀请演员表演，确定节目单和演员名单 22 后续工作 事后总结 活动资料汇总整理，同时总结不足 23 影像素材后期加工 汇总影像素材，加工剪辑，挑选应用 24 媒体报道落实确认 确认媒体新闻发布的时间，获取视频素材 25 费用结算报销 票证齐全，账目清楚 二、庆典活动、会议及重要接待组织分工 项目 工作内容 工作明细 负责部门 负责人 组织领导 总指挥 负责活动、会议、接待的全面领导和总指挥；协调和监督各工作组的工作。 筹备工作 方案拟定 根据不同活动的主题，制定相应的方案，设计活动流程 场地布置 根据活动方案的要求，选择专业展览或制作公司，设计和执行场地形象布置和氛围营造 工作分工 按照活动方案的安排，参考本预案，将具体工作落实到人，并确定时间进度和工作要求 用品准备 根据活动方案要求，采购和准备活动所需的用品、用具 宣传品展示品设计 准备公司宣传资料、产品宣传资料，设计制作欢迎标牌、喷绘背景等展示用品 酒店安排 根据活动需要，确定人数，预定酒店，安排嘉宾住宿 餐饮安排 根据活动需要和日程，确定人数，安排活动及嘉宾用餐 礼品准备 根据活动需要，确定人数，采购礼品 车辆安排 车辆使用调度，包括安排接机、迎送、日常活动有关车辆，并指定司机，设计活动期间交通路线，确保车况，确定提前出车时间 人员邀约 邀请嘉宾 落实邀请嘉宾的人数、时间，取得名单，是否接送 告知公司领导 将活动流程详细汇报给公司领导，尤其是公司领导主持和参与的环节，确保知晓，活动中还需进一步提醒 邀约媒体 邀请新闻媒体参加活动，现场采访报道，新闻撰写、发布 邀约演员、主持人 落实演员名单、节目单、演出时间及节目设备道具等要求 组织员工 整理参加活动员工名单，确认落实会议及迎接人员，逐一通知落实时间及着装要求。组织员工列队迎接或组织员工方队参加活动 迎送接待 接机接站 确定嘉宾航班、车次、时间，安排车辆和接待人员 交通路线 按照行程和道路状况，提前规划好行车路线，计算途中时间 会议接待 安排到会嘉宾签到、落座，发放会议资料等 欢迎LED标语 确定LED屏播放内容，提前操作 现场组织 会场协调 控制活动流程进行，处理突发事件 会场秩序 组织员工，调整队列和控制会场