信息系统论文O的A在企业运用.docVIP

2009届MBA信息管理论文 OA管理信息系统 姓 名： 学 号： 工作单位： 信 箱： 摘 要 办公自动化(Office Automation,OA)以系统科学为理论基础,行为科学为主导,综合运用信息技术来提高劳动生产率,改善内部管理体制,促进企业基础信息的融合,为企业快速准确的提供决策信息。通过运用信息技术改善企业绩效，提高企业竞争力，已成了各行各业的共识，尤其在汽车工业相关的传统工业，其特点和国际形势决定了办公自动化是我们发展的必由之路。 本文重点讨论了如何将日常工作流程与办公系统相结合,以实现自定义业务流程的通用灵活的办公自动化系统。 本文首先分析了系统应用前的工作状况，然后提出了流程优化的方案，最后结合实际业务需求,给出了一个结构清晰、配置简单的系统设计方案，并分析了系统应用后带来的实际效果。 关键词：办公自动化 信息技术 流程优化 效率 目 录 引言 OA自动化办公系统概述 1.2 公司实施OA系统管理的意义 公司实施OA前状况研究 2.1管理工作中目前存在的主要问题 2.2 OA实施必要性分析 制定OA方案 3.1 网络结构与安全 3.2 结合OA系统进行流程优化 3.3 主要功能模块介绍 OA实施现状 4.1 实施成效 4.2 改进建议 第五章 总结 参考文献 第一章 引 言 1.1 OA自动化办公系统概述 通常，OA 就是办公自动化，英文Office Automation的缩写。通过流程或特定环节与日常事务联系在一起，使公文在流转、审批、发布等方面提高效率，实现办公管理规范化和信息规范化，降低企业运行成本的一套系统的统称。 ???广义面言，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，便有不同的功能表现： ??? 对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统（ DSS）。OA运用科学的数学模型，结合企业内部／外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据； ??? 对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“ 数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率； ??? 对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。① 1.2 公司实施OA系统管理的意义 办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。 通过实施OA系统管理实现了以下功能： (一)建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。 (二)建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。 (三)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单 位协同工作的效率。 （四）实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索 存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下 来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。 （五）辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。 （六）信息集成。我们每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。 （七）实现分