房地产公司档案管理制度剖析.doc

珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 目 录 TOC \o 1-3 \h \z \u 第一章 宝迪系统安装 3 第二章 宝迪系统简易操作 5 第三章 档案整理方法 19 第四章 档案资料移交 23 第五章 档案资料的借阅 25 第一章 宝迪系统安装 根据公司领导有关要求与指示，为提高我司工程档案管理效能，规范工程档案与工程资料电子文件的收集、整理、运用，保证电子文件及电子档案真实性、可靠性、安全性，实现数字化办公，我司指定数字化档案系统：BD2006数字化档案管理系统（以下简称：宝迪系统）； 双击安装程序 ； 进入安装界面，按提示点击“下一步”及“确定”； 在电脑桌面找到档案管理系统并双击； 当出现登录信息时， 请按服务器名：172.16.9.2/登录名：SA/口令：空白 用户信息验证，如果使用用户有使用的用户名及密码可直接输入，若无，可用房地产公司公共查询用户名（DC口令：123456） 点击窗口功能中的将网络版设置成即已完成整个宝迪的安装及宝迪内网的设置。 第二章 宝迪系统简易操作 界面导览 图2.1.1 [主菜单栏]：宝迪系统共有5个主菜单栏，分别是“系统”、“编辑”、“工具”、“年报”、“窗口”、“帮助”，每个主菜单栏包括多个子菜单或菜单项。每个菜单项就是一个“特殊”交互式的功能命令。 [工具栏]：是由一组常用功能命令按钮组成，有些功能按钮带有下拉按钮。按钮功能和主菜单栏中的菜单项的功能一样。 [档案类型区]：显示档案分类情况，包括一级分类、二级分类,如：“文书档案” 为一级分类，“归档文件目录”、“案卷目录”、“卷内文件目录”则是文书档案类的三个子类，即并列的三个二级分类。 [档案数据编辑区]：主要编辑选中的档案类型，档案数据的输入、查询、修改、删除详细信息都在该区域显示。 [窗口功能按钮栏]：主要显示“窗口”主菜单的内容，由于这些功能经常使用，而且功能项多，单独在‘窗口功能按钮栏’显示，以便用户快速调用。 [窗口功能区]：显示‘窗口功能按钮栏’中的某一个按钮的功能操作项。 数据输入 数据输入是一个系统的基本的功能之一，宝迪系统可以设置个性化的输入方式。其操作参考 “数据设计”。 1、操作步骤： 1) 在[ 档案类型区 ]用鼠标点击“资料室”前面的‘+’或者直接双击“资料室”，再点击“XX部”前面的‘+’或者直接双击“XX部”，再用鼠标单击“资料目录”； 2) 点击“编辑”主菜单的“输入数据”菜单项，弹出数据输入窗口； 3) 输入档案数据，输入内容：如“序号”、“日期”、“来文单位”、“工程名称”、“文件类型”、“文件编号”、“主体概要”、“收文单位”“经办人”...。 4) 单击工具栏中的“保存”按钮将数据存入系统； 2、电子文件管理 因为电子文件的文件格式和产生具有多样性，所以在电子文件管理方面，系统提供了两种管理方式，即通过[窗口功能按钮栏]的“图像”和“文件”； [图像] 支持*.jpg,*.jpeg,*.bmp,*.ico,*.emf,*.wmf,*.tif，图片格式，通过下面三种方 式将图片格式的档案入库； √ 纸质档案，通过直接联机扫描仪，将其扫描成电子文件，并“压缩入库”； √ 对于已有的电子文件，通过“拷贝”、“粘贴”功能，复制到系统中，再“压缩入库”； √ 通过“打开文件”，直接从系统外引入图片文件，再“压缩入库”； [文件] 支持所有格式的电子文件，但是没有直接连接扫描仪的功能； √ 在系统中选中要引入的电子文件，按鼠标右键选复制功能，再通过［文件］中的“粘贴”功能，将电子文件复制到档案系统中，最后选择“存入当前记录”； √ 通过“打开文件”，直接从系统外引入文件，“存入新增记录”； 说明： 输入内容可以根据用户的具体情况而定； 电子文件的录入可以在数据输入或数据修改两种状态下输入； 输入数据有两种输入方法，一种‘下拉式弹出菜单’，即用鼠标选中“资料目录”，再点鼠标右键，弹出下拉式菜单，选中“数据输入”菜单项；另一种“快速引导法”，用鼠标点击［窗口功能按钮栏］中的“开始”按钮，再依次双击 “数据输入”——“定制档案”——“房地产公司”——“资料室”——“XX部”——“资料目录”，最后弹出输入窗口； 数据输入界面可以通过系统再设定，生成个性化的界面。 数据修改 宝迪系统有两种方法能满足用户修改数据的要求，分别是在输入数据状态和数据修改状态下修改。 1、数据输入状态 在输入数据时，如果发现文件输入有误，用鼠标点击工具栏“前一个记录”，“后一个记录”按钮来选择数据，修改后点击工具栏的“保存”按钮保存修改后的数据； 2、数据修