浅述企业现代化与信息化的档案管理-精选资料.docVIP

浅述企业现代化与信息化的档案管理 　　:Promote the modernization of archives management and the development of information construction, which is the inevitable trend of the development of archives management, how to improve the modern management of enterprise archives that is imminent。 　　Keywords: mend, improve, heighten, perfect 　　随着社会现代化进程脚步的加快以及计算机的普及，信息化在我们这个时代及国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。企业管理中的档案管理也在逐步走向现代化和信息化。推进企业档案管理现代化和开展信息化建设，是档案管理工作发展的必然趋势。如何搞好企业档案的现代化和信息化管理已显得迫在眉睫。 　　企业现代化和信息化的档案管理具有重要意义 　　企业档案管理现代化、信息化是企业管理发展中的必然趋势，是现今档案事业发展的重要方向，档案信息管理是否合理是国民经济发展的重要保证。在以知识和信息为主要特征的知识经济时代背景下，各类信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已经成熟应用，所以我们必须加快企业档案的现代化和信息化管理进程。 　　随着现代科学技术的发展，特别是随着计算机管理档案软件的开发、利用、升级，以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术，已经在各层次档案管理系统中得到广泛地应用。所以，在企业档案管理工作中进行现代化和信息化的管理显然具有跨时代的意义。 　　2 企业现代化和信息化档案管理的必要性 　　2.1 企业档案管理需要现代化和信息化 　　 当前，企业档案管理现代化和信息化的主要内容，就是充分利用计算机在档案管理中的运用，建立健全电子档案库，利用计算机系统和一些必要的辅助设备使档案存储形成数字化和信息化。档案形成有效的现代化和信息化管理之后，就可以拓展其档案工作服务的领域，让档案服务的对象多元化发展。这其中最关键的是使档案管理成为一机读档和档案信息媒体多元化，利用计算机这一优势将档案信息以图像、视频、音频、动画等形式多元化的储存和利用。使员工和用户可通过网络，在办公室和家庭就可以利用远程浏览、检索。充分利用电子档案库，以员工和用户为中心，面向他们提供多种形式的信息网络化服务。 　　2.2保证档案文件的完整性和完善档案的服务功能，必须要进行档案管理的现代化和信息化建设 　　首先，档案管理工作者由于长期处于封闭或半封闭的工作环境中，与其他行业从业人员来比较，必然就要求其有一种勤勤恳恳、不怕苦不怕累、不求名利的敬业精神，但其中也不乏少数人思想观念陈旧、保守，与社会接触较少，社会协调能力也就变得孱弱。其次，过去的档案管理模式受条件制约，虽然对档案管理也非常重视，但文件信息的录入和存储都比较原始化，有许多不尽如人意的地方，所以加大档案信息化管理的投入已经是势在必行。虽然制约档案管理的因素有很多，如资金、人才、设备等，但其中取决定性因素的是决策层缺乏对档案现代化管理和建设的意识。由于缺乏这种现代化的管理意识，致使对于多年前的档案信息与原文件信息，在核对登记中存在个别的错误，从而造成文件录入中的断档、漏登；也或者由于其他种种原因文件的归档不及时造成文件遗失等，给以后的工程工作或者其他办公工作造成不便及不必要的麻烦。所以，当务之急应当对档案管理工作进行完善，做到文件随出随归档，减少档案再次集中整理增加不必要的工作量，从而也相应的减少了失误和登记错误，以确保资料文件的真实性和完整性。 　　由此可以看出，我们必须要在原有的档案管理模式下，运用电脑技术使其记录内容全面、客观、动态。对档案功能应进行重新定位，对档案工作中原有的重要部分应该予以保留，对其中不合理的部分给予剔除。根据各部门的职能不同和各种类型的档案，有必要做出相应的分类和不同的管理标准，最大程度地实现所有部门的信息共享，从而形成合理统一的管理体系。 　　2.3提高企业档案管理人员的素质及业务水平 　　为适应现代快捷有序的工作，就必须要做好企业档案管理工作，这个前提就需要企业中的档案管理人员有较强的理论水平和业务能力。 　　单位应定期组织档案人员参加专业培训和业务培训，及时抓好档案人员的在职培训和进修，以此来提升档案管理人员的知识结构和整体水平，树立档案人员的责任心，从而提高档案管理能力。 　　发挥档案管理人员的主观能动性，及时查找出自身的不足，根据自己的业务水平、知识结构、工作能力、管理水平等方面做出综合评价，以便在日常工作中不断提高自己的