加快数字化建设促进档案信息服务升级.docVIP

PAGE PAGE 1 加快数字化建设促进档案信息服务升级 　　摘要：档案信息化必然成为档案事业发展的战略选择，也是档案事业实现改革与发展的重要契机。电子文件的大量积累，促使档案工作的重心逐渐从实体向信息转移。加快档案信息的组织再加工，促进档案信息服务升级。 　　关键词：档案信息化信息服务 　　随着计算机、网络技术的迅猛发展，局域网、互联网已经成为信息交流最便捷的途径，社会的前进、公众的要求促使档案部门必须加快信息化建设。然而，传统档案馆在信息化建设方面滞后于社会的发展，观念和运作方式都亟需改变。 　　1.档案信息化趋势 　　20世纪中期以后，随着计算机、网络技术的迅猛发展，电子商务、电子政务在短时期内迅速普及，在各个领域产生了大量的数字化文件，这些具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件等称为电子档案。随着档案媒介从纸质向电子转变，档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念都发生了重大的变革。 　　国家档案事业发展“十二五”计划明确提出——要“加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设；加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设；实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造一站式档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务”。 　　随着国家档案战略的提出，许多省市纷纷开展了数字档案馆的建设，有的还提出了“全面数字化”战略，档案数字化成果的利用率不断提高。但总体来说，档案部门对档案信息化在新时期档案事业发展中的战略地位认识不足，危机意识和机遇意识不强，认为档案信息化可有可无、可快可慢，导致许多档案部门在档案信息化方面缺乏主动作为，严重影响了档案信息化的进度，也影响了档案事业的改革与发展。 　　2.信息化进展缓慢的原因 　　2.1对电子文件的安全性、原始性的怀疑 　　档案是历史的再现，档案的历史属性是其本质属性，而电子文件生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，并且极易被篡改，因此长期以来，有些档案部门对电子文件的原始性、安全性持怀疑态度，坚持以纸质文件存档。 　　这种担忧是不必要的。随着管理方法的完善与信息技术的进步，人们能够有效地管理电子文件。电子文件元数据规范、封装技术、迁移技术的日趋成熟，使电子文件对软硬件系统的依赖逐步减少，极大地推进了电子文件真实可靠、长久保存的可能。各种实验证明，高质量的光盘有非常稳定的特性，可以适合长期存储的应用。世界上著名CD-R的制造商，都对CD-R光盘的寿命进行了测试，得出的结论是：CD-R光盘的寿命至少是100年。2005年“电子签名法”的出台，赋予可靠电子签名与手写签名或盖章具有同等的法律效力，扫除了电子签名在电子商务、电子政务和其他领域中应用的法律障碍。 　　2.2双轨制的实行减缓了对档案数字化的需求 　　目前，我国绝大多单位以纸质电子并存的“双轨制”来应对电子文件的挑战。许多单位在文件处理时采用电子流程，但以纸质文件存档，这样做的结果就是电子文件的流失，大大抵消了信息化的优势，降低了工作效率。 　　首先，音频、视频、数据库、多媒体文件等类型的电子文件是无法打印成纸质文件的；其次电子邮件、电子订单等类型的电子文件的证据效力依赖于计算机系统中背景信息。 　　纵观世界各国，唯有中国仍然在全面推行“双轨制”和“双套制”模式管理电子文件，而美国、英国、德国、日本等许多先进国家均逐步推进或已经实现了“单轨制”与“单套制”模式。 　　2.3档案数字化建设需要大量的人力物力财力的投入。 　　档案信息化无论是应用软件开发、系统平台建设，还是海量档案的数字化转换、档案基础数据库的建设，都需要一定资金的投入，但目前许多单位在档案信息化方面的投入有限，不能系统地组织大规模的档案信息资源建设和信息化基础建设，严重地影响了档案信息化的推进。 　　而档案数字化初期必然有大量繁琐的重复性工作，历时较长，档案部门在数字化过程中也容易产生疲倦退缩，特别是对档案数字化的意义和作用认识不足，导致档案数据库建设缓慢，甚至停顿。 　　3.信息服务是档案事业发展的战略选择 　　信息技术的快速发展和广泛应用，引发了全球性产业革命——信息产业革命。档案作为信息资源的重要组成部分，档案信息化必然成为档案事业发展的战略选择，也是档案事业实现改革与发展的重要契机。 　　电子政务和电子商务的普遍应用，大大拓宽了档案信息的服务空间，对档案资源服务的内容和方式提出了更高的要求，不再满足于简单的文献传递，促使档案工作跳出传统的狭窄思维，适应社会发展，改变管理理念，创新服务方式，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，以适应社会发展和国家信息化建设的需要。 　　4.加快档案信息资源建设，促进信息服务升级 　　文件媒介