浅谈机关文秘人员修养与业务素质的提升.docVIP

PAGE PAGE 1 浅谈机关文秘人员修养与业务素质的提升 　　【摘　要】文秘是党政部门和企事业单位必设的工作岗位，在新时期作为一种工作职务，不仅仅是传统意义上的抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用；同时，就一般情况而言，机关、企事业单位的文字秘书又是文书档案的管理者。因此，文秘的自身素质决定了文书档案的价值。 　　【关键词】机关；文秘；素质；提升 　　目前，文秘人员素质和修养存在的主要问题是：一些机关和企业文秘综合素质不够全面，能胜任文字秘书又兼文书档案管理的人员数量少，只能完成传统意义上的秘书工作，与新时期需要的适用型、技能型、复合型的高素质综合性人才还相距甚远。如何提高机关文秘人员的素养，笔者认为因从以下几个方面做起： 　　一、机关文秘人员修养重在“德”“谋”“书”三个方面 　　（一）重德。“德才兼备，以德为重”。一个文秘人员，若不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶”、“王佐之才”，也不能算是一个合格的秘书。如果没有“富贵不淫、贫贱不移”，“宁公而贫，不私而富”，“君子修道重德，不为困而改节”的思想品德，廉洁奉公、勤政为民、一尘不染的政治本色，艰苦奋斗、任劳任怨的工作态度，是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“体现”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”，要求文秘人员必须具备诚实正直、心明步正，谦虚谨慎、兢兢业业，恪尽职责、严守机密，互相补台、竟而不妒的道德修养。 　　（二）善谋。由于秘书人员直接为领导提供服务，对领导提供精力和智力补充，因而人们常称秘书为领导的“外脑”，当好“外脑”就是秘书“善谋”的应有之义。那么秘书人员怎样才能做到“善谋”呢？首先，要有正确的角色意识。秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张。其次，要深刻领会领导意图。要“参”到点子上，“谋”到关键处，必须准确理解和把握领导意图。第三，注重进言技巧，要根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉，含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见。 　　（三）擅书。擅长书写文稿，应该是秘书人员最基本的素质要求。为了综合提高秘书人员的文稿质量，要特别抓住四个环节：一抓学习练内功。在学习内容上侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学科技知识，以拓宽知识面，在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高，使撰写的文稿血肉俱全。二抓锻炼能力。秘书人员要深入基层调查研究，吃透“下情”，广泛涉猎第一手资料，既能填充自身的“资料库”，增强写作能力；又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。三抓借鉴采众长。要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息，汲取精华，为己所用；文秘人员要利用赴各地学习考察的有利条件，不断开阔视野，增长见识、才干。四抓管理促效率。要建立健全各项规章制度，实现管理的规范化、制度化和科学化。 　　二、增强秘书人员“六种意识”，适应新时代发展的客观需要 　　（一）自我意识。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点，但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体。如果没有自我意识，何言“参与政务”？又何言“管理事务”？因此，作为一个秘书人员，应该锻炬和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。 　　（二）信息意识。当今时代是一个信息时代，增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息，秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍，把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力，而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。 　　（三）超前意识。超前意识是秘书人员在领导决策之前的思维活动和心理感受，它受秘书人员自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。秘书人员科学、准确的超前意识，可以对领导决策发挥积极的推动作用；反之，则有可能影响领导决策的正确性。 　　（四）创新意识。在新形势下，要发挥秘书人员的创造性，就要发挥他们的主观能动性，大胆地让他们出点子、想办法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手；领导同志也应该给秘书人员以充分的信任和支持，不要仅在收发文本或文字材料上提要求，而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。 　　（五）竞争意识。目前，秘书人员的文化层次呈上升趋势，高学历者越来越多，这固然是一个优势，但高学历并不一定就有高水平，所以，秘书人员无论文化层次高低、经验丰富与否，都要具备竞争意识，只有在竞争中，才能加快工作节奏，提高工作效率。 　　（六）责任意识。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一