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PAGE PAGE 1 浅谈海外工程商务信函写作和策略 　　摘要：海外项目的商务信函写作，需要有合同条款的理解深度、项目本身的认知能力和信函写作水平都是必要的基础。有了这些基础，再运用正确的策略，为撰写好一篇商务信函创造一个好的条件。 　　关键词：合同管理商务信函格式，开篇和结尾，写作策略，深刻理解合同条款 　　中图分类号：K826.16文献标识码：A文章编号： 　　从事过海外工程项目的管理人员都会对工程中纷繁复杂的书面文件有深刻的印象。出来双方签订的合同外，商务信函和各类文件的书面往来是各方沟通的主要方式。一般合同方之间的通知（notice）、提议（proposal）、递交（submission）、批准同意(approval)、决定(decision)、索赔（claim）等，都应该采取书面方式。合同各方往来的商务信函对双方具有法定约束力，不得随意更改。对商务信函的管理是合同管理的重要组成部分。在此，本文就结合笔者近十几年在海外工程实施和合同管理的实践和体会，对海外工程中的商务信函实务写作做些简单的探讨： 　　写好信函的知识基础 　　首先，写好商务信函应具有以下基础： 　　深厚的合同功底，了解国际通用条款(如FIDIC合同条款)、熟知本项目所采用的合同文件。 　　对所从事的工程行业有较好的了解和认知，能了解、掌握本项目的全面工作进展情，知道事件的前因后果，并能分清楚主次关系。 　　良好的语言表达能力和写作能力。 　　二、信函的基本格式 　　在工程项目中使用的商务信函都应该是正式的书面信函。相对与国内的中文信函，英文信函在格式和语言上都有比较固定的格式和规范。 　　信头（Letterheading），主要包括发信人公司名称，标识（LOGO），地址，电话，传真等基本信息，一般在信函的最上方。 　　信函编号(Referenceno.)：由于一个项目工程信函一般都会比较多，通常发信人都会为信函编号，一般来说，信函的编号不应该紧紧是一个数字，而应该也有一个比较固定的格式，并在这个格式中反映较多的信息。如某信函的编号为CFMCC/BD/DWASA/120817/01,其中CFMCC代表发函公司，BD代表国家，DWASA代表部门，120817代表年月日，01则为编号。信函编号一般放在信头下方。 　　日期(Date)：即发函的具体日期，通常在信头的下方并和编号平行。 　　收信方(Towhom)：是指接收信函的公司或机构名称，如业主、监理或分包商，通常用To:xxxx的形式指定，收信方一般要有对方名称（全称），地址的详细信息。 　　收信人(Attention)：指的是信函指定的接受人，通常是合同中约定的各方授权代表，通常用attention:xxxx的形式指定，收信人一般要有收信人的姓名（全名）和职务。 　　主题(Subject)：是指信函所包含的主要内容，即标题。通常以Subject或sub的形式来引出信函标题。 　　正文(Bodyofletter)：信函的主要部分和内容。 　　结束语（Complementaryclose):即一种客套语，类似于中文中的“此致敬礼”或“谨启”，常用的有“您真实的”Yourstruly,“您真诚的”Yourssincerely等等。 　　发信人(FromWhom)：是指以其名义发信的人。在这里需要注意的是，海外项目中通常发信人是合同中约定的项目授权代表，而不是信函的起草人。发信人一般要包括发信人的姓名和职务，并要有发信人的亲笔签名或印章。 　　附件（Enclosure或attachment）: 　　海外项目商务信函作为一种十分正式的文件，应设计得清楚、简练、实用、美观，并一般应要求计算机打印。打印时，信函的各个部分要安排得当，字体不能太小、太密。 　　三、信函写作中的策略 　　常见的开篇句――开篇明义 　　在海外工程实施的实际工作中，工程商务信函的数量非常之多，为了方便各方清楚递交本信函的来由和原因，并能迅速引起收信人的注意，通常在信函的第一句都要说明所要回复的信函编号、日期并重申一下该信函的内容或观点，并紧接着表明自己的态度。 　　例如： 　　Withreferencetoyourletterref.noDWASA/CN/CFMCC/120506/02dt6May,2012regardingtheissuingthePerformanceGuaranteeandAdvancePaymentGuaranteebyourcompanyfortheproject,Weregrettoinformyouthatwecannotagreewiththecontentofyourletterandwouldliketorespondasfollows: 　　(根据你方2012年5月6日信函DWASA/CN/CFM