城建档案保管与利用工作.ppt

* * 城建档案保管与利用工作 一、城建档案保管工作 城建档案保管工作就是采用有效地保护技术和保管方法，集中统一地保管好城建档案，保护党和国家机密的安全，延长档案的寿命，以便更好地发挥城建档案的作用，为加快城市建设和科学管理城市服务，为社会主义事业服务。 二、保管工作的产生原因 （一）人为原因 （二）自然原因 1、内因 2、外因 三、库房管理 （一）档案架（柜）的排放和编号 1、排列一致，横竖成行，如有大小式样不同的架（柜）子，则应适当分类，尽可能做到整齐一致。 2、有窗库房的架（柜）排列，应与窗户垂直，以避免强烈光线直射，无窗库房架（柜）的排列，纵横均可，但注意不要有碍通风。 3、架（柜）排列应注意最大限度地利用库房的地面与空间，但是也要便于档案的搬运和取放，不宜太松太紧，架（柜）子之间的主要通道的宽度应便于档案小型搬运工具（如手推车）的通行，一般可在一米至一米二之间。一般的，非密集架，架与架之间的距离以八十厘米左右为宜，柜与柜间的距离应适当加宽。 4、编号方法：为了便于对库房内档案的管理和能够迅速地存取，所有档案架（柜）应进行统一编号，编号方法是自门口起从左到右编号，每栏的格自上而下编号。 （二）调节库房内温湿度 城建档案库房的温度应保持在14℃—20℃之间，空气的相当湿度应保持在50％—65％较为适宜，为保持库房内正常温湿度，应该经常注意库房内温湿度调节，可以采用空调、暖气、加湿器、抽湿机等设备。必要时，可以采取自然通风的方法来调节温湿度，档案管理人员要每天记录库房温湿度的变化情况。 （三）保持库房清洁卫生，防止灰尘。 库房内保持清洁卫生，不但能创造较好的工作环境，而且也是保护城建档案的一项措施。 （四）杀虫、灭菌 一旦库房内发生害虫和菌类时，采取各种有效方法来杀虫和灭菌，在选择杀虫、灭菌方法时，必须充分考虑到城建档案制成材料的特点，以防城建档案本身的破坏。 （五）防光 （六）防火 库房内严禁吸烟，定期检查电器，照明设备，消除隐患，为防止火灾，档案库房内应设有防火装置，如自动报警器、灭火器等。 四、档案库房排架及存放位置索引排架编号 （一）分类排架法 1、优点 2、缺点 （二）固定排架法 1、优点 2、缺点 （三）档案存放位置索引 为了便于保管工作切实掌握档案馆档案的存放情况和迅速地取放档案，还必须把所排放好的档案，作出存放位置的索引，给予排架号。 排架号通常由楼、层、房间、档案柜(架)号、列、格等内容。 举例：2 1 15 4 6 16 　　五、城建档案利用工作的内容与意义 城建档案提供利用工作是档案馆（室）通过一定的方式提供档案为利用者利用，为社会各项事业服务的工作，习惯上亦称档案利用工作。 　　应该说明的是“档案利用工作”和“利用档案”为两个既有密切联系又有区别的概念，前者是指档案部门为利用者提供档案和各种相关服务，后者则是利用者为了研究各种问题到档案馆（室）利用档案。 　　（一）、城建档案利用工作的内容基本上包括两个部分：一是准备档案检索工具，编辑介绍和报道档案馆（室）保存档案的内容和成份，为提供利用作好准备。二是通过各种方式和手段提供档案资料为社会各项工作服务，这是目前城建档案利用工作的核心内容。 　　（二）、城建档案工作的根本目的就是开发城建档案信息资源，服务经济建设，城建档案利用工作是达到这一目的直接途径，所以，城建档案利用工作是城建档案业务工作的中心环节，在整个城建档案工作中占有极为重要的地位。其作用表现在以下几个方面： 　　第一，城建档案利用工作是城建档案业务工作中最富有活力的环节。档案工作者通过向社会提供档案与社会各界发生直接联系，充分发挥档案的作用，满足多方面的需求，扩大档案工作的社会影响。事实证明，利用工作开展得好的档案部门，工作就有生气、有活力，就会得到领导和社会的重视，就会获得自身发展的良好条件。从档案工作的发展看，进一步加强档案利用工作，是搞活档案工作的重要手段，也是今后一个时期的重点。 　　第二、做好利用工作是带动整个城建档案工作发展的关键步骤。通过档案利用工作能够比较客观地发现档案工作其他业务环节中存在的问题和不足，如收集是否完整、整理是否规范、档案鉴定是否科学、检索工具是否适用等等。同时，随着档案利用工作的不断发展，会对其他业务工作提出许多新的要求，在利用工作的带动和促进下，这些工作就会得到相应的发展。 　　第三、搞好利用工作能够促进档案工作由被动变主动，做好做活档案工作。档案利用工作是一项服务性工作，只有通过积极优质的服务，把死档案变成活档案，才能使档案工作变被动为主动。而且利用工作也是做活档案工作的关键环节，利用工作有了灵活性，能够很好地满足各