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档案管理数字化的优势及问题分析 　　摘要：计算机和网络的发展给档案实行数字化管理带来了许多方便和优越性，同时在实施过程中也存一些问题。本文通过档案数字化管理优越性的认识、问题的分析、对策的探讨等，思考研究如何利用好计算机和网络，促进档案管理数字化的发展。 　　关键词：档案管理 数字化 分析 　　随着计算机技术和互联网知识应用的迅速发展普及，文字信息处理技术也发生了前所未有的变化，从而促进了办公自动化的进程。文件由磁、电、光学及其他介质为主要载体的形式替代了原始单一的纸质文件，并由此产生了大量的数字信息，即电子档案。因此，传统的档案管理模式已不适应现代化管理的要求，这些变化对档案管理是机遇与挑战并存，档案管理工作者应抓住有利时机，加快档案管理现代化建设的步伐。对此，笔者谈点认识。 　　一、对档案管理数字化的理解 　　数字化档案管理是信息社会广泛使用数字技术的产物，也是档案事业发展的必然趋势。为了正确理解数字化档案管理，就应该先了解数字技术的概念。数字技术是随计算机技术的发展而产生和发展起来的，是任何形式的原始信息（如人们可以感觉到声音、文字、图像及其它光信号）通过专用设备转换为电信号，然后再把电信号转换计算机所需的数字信号，最后通过计算机和其它设备，再恢复该数字信号转换成光信号。这种技术被称为数字技术。数字信息技术处理之后，各类文档被转换成数字信息，并以数字信息的形式存储、传输和提供。数字化档案管理，顾名思义，就是利用数字技术进行文件管理。具体来讲，利用数字化对档案进行管理具有以下优越性： 　　1.加快办公自动化，降低档案管理成本 　　目前，各级机关、企事业单位现有的文书档案内容繁琐、形式多样、分类细、费时又费力。真正全面实施数字化后，就可以将所有文件信息通过网络传输发放，不需要打印在纸张上。存档也只需将文件拷贝（或是扫描）一下，交给档案部门统一管理归档即可，这样可以节省工作时间，提高工作效率，档案管理部门也不必花费大量人力、物力、财力来建库房，以及相关的防潮、防尘等工作，也不需要装订、立卷，利用时只需通过计算机查询就可以了。 　　2.提高档案查阅速度，实现资源共享 　　实现数字化档案管理后，查询节省了时间，提供了方便。如法令文件，可以在本部门网站上创建一个以数据文件为基础的网上数据库，无需设置密码，任何人任何时间都可以点击访问，真正实现文件信息向社会提供各种服务。对于机密文件，可通过电子邮件等形式授予他们一次性的查阅权利，不仅方便，而且还解决了保密和使用之间的矛盾关系。 　　3.有利于提高档案管理系统行业的质量，提高档案管理的专业技能 　　数字化档案管理的实施对专业人员结构提出了更高的要求，一方面，高科技的专业计算机和网络设备需要一些具有较强专业技能知识的技术人员去维护，才能保障办公自动化的基础设施正常运行。另一方面，随着专业知识和信息技术发展水平的不断提高，各级应用文件管理软件需要不断升级和更新，相应的软件开发是必不可少的。 　　二、档案管理数字化存在的问题 　　1.安全问题 　　数字化档案管理的运行使工作效率得到很大提高，同时，也产生了诸如录入与检索问题、开放与安全问题、以及资源的权属问题之间的矛盾。这些问题的产生和处理又会衍生查找内容不全面、安全保密措施不到位、储存的信息被不明原因的修改等一系列新问题。为了更好的把新问题解决在萌芽状态，应该做好以下几个方面的工作：一要选择好储存格式，依据信息形式特点的不同，配置高性能、实用性强、容量足够大的存储设备，使信息在被选用时操作便捷，安全而不易被破坏；二要加强标识规范性建设，方便文件分类、归档以及检索；三要遵守国家、部门相关制度规定，《档案法》第十九条明确提出了我国档案开放的期限及其基本原则，要根据档案的性质做到该开放的对社会开放，限制利用的就不得对社会开放。档案的开放利用审查鉴定是专业技术性与政策性相结合的综合性工作。鉴定审查工作包含档案管理、行政管理、公共管理、知识产权、法律关系、信息安全等多方面的事宜，只有充分综合掌握才能正确对档案的开放性做出确定。 　　2.资金保障 　　数字化档案管理所需资金数字是巨大的。由于现行的档案管理主体是以纸质为主，不能适应信息化时代发展的需求，满足不了数字信息利用的要求，只有通过利用计算机、扫描仪等专业设备进行信息转换，将纸质档案转化成数字档案，并通过应用软件及硬件设施的支持才能实现数字化管理。而应用软件的研发和专业硬件设备的配备都需要一定的财力支持，同时在档案管理人员的专业技能知识培训上也需要一定数额的资金。资金的到位，领导的重视是实现数字化管理档案的重要保障。否则，档案管理实现数字化的发展前景就会受到不同程度的制约。 　　三、档案数字化管理的措施 　　1.加强人才队伍的培养 　　档案管理人员要适应计算