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文件名称 天津卓朗科技发展有限公司 办公用品申购管理规定 编号：AMG6F-001-2011 版本：第一版 语言：中文 文件状态： 保密级别： 文件名称： 办公用品申购管理规定 控制部门： 设备采购部 批 准： 审 核： 编 制： 完成日期： 2011-04-18 变更记录 日期 版本 变更说明 作者 填表说明： 日期：文档变更的日期。 版本：对应文档的版本号。 变更说明：简单的变更说明。 作者：文档编写与修改者。 第 PAGE 3页 共3页 文件名称 第 PAGE 1页 共5 页 办公用品申购管理规定 （2011第一版） 目录 1 范围 公司办公所用物品。 2 引用文件 无 3 定义 办公用品分为三类：A类严格管制品；B类管制品；C类低值消耗品。 A类严格管制品： 笔记本电脑、台式电脑、液晶显示器、移动硬盘，优盘、内存、显卡、硬盘、CPU等。 B类管制品： 签字笔、荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、钉书机、打孔、钢笔、笔桶、计算器、直尺、印泥、印台、文件夹、硒鼓、色带、网钳等。 C类低值消耗品： 铅笔、刀片、胶水、胶带、胶棒、大头针、图钉、曲别针、标签纸、笔记本、复写纸、卷宗、信纸、便条纸、橡皮、夹子、白板笔、笔芯、钉书针、打印纸等。 4 职责 物资保管员—— 负责办公用品的出入库。 部门主管经理——每月申请办公用品合计金额小于200元。 副总经理—— 每月申请办公用品合计金额小于500元。 总经理或总经理指定授权人 —— A类严格管制品审批。 5 管理内容 5.1请购及入库程序： 5.1.1各部门日常办公用品类由各部门统计，部门主管审批后于每月28日前将次月所需办公用品交于采购部估价。 5.1.2 采购部根据各部门所交计划进行确认核准，并统一填写《月办公用品汇总申购单》，将原始单据与汇总表上交领导，以备审批。 5.1.3 以上相关领导审核通过后由采购部负责执行采购，并于次月10日前采购到位。 5.1.4 办公用品采购到位后由采购经手人进行入库、由需求部门按需求量办理出库。 5.1.5 采购完成后应由采购经手人将入库单及正式发票整理、并由采购主管经理签字确认后，上交财务部进行报销或核销。 5.2请购制度： 5.2.1、各部门对办公用品的使用量要有科学的预测，应有一定的计划。 5.2.2 采购部门会根据公司近期文具使用情况做相应的库存，以备紧急之需。 5.2.3 各部门办公用品每月集中采购一次。 5.2.4 非计划内请购物品应填写《办公物资申请单》并经相关领导逐级签字生效。特殊紧急物品根据紧急情况由需求部门负责人发短信给采购员，采购员得到采购主管经理短信确认后可执行采购任务，待事后由采购员负责将手续补齐。短信确认为备忘。 5.3领用制度： 5.3.1办公用品分为个人使用类和部门使用类两种。 5.3.2个人使用是指由个人使用并保管的用品，如笔、笔芯、日记本等。 5.3.3部门使用是部门共同使用保管的用品，如打孔机、大型钉书机、打码机等。 5.3.4 C类消耗品可依据月领用量，经估算等设定领用限制基数，并可随部门或人员工作性质的改变适时调整。 B类管制物品应限定人员使用，自第一次发放起必须以旧换新。 采购部负责建立《办公用品领用登记台帐》，统一装订成册，月底统计《月物资收发明细表》经相关人员签字后报财务部备案。 5.3.6 所有A类管制品领入部门后由各部门安排专人造册登记，并根据用途分类存放，建立保管人和移交手续，如有损坏可以说明原因，经相关领导审批，可以旧换新。如有遗失应由保管人或部门自购赔偿。 5.3.7 新进人员到职时，采购部将根据新员工职级发放基本办公用品，如下： 普通职员——日记本1本、水笔1支。 主管经理——卓朗笔记本、签字笔、记事贴，自动铅笔、橡皮、笔筒、三联书立各一个。 5.3.8各部门办公用品要本着既要保证工作质量又要杜绝浪费的原则使用。 流程图 6 附件 1、《部门办公用品请购单》 2、《办公用品汇总申购单》 3、《月物资收发明细表》 4、《办公物资申请单》