科技档 案收集、整理、归档制度(06.11.25).docVIP

PAGE PAGE 7 科技档案管理制度 （摘自《档案管理规定》、《科技档案整理规则》） 一、职责 各部门：负责本部门责权范围内活动形成的文件的收集、整理和归档；关联单位（如勘察、设计、施工、监理单位）文件收集、整理、归档的组织、指导、监督、检查和验收。 二、文件收集、整理、归档 1.收集 1.1收集范围：凡具有保存价值的文件，都要随办随收。具体范围详见《科技档案分类、编号及价值鉴定表》（见附件1）。 1.2主要来源 1.2.1政府机关、业务指导部门、企业集团等外来的。 1.2.2公司形成的。 1.2.3事业部或派出机构应报公司的。 1.2.4引进项目、外购设备、外出参加公务活动或培训等带来的。 1.2.5投资的全资、控股、参股企业或参与的合作项目、单位按要求应向公司提交的。 1.3基本要求 须内容准确、完整、系统，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签章手续完备。 2.整理： 2.1流程：将文件以件为单位（件的规范，见附件9），进行立卷、排列、编目、装订、装盒、编制案卷脊背。 2.1.1 将文件按最低一级类目分别立卷，类目的划分详见《科技档案分类、编号及价值鉴定表》。 2.1.1.1 2.1.1.2产品：按种类或型号 2.1.1.3 2.1.1. 2.1.1.5设备仪器管理：按设备名称或型号立卷 2.1.1.6 2.1.1.7 2.1.1. 2.1.1.9每个案卷不超过50mm 2.1.2 2.1.2.1管理性文件：以件为单位（详见《文书档案整理规程》），按“问题-时间” 2.1.2.2图纸：按专业排列，同专业的按图号顺序排列 2.1.2.3其他文件：按“问题-时间” 2.1.3 2.1.3.1编制 2.1.3.1.1用钢笔或编码机从“1”起依次编 2.1.3.1.2有书写内容的页面（包括图表），编制在正面右下角、背面左下角 2.1.3.1.3图样页号编写在右下角或标题栏外右上角空白位置 2.1.3.1.4成套图样或印刷成册文件，自成一卷的，不必重新编号 2.1.3.1.5各卷、各件之间不连续编号 2.1.3.2编制 2.1.3.2.1项目如下：（见附件2 2.1.3.2.1.1序号：即卷内文件的顺序号，从“l”起依次标注。一个文件一个号 2.1.3.2.1.2文件编号：即文件文号、图样图号、设备代号或项目代号 2.1.3.2.1.3责任者：即制发文件的组织或个人，须标注全称，有多个时须全部标注 2.1.3.2.1.4文件题名：即文件标题，须一字不变的完整标注。标题不规范、不能概括文件内容或没有的，须补充或自拟，外加“［］”区别。正件与附件为一件时，只对正件标注，但若附件独立性强或是正文的重要补充说明，则须在正件标题后标注附件题名，外加“（附件：）”区别。会议材料、报表等成套文件，须 2.1.3.2.1.5日期：即文件形成日期，用8位阿拉伯数字标注，如2006 2.1.3.2.1.6页号：即文件在卷内的起始页号，中间用“－” 2.1.3.2.1.7备注 2.1.3.2.2成套图样或印刷成册文件，自成一卷的， 2.1.3.2.3 2.1.3.3编制 2.1.3.3.1项目包括说明、立卷人、检查人和日期（见附件3），说明立卷情况，包括文件的件数和页数、不同载体文件的数量等，如：文字材料20件、100页，照片10张，附图1张；立卷人、检查人须签名并署日期。同一内容不同载体且另行保管的文件，还要注明互见号、载体形式 2.1.3.3.2置于卷内文件之后 2.1.3.4编制 采用内封面形式，项目如下： 2.1.3.4.1案卷题名：简明、准确揭示卷内文件内容，主要包括项目名称、代字、代号及其结构、部件、阶段的代号和名称。项目名称应与批准的原立项、设计(包括代号)相符。外文（或少数民族文字）题名须译成中文 2.1.3.4.2立卷单位：文件立卷部门或项目负责部门 2.1.3.4.3起止日期：卷内全部文件形成的起止日期 2.1.3.4.4保管期限：立卷时划定的保管期限 2.1.3.4.5密级：卷内文件的最高密级 2.1.4 2.1.4.1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式 2.1.4.2单份文件装订时，须在每份文件首页左上角用铅笔填写卷内序号，从“l”起依次标注 2.1.4.3外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、 2.1.4.4图纸可不装订 2.1.5.装盒 2.1.5.1将文件按卷装入档案盒。 2.1.5.2档案盒须编制序号，按排序在盒右上角空白位置用铅笔逐盒编号，从“1”起依次标注 2.1.6.编制案卷脊背 在卷盒脊背编制如下内容： 2.1.6.1保管期限、案卷题名：用钢笔填写或打印。 2.1.6.2档号：用铅笔标注档案盒的序号。 2.2基本要求 2.2.1文件：应为原件。字迹不清、破损或传真件的原件，须复制后一同整理；因故