课件:秘书三沟通基础.ppt

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横向沟通在组织中采取的形式有: 部门会议 协调会议 员工面谈 备忘录 主题报告 例行的培训 * 秘 书 沟 通 基 础 * 2.横向沟通中的障碍 本位主义 短视现象 组织结构中存在偏见 员工性格知识水平存在差异 对某些政策的认识不明确。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 3.横向沟通的策略 建议使用有针对性的沟通方式,召开大会介绍公 司的规划力陈部门协调配合的利弊,提出员工应 该思考的问题。 建议树立内部客户的观念,象对外部客户一样耐 心讲解公司政策和与其结果。 建议各方耐心倾听。 建议各方采取换位思考方式想问题。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 二、纵向沟通 (一)纵向沟通的类型和形式 纵向沟通包括:自上而下的沟通(纵向沟通的主体) 自下而上的沟通(纵向沟通的关键) 1.下行沟通及其表现形式 下行沟通是指上级作为信息发 布者对下属进行 的一种沟通形式。 下行沟通是纵向沟通的主体。 秘书是其沟通的枢纽与中介。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 向下沟通一直是管理沟通的主体。 下行沟通渠道的畅通就会营造和谐的工作氛围。因而秘书的职责就是引导员工了解公司的政策、战略发展、经营变化等。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 2.下行沟通的目标和任务 让员工知晓公司的重大活动; 显示企业对员工的重视态度; 明确员工在企业里的职责、成就和地位; 掌握员工在企业里的福利待遇; 了解有关的社会活动等对企业的影响; 了解企业对社会福利文化发展等所作的贡献; 让员工家属了解企业增强凝聚力; 让心来的员工了解企业发展的轨迹; 让员工了解不同部门开展的活动; 鼓励员工在企业的媒体上发表自己的观点; 建立外界了解企业发展的窗口。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 3.下行沟通的渠道和载体形式 (1)下行沟通的载体主要有:备忘录、指令、政策、决定、通告、面试、会议、演示等。 (2)下行沟通采用的介质: 书面类:指南、声明、公司政策、通告、报告、 函件、备忘录等。 面谈类:口头指示、谈话、电话指示、广播、 各种会议、小组演示等。 电子类:闭路电讯系统、新闻广播、电话会议、 传真、电子邮件等。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 4.上行沟通及其表现形式 (1)上行沟通即自下而上由下属主动发送信息给上司的沟通形式。 (2)上行沟通可以达到管理控制的目的, 是纵向沟通的关键。 因而企业应建立一条让管理者听取员工意见、建 议的通路。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 5.上行沟通的作用 (1)提供员工参与的机会; (2)减少员工应不能理解下达的信息而造成的损失; (3)营造民主式管理文化,提高企业创新能力; (4)缓解工作压力。 有效的上行沟通与组织环境、工作氛围直接相关, 努力形成和谐的工作氛围是秘书沟通工作的重要内 容。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 6.纵向沟通的障碍 (1)接受者沟通技能上的障碍 (2)沟通各方心理活动引起的障碍 (3)沟通的一方不善聆听 (4)信息接受方存在草率地批判 (5)语意表达和理解存在歧义 * 秘 书 沟 通 基 础 * (二)纵向沟通的策略 1.下行沟通的策略: (1)制定针对性的沟通计划: 及时告知(相关事宜、变化) 建立稳定的双向沟通渠道 重要事件及时通告员工 实施企业的沟通政策 开展规范的沟通活动。 * 秘 书 沟 通 基 础 * (2)精简沟通环节 建议通过分权抑制管理部门的扩充 建议减少管理的中间层使信息直达某些重要部门 (3)减轻分流沟通的任务 排队原则:按轻重缓急来处理信息沟通 关键时间原则:在恰当的时间传递信息 (4)提倡简约的沟通 应采用简洁的语言进行表达。 (5)启用反馈 即对信息进行评估 (6)多介质组合 * 秘 书 沟 通 基 础 * 2.上行沟通的策略: 建立信任 安排非正式的沟通 用社交活动的形式进行沟通 维护领导层的内部一致性 3.秘书与不同人际风格的领导沟通的策略 (1)学会判断对方的人际风格类型:城府分析型、温和型、直接表达型、支配命令型 (2)秘书的针对性沟通策略 (3)秘书对上司沟通的要领: 尊重但不吹捧; 请示但不过分依赖; 主动但不能越权。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 三、危机沟通 (一)什么是危机 危机是危险和机遇并存的现象。 危机是企业由于在内、外业务活动中

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