课件：秘书专业知识培训.pptVIP

4）秘书与领导关系的协调 要求：·善于总结领导活动规律，正确领会领导意图 不折不扣完成领导交办的事务，做到忠实可靠，不假借领导权威谋私，也不献媚讨好。 维护领导的威信，不背后议论，发现失误和疏漏，当面提出 设身处地地体谅领导 安排好领导的活动 遵纪守法 5）群众关系协调 2.横向关系协调 原则：从属原则、依法原则、调查研究原则、平等协商原则、分级负责原则 专业知识部分 文书拟写 会议组织 信息工作 办公室日常事务 协调工作 文书处理工作 1.行文 1）行文制度 上行文 下行文 平行文 2）行文原则 除非确有必要，一般不越级行文 行文要精减，严格控制发文的数量和范围 正确确定主送单位和抄送单位 同级单位可以联合发文，必须是确有必要，且联合单位不宜过多 2.文稿的审核把关工作 重点是文稿的内容、方字表达和体式。 3.立卷的步骤与方法 按文书的特征和联系进行组卷 六个特征：作者、问题、文种、时间、通讯者、地区 结合运用、灵活运用六个特征组卷 适当照顾文书的价值和数量 编目定卷 4.归档：归档前要编制案卷目录，又叫移交目录，一式三份，一份留底备查，二份随档案移交。 目 录 秘书职业道德 专业知识部分 秘书综合能力要求 秘书综合能力要求 分类能力——分析能力 理解能力——判断能力 沟通能力——协调能力 表达能力——组织能力 操作能力——管理能力 应变能力——危机处理能力 THANK YOU SUCCESS * * 可编辑 4.企业事务文书的拟写(中级) 1)计划 文书式计划 表格式计划 表格与文书相结合形式的计划 2)总结 作用： 积累经验、提高认识、改进工作 交流信息、汇报工作、提供经验 加强科学管理、提高干部素质 5.拟写文书的基本要求： 观点正确、实事求是、及时迅速、简明生动、体式规范 6.拟定文书的步骤和方法 明确发文主旨：中心内容是什么、准备用什么文种、明确文书的发送范围和阅读对象、明确发文的具体要求。 收集有关材料，进行调查研究 拟出提纲，安排结构 起草正文 反复检查，认真修改 专业知识部分 文书拟写 会议组织 信息工作 办公室日常事务 协调工作 文书处理工作 1.会议筹备工作 1)会议方案的拟写 会议预算：包括场地租金、用品费、设备费、培训费、资料费、食宿费、交通费等。 拟定会议的议程与日程安排 提出参加会议的范围或人员名单 拟定会议布置方案 拟定会议的后勤保障方案 饮食方案：伙食费用标准、卫生标准和准备卫生用品、就餐人员统计（考虑少数民族不同饮食习惯）、预订餐厅或食堂 住宿方案：统计人数、性别、年龄；预订客房、档次和房间数量；拟定房间分配的标准或方法。 2)准备会议文件 会议文件的拟写 指导文书：上级会议文书，上级指示文书，本次开会起因文书 主题文书：开幕式讲话、主题报告、专题报告、专门文件、大会发言、正式决议、闭幕式讲话 程序文书：议程文书、日程安排、选举程序、表决程序 简报和记录文书 参考文书：代表提案、公务书信、群众来信、与会代表来信、各类来访材料 公告、传送文书：会议公告、新闻报告、接受来访、宣传文章、传达提纲、执行计划 管理文书：开会须知、议事规则、出示证件、保密制度、作息时间、生活管理 会议文件的印制与分发 按与会人员名单发放 征求意见稿或保密性文件需会后退回的，应注明。 3)根据需要准备会议各种用品 文具用品、桌椅、台布、茶具、扩音设备、照明设备、通风及空调设备等 准备会议用品应当经济适用 2.会议服务工作 会场的布置 会场的装饰 签到 各种设备的操作，发放会议用品 与会人员的食宿安排 组织会议期间的娱乐活动 会议期间的后勤服务及保卫工作 3.会议文书工作 1)会议文件的拟写或资料的整理汇总 2)拟写会议纪要 忠实于会议实际 内容集中、概括、精练 逻辑条理要清楚 4.会议总结工作及会后的反馈工作 专业知识部分 文书拟写 会议组织 信息工作 办公室日常事务 协调工作 文书处理工作 THANK YOU SUCCESS * * 可编辑 信息工作的六个程序： 收集、整理、存贮、传递反馈、开发、利用 1.信息的收集 方法：观察法、询访法、问卷法、量表法、检索法、购买法、交换法 内容：文字形态、声像形态、记忆形态 渠道：外部、内部 原则：广泛性、真实性、客观性 2.信息的筛选 原则：准确、及时、完整、新颖 3.信息的分类 1）方法： 按对象分类：常用于对书信等往来文件的分类 按主题分类：有利于集中地为相应主题的公共关系活动提供所需的信息资料 按形式分类：先按形式分，再按时间分。有利于及时查找到同种形式的多种信息资料，但内容主题不能集中。 按来源分类：有利于对信息内容的权威性、可靠性、真实性作出判断，但综合性能较差。 按内容分类：信息分类中较好的一种方法 按通用分