侨鑫集团电子存档测试说明.ppt

P.* Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] Ricoh Red: RGB 207/20/43 Gray: RGB 113/113/113 White: RGB 255/255/255 RGB 240/145/146 RGB 249/193/75 RGB 183/211/66 RGB 69/189/207 RGB 113/188/233 Primary Colours Secondary Colours Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 侨鑫集团 文档捕获方案 目录 电子存档—文档捕获监控介绍 1 侨鑫—电子存档测试使用说明 2 捕获图像管理 捕获信息的操作全部在后台静默进行 捕获的文档将被存储在服务器中。 打印/复印/ 扫描/传真 IC卡认证 OCR搜索 将捕获的文档图像传送到服务器上 登记 捕获 传送 用户 认证 电子存档介绍 理光向客户提供了理光电子文档存储管理解决方案，帮助客户高效的存储员工在理光的数码复合机上进行的打印/复印/扫描/传真的文档，确保员工在企业内任何一台的设备上输出的信息都可以做到有据可查。员工通过门禁卡认证后操作理光设备，捕获系统会自动记录员工在理光输出设备上的文档内容。一旦出现泄密，可以清楚地知道是谁在什么时间输出了什么内容。管理员可以通过OCR检索，搜索关键词来快速查找信息。 同时，管理层可以清楚地掌握员工的日常工作行为，为支持决策和管理提供预警的决策依据。 * 电子存档—文档查找及监控 用户可以查找自己的曾经打印、复印、扫描过的内容，通过关键字快速查找出来，不用担心因为丢失而找不到文档。 * 同时，通过理光捕获系统，您可以清楚的知道某个用户在某个时间，操作了打印(或者复印、扫描)，并且知道其内容。 电子存档—文档查找及监控 * 捕获后，文档会存储在服务器中，并且路径是可以自定义设置的； 同时，捕获的文件是经过加密的，只能通过ISD系统打开；即使被拷贝走了，也无法打开文件。 注：pdf为图像信息文件，xls为OCR文字识别的信息。 电子存档—文档加密保护 * 捕获系统还有预警功能。设定好关键字和邮箱后，凡是在打印、复印、扫描时，含有此关键字，系统会自动发送到相关邮箱，方便管理员对保密资料的管理预警。 电子存档—预警功能 * 目录 电子存档—文档捕获监控介绍 1 侨鑫—电子存档测试使用说明 2 电子存档界面 侨鑫集团于2月底在信息中心安装了“电子文档：进行测试，测试情况良好。 测试期间，总共捕获了500多条作业 ，如下图所示 目录 查找关键字“测试”，凡是文档里有测试二字的，都会显示出来，并且标注在哪一页 电子存档界面 可以按部门，用户，时间查询，下图为按某个用户查询的界面 预警功能-设置界面 设置好SMTP相关参数、关键词和邮箱地址后，系统会将有关键词的操作（打印、复印、扫描）记录发到指定邮箱 预警功能-邮件界面 系统会发预警邮件到指定邮箱，如下图所示 测试总结 电子存档各功能均运行正常： 文档捕获：总共捕获500多条作业记录，可以按关键字、部门、用户、时间段搜索，也能正常看到监控文档的内容。 邮件预警：设置好相关参数后，指定邮箱能收到系统的预警邮件。 P.* Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] Ricoh Red: RGB 207/20/43 Gray: RGB 113/113/113 White: RGB 255/255/255 RGB 240/145/146 RGB 249/193/75 RGB 183/211/66 RGB 69/189/207 RGB 113/188/233 Primary Colours Secondary Colours Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name]