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关于新形势下电子档案管理存在的问题及措施 湖北省利川市公共就业和人才服务局 湖北利川445400 摘要：在信息技术高速发展的今天，我国的电子档案管理水平在随着信 息技术发展的同时也带给了我国档案管理的新局面。电子档案的管理节省了大量 的人力和物力，让信息的处理更加的便捷。因此，我们要大力发展电子档案管理， 让电子档案的管理跟上时代的发展，与国际先进的技术水平及管理水平接轨。这 就需要找出我们自身的缺陷，并提击相应的措施来得到提升。为了更好地促进国 企的电子档案管理工作，笔者提出了目前管理中的问题，并给出了解决策略，仅 供参考。 关键词：电子档案；档案管理；问题及措施 一、 引言 信息技术的飞速发展和广泛应用使人类牛活的各个方面发牛了巨大的 变化。计算机应用于办公自动化和自动化工程设计，产生了大量的CAD或公文 性电子文件。由此引起的对电子文件和电子档案的管理，是档案工作者面临的新 问题。电子文件被广泛地认识和应用，成为势不可描的潮流。计算机的普遍应用、 电子文件的大量产生、信息高速公路的建成，为缩小档案保存空间，快捷传递交 流信息，搞好信息服务，实现信息共享，带来极大的方便，同时也给档案工作带 来了一系列的新情况新问题。 二、 浅析电子档案管理的特点 目前，国企内部的电子档案管理工作已经全面步入了网络信息化的时代, 它的管理内容也涉及到了很多方面的实物虚拟化。我们通过网络开展的各项电子 档案管理工作，不仅节约了大量的人力、物力成木，这也使得我们的生活生产方 式发生了巨大的改变。首先，它的管理早已脱离了纸质的形式，用电子的形式进 行数据库存档，可以更加方便数字化的信息网络构成，使其拥有更多的开放性和 共享性。其次，当前电子档案管理系统的系统功能强大，如下图的协同办公系统， 它不但可以处理诸多数据的集成问题，还可以对一些决策思想进行积极有效的落 实，还加强了企业内部的工作效率。企业通过相应的电子档案管理系统，结合多 种辅助性的软件可以有效减轻相关工作人员的档案管理的工作强度，如图1所 zj\ O 电子档案除了具有以上特点，还具有一些不足之处，主要包括以下几 个方面： 1、 不稳定性 电子档案都是通过计算机数字设备生成，在处理过程中，一个操作环节 出现问题就容易导致全部都存在不确定性。再者电子信息容易被篡改而不被发现, 容易受到网络病毒的伤害而造成数据的丢失，还容易受到网络黑客的影响而被篡 改或者删除，都会造成不必要的损失。 2、 依赖计算机 电子档案信息的管理对计算机存在依赖性，电子档案管理的信息不在以 纸张为载体，而是借助计算机硬盘，以数据电子的形式储存在硬盘上，电子档案 的信息主要通过计算机来进行管理。如果离开了计算机就无法实现电子信息档案 的处理、储存以及共享。 3、 储存系统与结构分离 在电子档案中存在系统与结构分离的现象。主要包括：电子档案的内容 是以数码序列的形式来进行岀巡管理，如果需要还原和显示必须借助计算机为平 台。电子档案信息储存的载体也存在分离性。电子档案按信息内容的物理结构和 逻辑结构存在分离性，在电子档案的内容处理过程中，逻辑结构虽然会不变，但 是物理结构会不可避免的经常发生变化。 三、新形势下我国电子档案管理所面临的问题 1＞电子档案内容的保密性和保管的长久性 用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文 件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同吋发给若干个网络终端。这对于在 一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威 胁。 随着办公自动化的不断深人，好多单位将会实现无纸办公，所有的情况、 决策、信息存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种 方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪 或被毁，如出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能 会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。 2、 电子档案原件的真实性 电子文件很容易被删改，且修改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文 件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件 材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出 于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定。 3、 忽视管理中的潜在问题，软件使用时缺乏统一性 新形势下，虽然国企内部的电子档案管理工作的系统安全性都是可以由 相应的软件开发商进行维护，但在电子档案的管理过程中还是会经常遇到一些病 毒的入侵，被窃听、泄密等问题。这些电子档案安全管理中潜在的问题，常常会 被相关工作人员忽视。大部分电子档案管理工作人员大过于相信系统的安全性, 并对档案的重视程度较低，一旦问题发生，就很容易造成电子档案原稿的破坏。 除此之外，在使用相关的系统管理中