项目部资料管理办法.pdf

景瑞景观工程有限公司 工程资料管理办法 工程资料管理办法 为了规范工程项目部文件、施工资料收集、整理、归档工作，确保项目部工程资料 能够达到验收的标准，特制定本办法。 （以业主要求为准） 1. 适用范围 本办法适用于江西东旭市政公司所有工程项目部资料的管理。 2. 资料分类 2.1 按来源一般分为外部来文、内部文件两类： 2.1.1 外部来文：由公司、分公司、监理、甲方等传来的文件，如公司行政文件、监理 公司工程联系单等；由此再细分为：①甲方、监理来文（包括各种报验报检文件的批复 件）；②政府部门来文；③公司来文； 2.1.2 内部文件：由项目部自己产生的文件：①会议纪要；②通知、制度；③专业专项 文件（比如现场计量单、苗木检疫证、各种材料合格证等） 。 2.2 发文存档主要是保留一个备份文件，按发文方向，一般分为： 2.2.1 内部行文备份件：①普通行政呈请文件；②专业报批文件。 2.2.2 外部行文备份件：①联系函；②专业专项报批文件（各种报验报检文件） 、签证 单等。 3. 管理职责及处理流程 项目部资料管理应遵循统一归划、分级管理、专人负责的原则。 3.1 项目部资料原则上由资料员集中统一管理，编制有效文件清单，文件传递有记录， 卷内有目录，负责项目部文件资料的报审、整理、归档移交工作。 3.2 项目总工或项目经理负责各部种资料的检查与督促工作， 确保文件资料的完整准确。 3.3 公司成本合同部负责合同等管理资料的提供。 3.4 各专业工程师、施工员负责施工图纸、设计变更、会审记录及各种试验报告等质检 资料等技术资料的提供。 3.5 项目部安全管理员负责工程安全资料的提供。 3.6 项目机械设备或物资管理员负责自购物资和材料的出厂合格证明、质保书、苗木检 疫证书及钢材等水泥等材料跟踪记录等资料的提供。 - 1 - 景瑞景观工程有限公司 工程资料管理办法 3.7 对外发文管理流程，按附件一《外发文管理流程》执行。 3.8 收文处理流程： 呈送项目经理 / 总工 责任部门按批 外来文件 批阅、处理 示处理完毕 资料员 归档 移交 责任部门处理 内部文件 完毕 4. 文本资料整理 4.1 文本资料编制要求 4.1.1 文件资料一律用激光打印机打印，打印字迹必须清晰，不能存在模糊、断字、错 别字等现象。页面应保持整洁，不能有杂线、斑点、水渍、泥点、污迹等缺陷。纸张不 能有破损，不能缺角，不能打孔； 4.1.2 文件资料确需填写的需字体工整，一律采用黑墨水笔书写、绘制； 4.1.3 文件资料书写及打印时左边应留 25mm装订线位置，上下空 20mm，右边至少空 10mm， 打印字体一律采用宋体，字形选用常规； 4.1.4 文件资料幅面一律采用 A4 纸, 小于此标准的应粘贴到 A4 纸上。大于 A4 纸的应折 叠成 A4 纸尺寸； 4.3 资料归档 参照附录二《园林绿化工程竣工资料归档目录》 、附件三《市政工程归档目录》 4.4 卷内目录的编制 4.4.1 卷内目录样式见附件四。 4.4.2 序号，应用阿拉伯数字从 1 起依次标注盒内文件资