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采购部管理制度与工作流程
采购管理制度与工作流程
一、 目的:
为规范采购流程,提高采购工作的效率,特制定本制度。 二、 适用范围: 适用于本公司采购管理。 三、内容: 1、 总则
为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、 采购基本流程
采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订(确定付款条件、配送方式、售后服务)----交货验收(仓管)---质检(不合格退货)---入库---计划对账---财务结算
采购流程图如下图所示:
采购需求 产 品 采购 部 采购计划 审批
寻找供应商
总经理/财务
总监 寻价、比价、议价
采购洽谈
合同的签订
财务部确认付 款条件及帐期
总 经 理 审批
建立供应商资料
下单
董 事 长 审批
验收 不合格
交货验收
验收合格
退货
计划对账
入仓
财务结算
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1) 采购计划:采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。 2) 供应商的选择和考核:
供应商的选择与考核,一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定,并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3)询价、比价、议价 。
)合同的签订:买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5)交货验收:采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。
)质检:货物质检合格则入库,不合格的,需安排补救和退货。 7)财务结算:货物入库后/doc/bd6ed1801169614431319aed,财务结算 3、申请商品采购流程图
)销售部提出采购需求,
)采购部制定采购计划,由采购部负责人报总经理、财务审批; 3)审批通过后,由采购主管下单。 4、申请付款流程图
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) 2) 3) 4)
采购商品入仓后,做应付款计划
计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致,不一致的找出原因,调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款; 采购部审批到期应付款 总经理批准付款
、商品到货验收流程
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1) 2)
仓库根据供应商送货单验收产品
验收后打入库单,核对入库单金额是否与送货单金额一致,一致后方可审核入库,不一致需报采购审核,采购在当日给予答复
、促销流程
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1)每周例会上确定促销计划
)确定产品信息,包括价格、货源、促销执行时间 3)报总经理申请促销采购资金 4)落实采购订单和促销执行方式 5)反馈促销结果在下周例会上通报 7、退货流程
) 2) 3) 4)
门店填写退货申请单,写明原因
采购部根据供应商合同和合作情况,审核退货申请
审核通过可退回仓库,仓库每周以供应商为单位做退货单 不能退回供应商的,做报损处理,报损比例不得超过0.5%
四、 采购管理制度:
) 建立供应商资料管理(表)册,售后服务管理表。 2) 建立、建全比价制度,保证采购产品的质优价廉。
) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结,并提出下月用款计划。
) 签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前两日通知请购部门或请购人。
) 所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供/doc/bd6ed1801169614431319aed应商联系,尽早解决。 6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。 五、采购部职责 采购部工作职责
.制定并完善采购制度和采购流程:
(1)根据公司的长期计划,拟定采购部门的工作方针和目标;
(2)负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法,确保贯彻执行; 2.制定并实施采购计划:
(1)根据公司的拓展规模以及年度的经营目标,制订有效的采购目标和采购计划; (2)审核采购需求,统筹策划和确定采购内容,制订采购计划;
(3)组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求,熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况,据此编制采购预算和采购计划;
(4)根据采购管理程序,负责采购项目的谈判、签约,检查合同的执行和落实情况; (6)督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作,确保采销质量; 3.采购成本预算和
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