行政秘书时间管理38.pptVIP

平时作事情 注意养成节省时间的好习惯 袜子/长裤（先穿袜子再穿长裤，可节省5秒） 用品放在一个固定的地方（Key ?） 同时做两件事情 刷牙、洗脸、洗澡/听新闻 等车或塞车时/看报 开车听演讲或者有声音的录音带 同时做三件事情 走路健身、听 mp3学英语、上班。 人脑一次能处理7件事情 时间没有准时 只有提前 工作时间 业务洽谈 约会 上课 设定期限（双方共同协议） 交办事项、定下期限，按时追踪 指使、要求、命令——书面化 按时追踪 承办事项、自定期限、限期前提报 主动提出进度报告。 力有未逮时，马上说出来。 桌面 清除不必要的东西——相片、饰品等。 有用物品定位、编号。 抽屉 立即处理的公文、正在实施的计划，分类、分组。 保留的公文，参考资料分别放置。 周围环境 一天三分之一以上的时间。 清爽舒适、工作效率。 整理：区别要与不要的东西，只保留有用的， 撤除不需要的东西； 整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理； 清扫：将不需要的东西清除掉，创造良好的工作环境。 清洁：维持以上整理、整顿、清扫后的局面，使工作觉得整洁、 修养：通过进行上述4S的活动，让每个都自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯。 5S的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。 用5s来整理你的工作环境 （1）基本工具； （2）复印机； （3）传真机； （4）电脑； （5）文档 自己检查你的办公桌、文件柜、电脑、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西，是否符合5s管理，是否方便你的工作。 阅读技巧——30％花在阅读上 阅读前——选择阅读材料（1分钟200页） 阅读——改进阅读速度（1分钟500字） 阅读后——用色笔来标记 文件处理只看一次 今天决定不了的明天也一样。 五分钟内找不到文件 就不是好的档案管理 如果不见了会发生什么样的麻烦事？ 如果不确定该不该“淘汰”？往垃圾箱丢吧。 定期整理、 “淘汰”掉不用的文件。 专家或朋友 好朋友 专家顾问 资源 图书馆。 Internet。 化零为整 25分钟读书法 ——25分/20页/天×600页/月＝24本书/年 每天固定时间沉思片刻/回顾与总结(思考周) 常规性工作放在零散的时间处理 做最专业、最系统化的企业全员培训平台 * 做最专业、最系统化的企业全员培训平台 * 做最专业、最系统化的企业全员培训平台 * 做最专业、最系统化的企业全员培训平台 * 《行政秘书时间管理》 讲师：李革增 事务性、重复性工作太多 打扰（电话或没有预约客人） 没有目标、次序和计划 缺乏自律 资料不完整或有所延误 文书工作不能一次到位 文件越积越厚 工作没有效率 第一原则： 目标管理原则 第二原则： 抓住重点原则 “80、20”法则运用 第三原则： 工作优先级综合分析 第一原则：目标管理原则 ■目标不明确 ——工作的目标是什么？ ——你自己的人生目标是什么？ ■目标确定 根据目标确定工作计划 案例：海尔的OEC管理法（Overall Every Controland Clear） 即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制，其主要内涵，就是贯穿在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲，就是企业每天所有的事都有人管，做到控制不漏项；所有的均有管理、控制内容，并依据工作标准对各自控制的事项按规定计划执行，每日将实施结果与计划指标对照、总结、纠偏，达到对事物发展过程日控、事控的目的，确保事物向预定目标发展。 按照这一管理模式，上至总裁，下至一般员工，哪怕是一个修剪花草的花匠，都十分清楚自己应该干什么。干多少，按什么标准干，达到什么结果。　 德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说：“管理好的企业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。” 第二原则：重点原则 “80、20”法则 帕雷托定律：是一个意大利的经济学家帕雷托提出的，他在１８９７年观察１９世纪英国社会财富和人的关系时，发现国家８０％的财富是聚集在２０％的人的手里。 80％的结果来自20％的原因。 80%的利润来自20%的客户 80%的销售来自20%的销售人员 80%的时间用