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PAGE PAGE ５６ 「創新業務及簡化流程」工作圈- 人事資料電子影像化之可行性研究 成果報告 圈長：國立成功大學人事室 張 丁 財 主 任 「創新業務及簡化流程工作圈」- 人事資料電子影像化之可行性研究 工作圈成果報告 目 錄 負責機關（學校）…………………………………………………….2 壹、推動工作圈名稱2 貳、圈長2 參、成員2 肆、工作內容及執行要項………………………………………………3 伍、作業時程甘特圖23 陸、結論……………………………………………………………24 柒、附件……………………………………………………………26附件 1：100年4月27日工作圈第1次會議紀錄 附件 2：100年6月 3日工作圈第2次會議（標竿學習）紀錄 附件 3：100年9月19日工作圈第3次會議紀錄 「創新業務及簡化流程」工作圈- 人事資料電子影像化之可行性研究 成果報告 負責機關（學校）：國立成功大學 壹、推動工作圈名稱：「創新業務及簡化流程工作圈」- 人事資料電子影像化之可行性研究 貳、圈長 國立成功大學人事室張丁財主任 參、成員 國立成功大學附設醫院秘書室陳鵬升主任 國立高雄應用科技大學李朝政主任 國立屏東教育大學林忠孝主任 國立高雄大學陳昭偉主任 國立台南大學楊添火主任 國立台南藝術大學陳豔凰主任 國立雲林科技大學鄭夙珍主任 國立虎尾科技大學鍾明宏主任 國立成功大學人事室李珮玲專門委員 國立成功大學人事室江美蓉組長 國立成功大學人事室賴秋雲組長 國立成功大學人事室康碧秋組長 國立成功大學人事室賴怡靜組員、黃嘉珮組員 肆、工作內容及執行要項 一、確定工作圈小組人員編組、分工、研究內容及進度 （一）確定工作圈職掌編組及分工 1.本工作圈成員由圈長邀請南區大學校院相關人事主管、同仁參加及各校自行報名組成。成員確定後，於本（100）年4月27日在成功大學召開本工作圈第1次會議。會議中經成員充分討論，選定創新業務及簡化流程為主題，透過資訊e化的思考，檢討現行人事資料檔案紙本管理作業情形，研議藉由檔案回溯方式，建置電子影像資料庫的可行性與運用範圍，以改善紙本處理與繁瑣的人力建檔程序，進而提升行政效能與顧客導向服務。 2.檢討現狀 成立「人事資料電子影像化之可行性研究」工作圈，開發資料庫的標準作業流程與具體建議。 （1）計畫緣由：為保存個人人事資料紙本之安全及完整性。 （2）計畫目標： 讓既有之人事資料運用與保存方式e化，提升行政服務效能，落實人事服務的顧客導向精神。 （3）計畫執行：成立工作圈，擬定計畫流程與時程。 3.本工作圈分組及分工情形如下： 分工項目 負責學校 備註 研究「人事資料電子影像資料庫」開發與運作 國立成功大學 影像資料管理與調閱程式設計 國立成功大學 標竿學習 工作圈內各校 研究結果之彙整與撰寫報告 國立成功大學 （二）研究內容與進度 檢討現行人事資料檔案紙本管理作業情形，研議現行人事資料管理是否有更簡化、更輕便與更具效率的資料保存方式與運用，以及就人事資料管理進行標竿學習的內容。討論將人事資料紙本電子影像化的可行性，並檢視人事資料中需要建立電子影像之項目，如基本資料、學歷資料、經歷資料、銓審資料、動態資料、任免資料及其他儲存。 本工作圈之進度係依據100年4月27日工作圈第1次會議議程決議，依照所訂定之「作業時程甘特圖」各階段時程，研擬執行計畫，逐一推動各相關議題之探討、研究與評析，均能於預定時程內完成各相關議題之研討工作。 二、研究計畫擬定與流程 本研究計畫依照100年4月27日工作圈第1次會議議程決議，擬定計畫時程與流程，並以國立成功大學(以下稱為本校)人事室職員為檔案影像處理之主要研究對象。另外，以淡江大學為標竿學習對象，進行人事業務交流之標竿學習，吸取該校之成功經驗。透過淡江大學人事資料電子影像計畫簡報、人事資訊系統展示、教師資訊系統展示、以及座談與業務交流，可作為本研究參考之輔助。 研究流程首先先確立研究背景、動機與目的，再透過文獻資料之蒐集、回顧與驗證，並確立研究方法，執行檔案影像處理計畫，最後得出結論，研究流程如下圖所示。 研究背景、動機、目的 研究背景、動機、目的與 文獻資料蒐集 文獻資料蒐集 研究方法（工作圈） 研究方法（工作圈） 研究結果 研究結果 （一）研究背景 檔案是人類社會的智慧結晶，亦是國家社會文明進化的基石。它不僅具有考證的作用，對學術研究及歷史典章更扮演舉足輕重的關鍵角色。歐美各主要先進國家，愈重視檔案管理者，國家社會發展即愈昌明進步，可見檔案之儲存與管理是一重要課題。自從資訊科技普遍應用以來，人類已進入到資訊時代，對社會的影響日益深邃。由於通訊科技的快速推展及網際網路普及以後，改變了社會上各種溝通的行為和成效，也改變了基本的知識表達