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邵东县中小学校档案分类、档号编制、整理要求 县档案局 吴金林 归档文件整理的范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 档案的整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。档案整理的方法有两种：即按“卷”整理或按“件”整理。按“卷”整理的档案用卷皮夹装订，按“件”整理的档案用档案盒存放。高中、教师进修学校，职业中专的文书档案按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》以及邵东县的有关规定；初中和小学的文书档案按“卷”整理，整理的依据是1987年12月4日国家档案局发布的〈机关档案工作业务建设规范〉。音像、电子、实物档案按“件”整理，照片档案、电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行；学籍、教学业务、教师个人业务、会计档案、科技档案按“卷”整理，其中，教学档案按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。〈教师科研档案〉按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。〈基建工程档案〉按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。科技档案整理要求按照国家质量技术监督局颁布的〈科学技术档案案卷构成的一般要求〉（GB/T 11822-2000）执行。会计档案整理的依据是财政部、国家档案局1998发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。 按“件”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册，按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录。 一、档案的分类原则：以学校全部档案为对象，依据学校教育教学和管理职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。 二、档案的分类和大类设置办法 （一）大类的设置 原则上设置八个大类，即文书档案、教学业务档案、学籍档案、教师个人业务档案、科技档案（含教学科研、基建、设备仪器）、会计档案、音像电子档案、实物档案。 （二）各类内档案的分类办法 1、文书档案分类采用保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按永久、30年（2008年前为长期）、10年（2008年为短期）三种保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。每个年度类再按级别（上级、本级、下级）、问题（党群、行政、教学管理、教师管理、学生管理、其他）或事由（以“件”为整理的按事由组合）进行排列组合。 2、教学档案采用保管期限—学年度分类法。 3、学籍档案按年级、班次分类。 4、教师业务档案以单个教师为单位进行分类，按姓氏笔划顺序排列，也可以按学科类别（或任课年级）--单个教师分类。 5、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。种类分教学科研、基本建设、设备仪器。 6、会计类档案采用种类--保管期限—年度分类法。种类分为报表、账簿、凭证、其他。 7、音像电子、实物档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带；电子类可分为磁带、光盘；实物类可分为可折叠类、不可折叠类等。 三、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制 （一）全宗号的编制 全宗号由当地国家综合档案馆统一确定，未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。 （二）目录号编制 目录号是由汉语拼