总经办主任作业指导书.docVIP

第一章 职位说明书 组织架构 总经办主任 总经办主任 门卫卫生员司 机 门卫 卫生员 司 机 文 员 食堂管理员 第二节 岗位职责 职位名称：总经办主任 直接隶属：常务副总 直接下属：总经办文员、司机、卫生员、门卫、更夫、食堂管理员 协调部门：各副总、集团各部门、 岗位描述：在常务副总领导下，负责集团文秘管理、公关接待和后勤保障工作的综合协调工作，负责主持督办集团总经理安排的全面工作。 岗位职责： 1、在总经理领导下，协调各部门的工作，协助总经理监督、检查对各项方针、政策、上级指示和重要决定及各项规章制度及集团保密工作的执行情况。 2、掌握市场动态，收集行业信息，为总经理决策提供咨询，当好参谋。 3、安排总经理办公会议，并负责检查会议决定事项的执行情况。 4、按照总经理的意图，组织起草综合性的业务报告和起草、修改工作规划、报告、总结、请示、通知等函件，并审查签发前的文稿。 5、领导有关人员做好文件归档、收发、打字、复印、接待、用车管理和印章管理工作。 6、开展调查研究，搞好企业的信息管理，做好综合分析和统计工作，制定企业的规章制度和决定供总经理决策参考。 7、协调、平衡各部门关系，发生矛盾时，应及时疏导，调查分析，明确责任，必要时报告总经理处理。 8、组织制定企业行文管理的各项规定，努力使公文管理规范化，科学化，提高办事效率。 9、负责集团总部的报刊杂志的订阅、函件的发送和通讯系统的畅通。 10、负责为董事长、总经理、常务副总起草有关文字材料。 11、负责集团商标、证照、专利等证书的保管与年检工作；负责收集保管集团各种对外宣传材料及集团获得的各种荣誉证书、申报材料；负责登记集团各种荣誉称号获得时间、证书有效期限、更换时间。 12、负责集团用车管理、保养、维修，负责车辆行使证照、保险的办理。 13、负责集团各种办公设施、用品报批后的采购和管理工作。 14、负责通知集团各种会议，作好会议记录。 15、负责集团有关公关活动的组织、策划、督导、实施。 16、负责分公司人员临时住宿安排等后勤工作。 17、负责维护集团正常的工作秩序和整洁的工作环境，保持良好的对外形象，积极宣传与推广企业文化。 18、负责集团办公安全，安排落实节假日值班工作。 19、负责集团职工食堂、宿舍的日常管理工作；负责食堂采购材料的审核后报副总会计师审批工作。 20、负责集团所有计算机查杀毒的监督工作。 21、完成总经理、常务副总临时交办的各项工作。 第二章 主要权利 一、组织管理 1、有对公司重大决策参与权。 2、有公司重大会议组织权。 3、有公司专项会议组织权。 4、所辖工作指挥权。 二、人事劳资 1、有对直接下属的任免建议权。 2、有对直接下属的晋升有建议权。 3、有对下属200元以内的奖罚权。 4、有对直接下属的转正建议权。 5、本部门编制内的人员招聘权。 6、本部门编制外的人员招聘建议权。 7、有对直接下属的辞退建议权。 8、对所辖部门管理人员有调动权。 9、有对下属7天以内的事假审批权。 三、资金使用 1、有按程序工作范围内标的1万元以下的合同签订审批权。 2、有按程序工作范围内标的1万元以下的合同签订权。 3、有1万元以下的一次性资金（应付款项）支付审批权和3000元以内预付资金权。 4、有对下属3000元以内的差旅费借款审批权。 5、有对直接下属标准内差旅费报销审批权。 6、有1000元以内的物资采购（办公用品、车辆维修、正常消耗品）审批权。 7、有1000元以内的物资报销审批权。 四、物资领用 1、有500元以内的物资领用审批权。 2、本部门办公用品领用权。 五、其他权利： 1、5000元以下常备预备金借款权。 2、有2000元以下的、总经理参与的招待费审批权。 3、对不符合上级规定，或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。 第二章 常规工作内容 第一节 填写待办单及日工作总结 一、待办单要放在办公桌上的明显位置，便于提醒自己。 二、随时记录待办事项，经常查看待办事项，排列好各事项工作顺序，一个工作日的工作完成后，要认真进行总结，并制定次日工作计划，填写待办单。上一个工作日的待办事项未完成，应誊写到次日待办单上。 三、将当日工作项目记录，做出总结。 第二节 周部务会议 一、每周一早8：00，由部门经理召集各下属参加部务会议。 二、参会人员应就本人上周工作的完成情况与下周工作的安排情况做出汇报。 三、汇报时要求简明扼要，如某件事情的汇报需耗时较长才能说明，应在会上应简要概括，会后向领导做详细汇报。 四、在听取参会人员汇报之后，对参会人员所反映出的问题，提出处理意见和解决办法，并对各岗位下周工作进行布置。 五、传达分公司周例会会议精神，学习宣贯本周公司下